Een factuur is pas geldig als hij aan een vaste lijst wettelijke factuureisen voldoet: je naam en adres, je KVK- en btw-nummer, een uniek opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, een omschrijving, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en -bedrag, en het totaal.
Je factuurnummer moet doorlopend en uniek zijn, zonder gaten en zonder dubbele nummers. Gaat het om een bedrag tot 100 euro inclusief btw, dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen met minder verplichte velden.
In dit artikel lees je de volledige lijst factuureisen, hoe een factuurnummer precies moet werken, hoe je de btw correct op de factuur zet, wanneer je btw verlegt, en hoe lang je alles moet bewaren.
Wat moet er verplicht op je factuur staan?
De Belastingdienst stelt een vaste set eisen aan iedere factuur, of je nu zzp'er bent of een bv runt. Ontbreekt een van deze gegevens, dan is de factuur formeel niet correct. Maakt niet jij, maar je afnemer de factuur namens jou op via self-billing, dan gelden precies dezelfde eisen.
Dat is niet alleen een probleem voor jou. Je klant kan de voorbelasting dan namelijk niet aftrekken, en dat levert vervelende telefoontjes op.
Dit zijn de verplichte gegevens:
- Je naam en adres
- Je KVK-nummer en je btw-identificatienummer
- Een uniek, opeenvolgend factuurnummer
- De factuurdatum
- De datum waarop je de dienst of levering hebt verricht, als die afwijkt van de factuurdatum
- De naam en het adres van je klant
- Een omschrijving en het aantal van de geleverde producten of diensten
- Het bedrag exclusief btw
- Het btw-tarief per regel of per tariefgroep
- Het btw-bedrag
- Het totaalbedrag inclusief btw
Lever je aan een ondernemer in een ander EU-land, dan zet je ook het btw-nummer van je klant op de factuur. De volledige, actuele lijst met toelichting staat op de pagina met factuureisen van de Belastingdienst. Deze eisen gelden voor elke factuur die je verstuurt, ook voor een voorschotfactuur waarmee je een aanbetaling vraagt.
Twijfel je nog over de rest van het factuurproces, van opstellen tot versturen? Lees dan eerst het bredere artikel over een factuur maken als zzp'er.
Het factuurnummer: doorlopend en uniek
Elke factuur krijgt een nummer dat maar één keer voorkomt en logisch aansluit op het vorige nummer. Zonder die volgorde is je administratie voor de Belastingdienst niet te controleren.
Je mag zelf een opzet kiezen. Veel ondernemers werken met een jaartal vooraan, zoals 2026-001, 2026-002 en zo verder, of met een korte letterafkorting zoals FAC-2026-001.
Wat niet mag: gaten in de reeks, of twee facturen met hetzelfde nummer. Sla je per ongeluk een nummer over, dan is dat op zich geen ramp, maar wees dan consistent en laat het gat niet later alsnog opvullen met een andere factuur.
Begin je een nieuw boekjaar, dan mag je met een nieuw jaartal opnieuw bij 001 starten. Houd de reeks binnen dat jaar daarna wel strikt aan.
Werk je met meerdere factuurstromen, bijvoorbeeld losse nummers voor abonnementen en voor eenmalige projecten, dan mag dat ook. Zorg dan dat elke reeks apart doorlopend en uniek is, en dat je niet per ongeluk twee reeksen met elkaar laat overlappen.
Maak je een creditfactuur om een fout te herstellen, dan krijgt die een eigen, nieuw nummer in dezelfde doorlopende reeks. Meer over hoe je zo'n correctie precies opstelt, lees je in het artikel over de creditnota.
Btw op de factuur: tarief, bedrag en btw-id
Werk je met producten of diensten in verschillende btw-tarieven op één factuur, dan splits je die apart uit. Een factuur met alleen een totaalbedrag en één btw-percentage is dan niet voldoende.
Zet per tarief het bedrag exclusief btw en het bijbehorende btw-bedrag apart op de factuur. Daarna telt je alles op tot het totaalbedrag inclusief btw.
In Nederland gelden drie tarieven: 21% voor de meeste diensten en producten, 9% voor onder meer voeding en boeken, en 0% voor export en bepaalde internationale leveringen. Welk tarief voor jouw product of dienst geldt, lees je in het artikel over de btw-tarieven in Nederland.
Verwar het btw-identificatienummer niet met het omzetbelastingnummer. Het btw-id zet je op je facturen en is voor je klanten zichtbaar.
Het omzetbelastingnummer, ook wel ob-nummer genoemd, gebruik je alleen intern richting de Belastingdienst, bijvoorbeeld bij je btw-aangifte. Dat nummer hoort niet op je factuur.
Loop je vast in de precieze verschillen tussen al die nummers, dan helpt het artikel over btw-nummer, vat-nummer en ob-nummer je verder.
Btw verleggen: wanneer zet je "btw verlegd" op de factuur?
Bij een verlegde factuur reken je zelf geen btw, maar draagt je klant die btw af in zijn eigen land of situatie. Op de factuur vermeld je dan de tekst btw verlegd, in plaats van een btw-bedrag.
Dit gebeurt vooral bij levering aan een ondernemer in een ander EU-land. Je zet het btw-nummer van je klant op de factuur, controleert dat nummer vooraf, en doet een opgave intracommunautaire prestaties bij de Belastingdienst.
Verleggen komt ook voor binnen Nederland, bijvoorbeeld bij onderaanneming in de bouw. Ook dan schrijf je btw verlegd op de factuur en laat je het btw-bedrag weg.
Lever je buiten de EU, dan geldt vaak het 0%-tarief voor export, wat weer iets anders is dan verleggen. Hoe de btw-regels per land verschillen en wanneer je precies verlegt of het 0%-tarief gebruikt, lees je in het artikel over btw in het buitenland.
Vergeet nooit om het btw-nummer van je buitenlandse klant te checken voordat je verlegt. Klopt het nummer niet, dan loop je het risico dat je zelf alsnog Nederlandse btw moet afdragen.
De vereenvoudigde factuur tot 100 euro
Gaat het om een bedrag tot 100 euro inclusief btw, dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Je laat dan een aantal gegevens weg die bij een normale factuur wel verplicht zijn.
Wat wel verplicht blijft: de factuurdatum, jouw naam en adres, een duidelijke omschrijving van de levering, en het bedrag inclusief btw met het toegepaste btw-tarief.
Wat je mag weglaten: de naam en het adres van je klant, en in veel gevallen de exacte uitsplitsing van het bedrag exclusief btw per regel.
Deze regeling is handig bij losse verkopen aan de balie of bij kleine bonnetjes, waar een volledige factuur met alle klantgegevens onnodig omslachtig zou zijn. Boven de 100 euro inclusief btw geldt de regeling niet meer en stel je een gewone, volledige factuur op.
Verkoop je iets eenmaligs zonder dat je als ondernemer optreedt, dan gelden de factuureisen sowieso niet en is een eenvoudige kwitantie met je gegevens al voldoende.
Bewaarplicht: 7 jaar voor elke factuur
Elke factuur die je verstuurt of ontvangt, bewaar je minimaal 7 jaar. Die termijn geldt voor je hele administratie, niet alleen voor facturen.
Die 7 jaar gaat officieel in zodra de gegevens hun actuele belang verliezen. Voor een gewone factuur komt dat meestal neer op na afloop van het boekjaar waarop de factuur betrekking heeft, maar bij bijvoorbeeld een lopend contract pas na afloop van dat contract. Voor facturen die te maken hebben met onroerend goed geldt een langere termijn van 10 jaar.
Digitaal bewaren mag, zolang de factuur leesbaar blijft en je 'm binnen een redelijke termijn kunt tonen aan de Belastingdienst. Een los mapje met pdf's per jaar werkt net zo goed als een uitgebreid boekhoudpakket.
Meer over hoe je je hele administratie, inclusief facturen en bonnetjes, netjes en compleet houdt, lees je in het artikel over administratie op orde brengen.
Veelgemaakte fouten bij factuureisen
Een paar fouten zie je telkens terugkomen, en ze kosten je meer tijd dan de correcte aanpak. Let op deze punten.
- Eén btw-tarief over de hele factuur berekenen, terwijl er producten of diensten met verschillende tarieven op staan
- Het factuurnummer mid-jaar resetten of dubbel gebruiken, waardoor de reeks niet meer doorlopend is
- Vergeten om btw verlegd te vermelden bij een intracommunautaire levering of verlegging binnen Nederland
- Een vereenvoudigde factuur gebruiken boven de grens van 100 euro inclusief btw
- Een foute factuur verwijderen in plaats van een creditfactuur maken, waardoor de nummering niet meer klopt
Veelgestelde vragen
Wat moet er verplicht op een factuur staan?
Je naam, adres, KVK-nummer en btw-identificatienummer, de naam en het adres van je klant, een uniek opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, de leverdatum, een omschrijving van de dienst of het product, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag per tarief, en het totaalbedrag. Ontbreekt een van deze gegevens, dan is de factuur formeel niet correct.
Mag een factuurnummer een jaartal of een letter bevatten?
Ja, je mag zelf een opzet kiezen, bijvoorbeeld 2026-001 of FAC-2026-001, zolang de reeks maar uniek en doorlopend blijft. Belangrijk is dat er geen gaten of dubbele nummers ontstaan binnen dezelfde reeks. Bij een nieuw boekjaar mag je met een nieuw jaartal weer bij 001 beginnen.
Wat is het verschil tussen een btw-nummer en een btw-identificatienummer op de factuur?
Het btw-identificatienummer, ook btw-id genoemd, zet je op je facturen en is het nummer waaronder klanten en de Belastingdienst je herkennen als ondernemer. Het omzetbelastingnummer, of ob-nummer, gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst zelf, bijvoorbeeld bij je btw-aangifte, en dat nummer hoort niet op je factuur.
Wat is een vereenvoudigde factuur en wanneer mag je die gebruiken?
Een vereenvoudigde factuur mag je uitreiken bij een bedrag tot 100 euro inclusief btw, of bij een creditfactuur voor een klein bedrag. Je mag dan een aantal gegevens weglaten, zoals de naam en het adres van je klant, maar de factuurdatum, jouw gegevens, de omschrijving en het btw-bedrag blijven verplicht.
Hoe lang moet je facturen bewaren?
De wettelijke bewaartermijn voor facturen en de rest van je administratie is 7 jaar. Die termijn gaat officieel in zodra de gegevens hun actuele belang verliezen, voor een gewone factuur meestal na afloop van het boekjaar waarop de factuur betrekking heeft, maar bij bijvoorbeeld een lopend contract pas na afloop van dat contract. Voor facturen die te maken hebben met onroerend goed geldt een langere termijn van 10 jaar. Digitaal bewaren mag, zolang de factuur leesbaar en opvraagbaar blijft.
Kernpunten
- Een geldige factuur bevat vaste gegevens: naam, adres, KVK- en btw-nummer, factuurnummer, datum, omschrijving en de btw-uitsplitsing
- Het factuurnummer moet uniek en doorlopend zijn, zonder gaten of dubbele nummers binnen dezelfde reeks
- Splits meerdere btw-tarieven altijd apart uit, en verwar het btw-id niet met het interne omzetbelastingnummer
- Bij verlegde btw schrijf je btw verlegd op de factuur, zonder btw-bedrag
- Tot 100 euro inclusief btw mag je een vereenvoudigde factuur sturen, en je bewaart elke factuur minimaal 7 jaar
Een factuur die aan alle eisen voldoet, scheelt discussie achteraf en zorgt dat je klant zonder gedoe de voorbelasting kan aftrekken. Nummer doorlopend, splits de btw netjes uit, en bewaar alles minimaal 7 jaar. Wil je de complete gids van factuur opstellen tot wanbetalers aanpakken, lees dan het artikel over factureren als zzp'er.
Twijfel je over een specifieke situatie, bijvoorbeeld een levering aan het buitenland of een correctie op een verstuurde factuur, stel je vraag op het ondernemen-forum van CreativeDeals.