Bij self-billing maakt niet de leverancier maar de afnemer de factuur op, namens de leverancier. Dat mag alleen als beide partijen dit vooraf afspreken en de leverancier elke factuur, ook stilzwijgend, accepteert.
De factuur moet aan alle normale factuureisen voldoen en draagt verplicht de vermelding "factuur uitgereikt door afnemer". Self-billing komt veel voor bij platforms en bij vaste leveranciersrelaties, waar de afnemer toch al precies weet wat er geleverd is. Voor de volledige lijst met verplichte gegevens raadpleeg je het artikel over factuureisen en factuurnummer.
In dit artikel lees je wat self-billing is, welke voorwaarden gelden, wat de btw-gevolgen zijn en hoe je het in de praktijk en in je administratie verwerkt.
Wat is self-billing precies?
Self-billing, ook wel zelffacturatie of reversed billing genoemd, draait het gewone factuurproces om. Niet de leverancier stuurt een factuur naar de afnemer, maar de afnemer stelt de factuur op en stuurt die naar de leverancier.
Dat klinkt ongewoon, maar het is fiscaal volledig toegestaan. De Belastingdienst staat self-billing toe zolang de betrokken partijen zich aan een paar spelregels houden.
Het idee erachter is praktisch. Een afnemer weet vaak al exact welke diensten of goederen er geleverd zijn, tegen welke prijs en in welke periode.
Denk aan een platform dat precies bijhoudt hoeveel omzet een aanbieder heeft gedraaid, of een groothandel die exact weet hoeveel een vaste leverancier heeft afgeleverd. Die afnemer kan dan sneller en foutlozer factureren dan de leverancier zelf.
Belangrijk is dat self-billing niets verandert aan wie er levert en wie er betaalt. Het verandert alleen wie het administratieve document opstelt.
De voorwaarden: afspraak, acceptatie en een geldig btw-nummer
Self-billing mag alleen onder een paar strikte voorwaarden. Zonder die afspraken is de factuur van de afnemer fiscaal niet geldig.
Eerst en vooral moeten leverancier en afnemer vooraf afspreken dat de afnemer gaat factureren namens de leverancier. Leg die afspraak schriftelijk vast, bijvoorbeeld in de overeenkomst of de algemene voorwaarden van het platform.
Daarnaast moet er een acceptatieprocedure zijn. De leverancier moet elke factuur die de afnemer opstelt, kunnen accepteren of afwijzen.
In de praktijk gebeurt die acceptatie vaak stilzwijgend: als de leverancier niet binnen een afgesproken termijn reageert, geldt de factuur als geaccepteerd. Zie je een fout in het bedrag of de omschrijving, meld dat dan direct, want na acceptatie ben je aan de factuur gebonden.
Verder heeft de leverancier een geldig btw-identificatienummer nodig. De afnemer zet dat nummer op de factuur, precies zoals de leverancier dat zelf zou doen.
Tot slot moet de factuur op naam van de leverancier staan, niet op naam van de afnemer. Een afnemer die in eigen naam een creditnota stuurt in plaats van een echte self-billing factuur, voldoet niet aan de regels.
De verplichte vermelding: factuur uitgereikt door afnemer
De Belastingdienst eist dat elke self-billing factuur de tekst "factuur uitgereikt door afnemer" draagt. Zonder die vermelding is niet duidelijk wie de factuur heeft opgesteld, en dat is een probleem bij een controle.
Deze vermelding staat naast de gewone verplichte gegevens op de factuur, zoals het factuurnummer, de datum, de omschrijving van de levering, het btw-bedrag en de gegevens van beide partijen.
Het factuurnummer mag de afnemer zelf toekennen, met een eigen doorlopende reeks, of de nummering van de leverancier gebruiken. Zolang de nummering opeenvolgend en uniek is binnen de administratie van de leverancier, is er niets aan de hand.
Volgens de Belastingdienst moet de factuur bovendien altijd op naam van de leverancier blijven staan, ook als de afnemer 'm feitelijk opmaakt en verstuurt.
Mis je deze vermelding op een factuur die je als leverancier ontvangt, vraag dan om een correctie voordat je de factuur accepteert. Anders loop je het risico dat de Belastingdienst de factuur bij een controle niet als geldig beschouwt.
De btw-gevolgen: jij blijft verantwoordelijk
Ondanks dat de afnemer de factuur opstelt, blijft de leverancier volledig verantwoordelijk voor de afgedragen btw. Die verantwoordelijkheid verschuift niet mee met het opstellen van de factuur.
Dat betekent dat jij als leverancier de btw van de self-billing factuur meeneemt in je eigen btw-administratie en aangifte, precies zoals bij een factuur die je zelf had opgesteld.
Staat er per ongeluk een te hoog btw-bedrag op de factuur van je afnemer, dan moet jij dat bedrag toch afdragen aan de Belastingdienst. De fout van je afnemer wordt niet automatisch jouw voordeel of jouw excuus.
Precies daarom is die acceptatieprocedure zo belangrijk. Controleer elke self-billing factuur op het juiste bedrag, het juiste btw-tarief en de juiste omschrijving, voordat je hem accepteert.
Voor de afnemer geldt aan de andere kant dat de btw op de factuur, mits terecht in rekening gebracht, gewoon als voorbelasting aftrekbaar is, net als bij een gewone inkoopfactuur.
Ben je het als leverancier niet eens met een bedrag of een boeking, meld dat dan zo snel mogelijk. Reageer je niet, dan geldt de factuur na de afgesproken termijn gewoon als geaccepteerd, met alle btw-gevolgen die daarbij horen.
Praktijkvoorbeelden: platforms en vaste leveranciers
Self-billing zie je het vaakst bij platforms met veel kleine aanbieders en bij bedrijven met een langdurige, vaste leveranciersrelatie.
Een online marktplaats die commissie inhoudt op verkopen van individuele verkopers, factureert vaak namens die verkopers. Het platform weet exact wat er verkocht is en tegen welk bedrag, en bespaart de verkoper zo administratief werk.
Ook in de transportsector en bij inkoop van agrarische producten komt self-billing veel voor. Een afnemer weegt en registreert bijvoorbeeld zelf de geleverde hoeveelheid, en kan daardoor sneller en nauwkeuriger factureren dan de leverancier.
Sommige grote opdrachtgevers passen self-billing toe bij zzp'ers en freelancers die op uurbasis werken. De opdrachtgever registreert de gewerkte uren in een eigen systeem en stelt op basis daarvan de factuur op.
Werk je zelf als zzp'er via zo'n platform of opdrachtgever, dan verandert er in de praktijk weinig aan hoe je factureert en boekt, behalve dat je het document van je afnemer ontvangt in plaats van het zelf te maken.
Let wel op dat je nog steeds zelf verantwoordelijk blijft voor je eigen administratie en je eigen btw-aangifte, ook als iemand anders de factuur voor je opstelt.
Self-billing in je administratie verwerken
Verwerk een self-billing factuur in je boekhouding precies zoals je een gewone verkoopfactuur zou boeken, met als enige verschil dat je de factuur ontvangt in plaats van zelf verstuurt.
Sla de ontvangen factuur op in je administratie als verkoopfactuur, niet als inkoopfactuur. Je bent immers de leverancier, ook al heb je het document niet zelf opgesteld.
Check bij ontvangst altijd drie dingen: staat de juiste vermelding erop, klopt het bedrag met wat je geleverd hebt, en klopt het toegepaste btw-tarief.
Twijfel je over het juiste btw-tarief voor je levering, dan lees je de details terug in het artikel over factureren als zzp'er, waar de btw-tarieven en factuureisen samen worden uitgelegd.
Bewaar self-billing facturen net als elke andere factuur minimaal 7 jaar. Ze horen volledig bij je administratieplicht, ook al heeft een ander de factuur feitelijk opgesteld.
Loopt de samenwerking met een platform of vaste afnemer via een terugkerend proces, dan is het slim om periodiek te controleren of de gefactureerde bedragen nog steeds aansluiten bij je eigen registratie van geleverde diensten of goederen.
Veelgemaakte fouten bij self-billing
Een aantal fouten duikt steeds opnieuw op bij self-billing, vaak omdat partijen de spelregels niet scherp genoeg hebben afgesproken.
- Geen schriftelijke afspraak vastleggen voordat de afnemer begint met factureren namens de leverancier
- De vermelding "factuur uitgereikt door afnemer" vergeten op de factuur te zetten
- Een creditnota in naam van de afnemer versturen in plaats van een echte factuur op naam van de leverancier
- Als leverancier nooit controleren of het bedrag en het btw-tarief op de ontvangen factuur wel kloppen
- Te laat reageren op een foutieve factuur, waardoor die alsnog als geaccepteerd geldt
Veelgestelde vragen
Is self-billing hetzelfde als een creditnota van de afnemer?
Nee. Bij self-billing maakt de afnemer een normale verkoopfactuur op naam van de leverancier, met de vermelding "factuur uitgereikt door afnemer". Een creditnota in naam van de afnemer zelf is niet toegestaan als vervanging van een self-billing factuur, want de factuur moet altijd op naam van de leverancier staan.
Moet je als leverancier akkoord geven op elke self-billing factuur?
Je moet vooraf schriftelijk afspreken dat je afnemer mag factureren namens jou, en daarna elke factuur stilzwijgend of expliciet accepteren binnen de afgesproken termijn. Zie je een fout of ben je het niet eens met een bedrag, meld dat dan direct bij je afnemer, anders geldt de factuur alsnog als geaccepteerd.
Wie is verantwoordelijk als een self-billing factuur een fout btw-bedrag toont?
Jij, als leverancier, blijft verantwoordelijk voor het afdragen van de btw aan de Belastingdienst, ook als je afnemer een te hoog bedrag op de factuur heeft gezet. Controleer daarom elke ontvangen self-billing factuur zorgvuldig voordat je hem accepteert.
Kan een zzp'er self-billing toepassen bij een platform of opdrachtgever?
Ja, self-billing komt juist veel voor tussen platforms en zzp'ers of kleine leveranciers. Het platform maakt dan de factuur namens de zzp'er op, mits jullie dat vooraf hebben afgesproken en de factuur aan alle wettelijke eisen voldoet.
Moet een self-billing factuur een eigen factuurnummer van de afnemer krijgen?
Dat mag, maar het hoeft niet. De afnemer kan een eigen doorlopende reeks gebruiken of de nummering van de leverancier volgen. Belangrijk is vooral dat de nummering opeenvolgend en uniek blijft binnen de administratie van de leverancier.
Kernpunten
- Bij self-billing maakt de afnemer de factuur op namens de leverancier, met een voorafgaande schriftelijke afspraak
- De factuur moet aan alle normale factuureisen voldoen en de vermelding "factuur uitgereikt door afnemer" dragen
- De leverancier blijft altijd verantwoordelijk voor de afgedragen btw, ook bij een fout van de afnemer
- Self-billing komt veel voor bij platforms, marktplaatsen en vaste leveranciersrelaties
- Verwerk een ontvangen self-billing factuur als een gewone verkoopfactuur in je eigen administratie
Werk je samen met een platform of vaste opdrachtgever die self-billing toepast, controleer dan bij elke factuur het bedrag en het btw-tarief voordat je stilzwijgend akkoord gaat. Twijfel je over een specifieke situatie, stel je vraag op het ondernemen-forum van CreativeDeals.