Vat-nummer, btw-nummer en ob-nummer klinken als drie losse begrippen, maar dat zijn ze niet helemaal. Vat-nummer is gewoon de Engelse vertaling van btw-nummer, terwijl btw-nummer en ob-nummer in Nederland wel degelijk twee verschillende nummers zijn die je voor iets anders gebruikt.
In dit artikel lees je precies wat het verschil is tussen je btw-identificatienummer en je omzetbelastingnummer, wanneer je in het Engels vat-nummer zegt, en hoe je het vat-nummer van een buitenlandse klant controleert voordat je zonder btw factureert.
Btw-nummer, vat-nummer en ob-nummer: wat is precies wat?
Btw-nummer is de verzamelnaam, vat-nummer is de Engelse vertaling daarvan, en ob-nummer is de afkorting van omzetbelastingnummer: een van de twee nummers die in Nederland achter de term btw-nummer schuilgaan.
Tot 2020 had elke ondernemer één btw-nummer, dat voor alles werd gebruikt: op de factuur, op de website en in het contact met de Belastingdienst. Omdat dat ene nummer bij een eenmanszaak het burgerservicenummer bevatte, was het voor iedereen die een factuur ontving eenvoudig om iemands BSN te achterhalen.
Om dat privacyrisico weg te nemen, splitste de Belastingdienst het nummer per 1 januari 2020 in tweeën. Alle eenmanszaken kregen destijds automatisch en gratis een nieuw btw-identificatienummer per post toegestuurd.
Sindsdien heb je een btw-identificatienummer voor extern gebruik en een omzetbelastingnummer voor het contact met de Belastingdienst zelf. Beide nummers horen bij dezelfde onderneming, maar hebben elk hun eigen doel en mag je niet zomaar door elkaar gebruiken.
Waar komt de term vat-nummer vandaan?
Vat staat voor Value Added Tax, de Engelse term voor btw ofwel belasting over de toegevoegde waarde. Zeg je tegen een buitenlandse klant of leverancier vat-nummer, dan bedoel je dus simpelweg btw-nummer.
In de praktijk bedoelen internationale contacten daarmee altijd het nummer dat je op je factuur zet: je btw-identificatienummer. Het ob-nummer speelt in internationaal verkeer geen rol.
Ook binnen de EU heet het systeem waarmee landen elkaars btw-nummers uitwisselen niet voor niets VIES: VAT Information Exchange System. De Engelse term is dus de gangbare in alle Europese regelgeving en op ieder Europees factuurformulier.
Vraagt een Duitse of Franse klant om jouw vat-number, dan hoef je dus niet te zoeken naar een apart nummer. Je stuurt gewoon je btw-identificatienummer, precies zoals dat op je facturen staat.
Het btw-identificatienummer: jouw nummer naar buiten toe
Het btw-identificatienummer (btw-id) is het nummer dat je gebruikt in elk contact met klanten en leveranciers. Je zet het op facturen, offertes, je briefpapier en je website.
Het btw-id is opgebouwd als NL, gevolgd door 9 cijfers, de letter B en twee controlecijfers. Sinds 2020 zit hier geen burgerservicenummer meer in, ook niet bij een eenmanszaak.
Gebruik je de factuurgenerator, dan vul je dit nummer eenmalig in en staat het voortaan automatisch op elke factuur die je maakt.
Het omzetbelastingnummer: alleen voor de belastingdienst
Het omzetbelastingnummer (ob-nummer) gebruik je uitsluitend in contact met de Belastingdienst, bijvoorbeeld bij een telefoongesprek, een brief of je btw-aangifte.
Bij een eenmanszaak is het ob-nummer gebaseerd op je burgerservicenummer, aangevuld met de letter B en een volgnummer. Dat maakt het nummer privacygevoelig.
Zet je het ob-nummer op een factuur of je website, dan deel je dus feitelijk je BSN met de buitenwereld. Gebruik voor alles buiten de Belastingdienst daarom altijd je btw-id.
Zo herken je het verschil aan de opbouw
Je herkent de twee nummers meteen aan hun opbouw. Het btw-id begint met de landcode NL, het ob-nummer niet.
- Btw-identificatienummer: NL, 9 cijfers, letter B, 2 controlecijfers, geen BSN
- Omzetbelastingnummer eenmanszaak: BSN, letter B, 2 cijfers volgnummer
- Omzetbelastingnummer rechtspersoon: RSIN in plaats van BSN, letter B, 2 cijfers volgnummer
Twijfel je welk nummer je voor je neus hebt, kijk dan eerst of het met NL begint. Is dat niet zo, dan is het geen btw-id en hoort het niet op een factuur.
Vat-nummers zien er per EU-land anders uit
Een vat-nummer heeft geen vaste lengte binnen de EU: elk land bepaalt zelf hoeveel cijfers en letters het gebruikt achter zijn eigen landcode.
Werk je met klanten of leveranciers in andere landen, dan herken je bijvoorbeeld deze opbouw:
- Nederland: NL gevolgd door 9 cijfers, de letter B en 2 cijfers
- België: BE gevolgd door 10 cijfers
- Duitsland: DE gevolgd door 9 cijfers
- Frankrijk: FR gevolgd door 2 tekens en 9 cijfers
Krijg je dus een vat-nummer van een Belgische klant dat niet op NL lijkt, is er niets mis. Elk land hanteert nu eenmaal zijn eigen notatie, en dat is precies waarom je een nummer altijd via VIES controleert in plaats van op het oog te beoordelen.
Btw-nummer voor een fiscale eenheid
Vorm je met meerdere bv's een fiscale eenheid voor de btw, dan krijgt die eenheid een eigen omzetbelastingnummer waarmee de gezamenlijke btw-aangifte wordt gedaan.
De afzonderlijke onderdelen van de fiscale eenheid behouden daarnaast hun eigen btw-identificatienummer, dat ze op hun eigen facturen blijven gebruiken. Meer details hierover staan op de pagina van de Belastingdienst over btw-nummers bij fiscale eenheden.
Voor een enkele eenmanszaak of bv speelt dit onderscheid niet: die heeft simpelweg één btw-id en één ob-nummer.
Wanneer gebruik je welk nummer
De vuistregel is simpel: alles wat een klant, leverancier of buitenstaander ziet, gaat via je btw-id. Alles richting de Belastingdienst gaat via je ob-nummer.
- Factuur of offerte maken: btw-identificatienummer
- Website of briefpapier: btw-identificatienummer
- Btw-aangifte doen of bellen met de Belastingdienst: omzetbelastingnummer
- Buitenlandse klant vraagt om je vat-nummer: btw-identificatienummer
Vraagt een klant om je KVK-gegevens erbij, gebruik dan gewoon je KVK-nummer, dat is weer een derde, apart nummer.
Een vat-nummer controleren met VIES
Ga je zonder btw factureren aan een ondernemer in een ander EU-land, controleer dan eerst of het vat-nummer van die klant geldig is. Doe je dat niet en blijkt het nummer ongeldig, dan kan de Belastingdienst alsnog Nederlandse btw van je navorderen.
Dat controleren doe je via VIES, de gratis validatiedienst van de Europese Commissie. VIES doorzoekt live de nationale btw-registers van de EU-landen; het is zelf geen database.
Je vult de landcode en het nummer in en krijgt te zien of het actief is. Sommige landen tonen daarbij ook de bedrijfsnaam en het adres, andere landen alleen een ja of nee.
Bewaar een schermafdruk of de zoekopdracht als bewijs bij je administratie. Zo kun je bij een controle laten zien dat je het nummer op het moment van factureren hebt gecheckt.
Staat het nummer niet in VIES, dan wil dat niet altijd zeggen dat je klant geen ondernemer is. Sommige landen registreren een nieuw bedrijf pas na een paar weken voor grensoverschrijdende handel, dus een verse inschrijving duikt soms met vertraging op.
Twijfel je, vraag je klant dan om een recente registratiebevestiging van zijn eigen belastingdienst. Reken in die tussentijd voor de zekerheid gewoon Nederlandse btw, want die kun je later altijd nog crediteren.
Btw-nummer bij grensoverschrijdende handel binnen de EU
Lever je goederen of diensten aan een ondernemer in een ander EU-land, dan verlegt de btw meestal naar je klant. Je rekent dan geen Nederlandse btw en zet in plaats daarvan het vat-nummer van je klant op de factuur, met de vermelding btw verlegd.
Werk je zelf onder de kleineondernemersregeling en wil je die vrijstelling ook in andere EU-landen benutten, kijk dan naar de EU-KOR, de grensoverschrijdende variant van de KOR.
Twijfel je over het juiste btw-tarief of de berekening zelf, gebruik dan de btw-calculator om snel te controleren of je bedragen kloppen.
Naast het geldige vat-nummer moet je ook kunnen aantonen dat de goederen daadwerkelijk naar het andere EU-land zijn vervoerd, bijvoorbeeld met een vervoersdocument of een verklaring van de klant. Zonder dat bewijs mag je het 0%-tarief niet toepassen, ook al klopt het vat-nummer wel.
Je geeft grensoverschrijdende leveringen bovendien apart op in de Opgaaf intracommunautaire prestaties, los van je gewone btw-aangifte. Vergeet je dat, dan loop je het risico op een naheffing, ook als de btw zelf terecht op 0% stond.
Veelgemaakte fouten
Een paar veelvoorkomende misverstanden zorgen voor onnodige gedoe met de Belastingdienst of buitenlandse klanten. Let op deze punten:
- Het omzetbelastingnummer op een factuur of website zetten in plaats van het btw-id
- Denken dat vat-nummer iets anders is dan btw-nummer, en daardoor het verkeerde nummer doorgeven
- Geen VIES-check doen voordat je met 0% btw factureert aan een EU-klant
- Aannemen dat elk EU-land dezelfde opbouw van cijfers en letters gebruikt als Nederland
Veelgestelde vragen
Is een vat-nummer hetzelfde als een btw-nummer?
Ja. Vat staat voor Value Added Tax, de Engelse naam voor btw, dus een vat-nummer is gewoon een btw-nummer. In Nederland bedoelen mensen daarmee bijna altijd het btw-identificatienummer, want dat is het nummer dat je op internationale facturen en offertes zet.
Wat is het verschil tussen een btw-identificatienummer en een omzetbelastingnummer?
Het btw-identificatienummer (btw-id) gebruik je naar buiten toe, op facturen, offertes en je website, en bevat sinds 2020 geen burgerservicenummer meer. Het omzetbelastingnummer (ob-nummer) gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst, zoals bij je btw-aangifte, en dat nummer is bij een eenmanszaak wel gebaseerd op je BSN.
Welk nummer zet je op een factuur aan een buitenlandse klant?
Altijd je btw-identificatienummer, nooit je omzetbelastingnummer. Lever je aan een ondernemer in een ander EU-land, dan zet je daarnaast ook het btw-nummer (vat-nummer) van je klant op de factuur.
Hoe controleer je of een vat-nummer geldig is?
Via VIES, de gratis validatiedienst van de Europese Commissie die live doorzoekt in de nationale btw-registers van de EU-landen. Je voert het landcode en nummer in en krijgt direct te zien of het nummer actief is, en bij sommige landen ook de bedrijfsnaam en het adres.
Kernpunten
- Vat-nummer is de Engelse vertaling van btw-nummer, geen apart soort nummer
- Het btw-identificatienummer gebruik je extern, op facturen en je website, en bevat geen BSN meer
- Het omzetbelastingnummer is alleen voor contact met de Belastingdienst en bevat bij een eenmanszaak wel je BSN
- Controleer het vat-nummer van een EU-klant altijd via VIES voordat je zonder btw factureert
- Bij een fiscale eenheid heeft de groep een eigen ob-nummer, terwijl elk onderdeel zijn eigen btw-id behoudt
Btw-nummer, vat-nummer en ob-nummer verwarren is menselijk, maar de regel is simpel: naar buiten toe gebruik je altijd je btw-id, richting de Belastingdienst je ob-nummer. Controleer bij internationale klanten altijd even het vat-nummer via VIES voordat je de btw verlegt.
Wil je meteen een correcte factuur met je btw-id erop, gebruik dan de gratis factuurgenerator. Meer over de wettelijke eisen aan een factuur lees je in het artikel over factuur maken als zzp'er.