Factureren als zzp'er draait om drie dingen. Je maakt een correcte factuur die aan de factuureisen voldoet, je kiest de juiste factuursoort (gewoon, voorschot, pro forma of credit), en je zorgt dat je op tijd betaald wordt.
Deze gids brengt die drie onderdelen samen. Per onderwerp verwijzen we je door naar een verdiepend artikel, zodat je precies daar de diepte in gaat waar jij dat nodig hebt.
Factureren voelt voor veel starters als een verplicht nummer, maar het is de kern van je onderneming. Een strak factuurproces bepaalt of je geld op tijd binnenkomt en of je administratie klopt bij de Belastingdienst.
Wat een correcte factuur moet bevatten
Een factuur is pas geldig als alle verplichte gegevens erop staan. Ontbreekt er iets, dan kan je klant de btw niet terugvragen en loop je bij een controle risico.
De basisgegevens zijn je bedrijfsnaam en adres, je btw-identificatienummer en KVK-nummer, en de gegevens van je klant. Daarnaast zet je er het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag op.
Elke factuur krijgt bovendien een uniek en opeenvolgend factuurnummer en een factuurdatum. De precieze regels rond dat nummer en de volledige checklist lees je in het artikel over factuureisen en het factuurnummer.
Het btw-bedrag dat jij op de factuur zet, kan je klant als voorbelasting terugvragen bij de Belastingdienst. Daarom is een kloppend btw-tarief zo belangrijk.
De officiële lijst met verplichte gegevens vind je bij de Belastingdienst over de eisen aan een factuur. Controleer daar altijd de actuele voorwaarden voor jouw situatie.
Wil je gewoon snel een nette factuur opstellen, met of zonder software? Lees dan stap voor stap hoe je een factuur maakt als zzp'er.
Val je onder de kleineondernemersregeling, dan reken je geen btw en zet je die dus ook niet op je factuur. Vermeld in dat geval kort dat je de KOR toepast, zodat je klant weet waarom het btw-bedrag ontbreekt.
Voor buitenlandse klanten binnen de EU geldt vaak de btw-verlegging. Je factuur vermeldt dan het btw-nummer van je klant en de tekst dat de btw is verlegd naar de afnemer.
Welke factuursoort kies je?
Niet elke factuur is een gewone eindfactuur. Afhankelijk van het moment en de afspraak kies je een andere soort, en dat heeft gevolgen voor je btw en je boekhouding.
De gewone factuur stuur je na levering van je dienst of product. Dat is de standaard voor de meeste zzp-opdrachten.
Wil je vooraf een deel van het bedrag ontvangen, bijvoorbeeld bij een grote opdracht, dan stuur je een voorschotfactuur. Daarmee vraag je een aanbetaling en beperk je je risico op wanbetaling.
Een pro-formafactuur is een voorlopig overzicht zonder betaalverplichting. Je gebruikt die vaak als offerte-achtig document of voor de douane, niet als officiële factuur voor je btw-aangifte.
Moet je een eerdere factuur terugdraaien, bijvoorbeeld bij een fout of een retour, dan stuur je een creditnota. Die corrigeert de oorspronkelijke factuur geheel of gedeeltelijk, ook voor de btw.
Self-billing: als je klant de factuur maakt
Meestal maak je zelf de factuur, maar dat hoeft niet altijd. Bij grote opdrachtgevers en platforms komt het voor dat je klant de factuur namens jou opstelt.
Dat heet self-billing of zelffacturatie. Je opdrachtgever verzamelt de gegevens en maakt de factuur, zodat jij zelf niets hoeft te sturen.
Belangrijk is dat je vooraf schriftelijk afspreekt dat je dit toestaat. Je blijft namelijk zelf verantwoordelijk voor de juistheid van het btw-bedrag op die factuur.
Controleer daarom elke self-billingfactuur die je ontvangt. Klopt het bedrag of het btw-tarief niet, laat je opdrachtgever de factuur dan corrigeren voordat je hem in je administratie verwerkt.
Betalingstermijn afspreken
Op tijd betaald worden begint bij een duidelijke afspraak vooraf. Zet de betalingstermijn altijd op je factuur en in je algemene voorwaarden.
Een gebruikelijke termijn is 14 of 30 dagen. Spreek je niets af, dan geldt wettelijk een betalingstermijn van 30 dagen. Tussen twee mkb-bedrijven onderling mag je een langere termijn afspreken, met een wettelijk maximum van 60 dagen. Betaalt een grote onderneming aan een mkb-bedrijf of zzp'er, dan mag de betalingstermijn sinds 1 juli 2022 wettelijk nooit langer zijn dan 30 dagen, ook niet met een afspraak (artikel 6:119a BW).
De openstaande facturen die je nog moet ontvangen, staan als debiteuren in je boekhouding. Houd dat overzicht scherp bij, want elke openstaande factuur is geld dat nog niet op je rekening staat.
Factureer daarom snel na oplevering en spreek een korte termijn af. Hoe eerder de factuur de deur uit is, hoe eerder je betaald krijgt.
Voor grote of langlopende opdrachten kun je in delen factureren. Je stuurt dan een voorschot vooraf en de rest bij oplevering, zodat je niet je hele risico tot het einde uitstelt.
Op tijd betaald worden: herinnering en incasso
Blijft een betaling uit, dan werk je een vaste route af. Elke stap verhoogt de druk, tot je uiteindelijk je vordering afdwingt.
Begin met een vriendelijke betalingsherinnering zodra de termijn is verstreken. Vaak is een vergeten factuur simpelweg over het hoofd gezien.
Helpt dat niet, dan stuur je een formele aanmaning met een laatste termijn. Bij een consument ben je verplicht eerst een kosteloze veertiendagenbrief te sturen voordat je kosten mag rekenen.
Betaalt de klant daarna nog niet, dan mag je incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Daarna kun je een incassobureau of deurwaarder inschakelen.
Blijft een factuur uiteindelijk oninbaar, dan mag je de al afgedragen btw terugvragen. Zo draai je niet ook nog eens op voor de btw over geld dat je nooit ontvangt.
Het volledige stappenplan, met voorbeeldbrieven en de regels rond factoring, lees je in het artikel over wat je doet als een klant niet betaalt.
Facturen bewaren en je administratie
Een verstuurde factuur is niet klaar zodra hij betaald is. Je moet elke factuur bewaren voor de Belastingdienst.
De wettelijke bewaartermijn is 7 jaar voor je administratie, inclusief alle verstuurde en ontvangen facturen. Voor facturen rond onroerend goed geldt zelfs 10 jaar.
Je mag facturen digitaal bewaren, zolang ze leesbaar en binnen een redelijke termijn opvraagbaar blijven. Een goede boekhoudtool of een vaste map met pdf's volstaat.
Leg naast je verkoopfacturen ook je inkoopfacturen netjes vast. Op basis daarvan bereken je hoeveel btw je afdraagt en hoeveel voorbelasting je terugvraagt.
Werk je met boekhoudsoftware, dan koppelt die je facturen automatisch aan je btw-aangifte. Dat scheelt handwerk en verkleint de kans op fouten in je aangifte.
Veelgemaakte fouten bij het factureren
Bij het factureren gaat het vaak op dezelfde punten mis. Voorkom deze fouten en je houdt je administratie en je cashflow gezond.
- Een factuur sturen zonder alle verplichte gegevens, waardoor je klant de btw niet kan terugvragen
- Factuurnummers gebruiken die niet uniek of niet opeenvolgend zijn
- Te laat factureren na oplevering, waardoor je onnodig lang op je geld wacht
- Geen duidelijke betalingstermijn op de factuur zetten
- Te lang wachten met een herinnering en de incassoroute pas veel te laat starten
- Facturen niet netjes bewaren, terwijl de bewaartermijn 7 jaar is
Veelgestelde vragen
Waar moet een factuur van een zzp'er aan voldoen?
Een correcte factuur bevat je naam en adres, je btw-identificatienummer en KVK-nummer, een uniek en opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, de gegevens van je klant, een omschrijving van de dienst of het product, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Zonder deze verplichte gegevens is de factuur formeel niet geldig en kan je klant de btw niet als voorbelasting terugvragen.
Welke soorten facturen zijn er?
De meest gebruikte is de gewone factuur die je na levering stuurt. Daarnaast heb je de voorschotfactuur voor een aanbetaling vooraf, de pro-formafactuur als voorlopig overzicht zonder betaalverplichting, en de creditnota om een eerdere factuur geheel of gedeeltelijk terug te draaien. Bij self-billing maakt je klant de factuur namens jou.
Welke betalingstermijn spreek je af als zzp?
Een gebruikelijke betalingstermijn is 14 of 30 dagen. Spreek je niets af, dan geldt wettelijk een betalingstermijn van 30 dagen. Tussen twee mkb-bedrijven mag je een langere termijn afspreken, met een wettelijk maximum van 60 dagen. Betaalt een grote onderneming aan een mkb-bedrijf of zzp'er, dan mag de betalingstermijn sinds 1 juli 2022 wettelijk nooit langer zijn dan 30 dagen, ook niet met een afspraak (artikel 6:119a BW). Met een consument geldt geen vaste maximumtermijn, maar wel een redelijke termijn. Zet de termijn altijd duidelijk op je factuur en in je algemene voorwaarden.
Wat doe je als een klant niet betaalt?
Stuur eerst een vriendelijke betalingsherinnering, gevolgd door een formele aanmaning met een laatste termijn. Betaalt de klant dan nog niet, dan mag je incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen en kun je een incassobureau of deurwaarder inschakelen. Bij een consument stuur je verplicht eerst een kosteloze veertiendagenbrief.
Hoe lang moet je facturen bewaren?
De wettelijke bewaartermijn voor je administratie, inclusief verstuurde en ontvangen facturen, is 7 jaar. Voor facturen die met onroerend goed te maken hebben geldt zelfs 10 jaar. Je mag facturen digitaal bewaren, zolang ze binnen een redelijke termijn opvraagbaar en leesbaar zijn voor de Belastingdienst.
Kernpunten
- Een geldige factuur bevat alle verplichte gegevens, inclusief btw-id, KVK-nummer en een uniek factuurnummer
- Kies de juiste factuursoort: gewoon, voorschot, pro forma of creditnota
- Bij self-billing maakt je klant de factuur, maar blijf jij verantwoordelijk voor het btw-bedrag
- Spreek een duidelijke betalingstermijn af en factureer snel na oplevering
- Betaalt een klant niet, werk dan de route van herinnering, aanmaning en incasso af
- Bewaar al je facturen 7 jaar voor de Belastingdienst
Goed factureren is geen bijzaak, maar de motor onder je cashflow. Een kloppende factuur, de juiste soort en een strakke opvolging zorgen dat je sneller en zekerder betaald krijgt.
Klaar voor de volgende stap? Maak direct een factuur als zzp'er, of stel je vraag op het ondernemen-forum van CreativeDeals.