Een factuur maken als zzp'er is niet moeilijk, maar er zijn wel wettelijke eisen. Zet je die netjes op je factuur, dan klopt je administratie en betaalt je klant zonder gedoe.
In dit artikel lees je precies welke gegevens verplicht zijn, hoe het zit met btw en de kleineondernemersregeling, wat je doet zonder KVK-nummer, en hoe je in een paar klikken een correcte factuur maakt.
Wat moet er verplicht op een factuur staan?
De Belastingdienst stelt vaste eisen aan een factuur. Ontbreekt er iets, dan is de factuur formeel niet geldig en kan je klant de btw niet aftrekken. Deze gegevens zijn verplicht:
- Een uniek, opeenvolgend factuurnummer
- De factuurdatum
- Jouw naam, adres, KVK-nummer en btw-identificatienummer
- De naam en het adres van je klant
- De datum waarop je de dienst of levering hebt verricht
- Een omschrijving en het aantal van de geleverde producten of diensten
- Het bedrag exclusief btw
- Het btw-tarief (21%, 9% of 0%)
- Het btw-bedrag
Lever je aan een ondernemer in een ander EU-land, dan zet je ook het btw-nummer van je klant op de factuur. Deze eisen staan beschreven op de pagina factuureisen van de Belastingdienst.
Zo maak je snel een correcte factuur
Je hoeft dit niet handmatig in Word te bouwen. Met onze gratis factuurgenerator vul je je gegevens in, voeg je regels toe en download je in een paar klikken een nette factuur met alle verplichte velden.
De tool rekent de btw automatisch voor je uit, zodat je bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het totaal altijd kloppen. Twijfel je over een berekening, gebruik dan ook de btw-calculator.
Belangrijk: een factuur is iets anders dan een vrijblijvend voorstel. Wil je eerst een prijsindicatie sturen, kijk dan naar het verschil met een pro forma factuur.
Factuur zonder btw: de kleineondernemersregeling
Verwacht je minder dan 20.000 euro omzet per jaar, dan kun je meedoen aan de kleineondernemersregeling (KOR). Je bent dan vrijgesteld van btw.
Op je factuur betekent dat: je rekent geen btw, je zet geen btw-tarief en btw-bedrag op de factuur, en je vermeldt dat je bent vrijgesteld op grond van de KOR. Je vraagt dan ook geen btw op je eigen inkopen terug.
De KOR is een keuze, geen automatisme. Meer over de voorwaarden lees je bij de kleineondernemersregeling in de begrippenlijst.
Kun je een factuur maken zonder KVK?
Ben je ondernemer, dan ben je verplicht ingeschreven bij de KVK en hoort je KVK-nummer op elke factuur. Zonder inschrijving kun je dus geen zakelijke factuur sturen die aan alle eisen voldoet.
Verkoop je iets eenmaligs zonder dat je onderneemt, bijvoorbeeld een gebruikte laptop aan een kennis, dan ben je geen ondernemer. De ondernemers-factuureisen gelden dan niet en een eenvoudige kwitantie met je gegevens is genoeg.
De grens is of je structureel en met winstoogmerk werkt. Zodra dat zo is, moet je je inschrijven bij de KVK en je btw regelen, ook als het om kleine bedragen gaat.
Het factuurnummer: uniek en opeenvolgend
Elke factuur heeft een uniek nummer dat logisch oploopt. Je mag zelf een opzet kiezen, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002, zolang er geen gaten of dubbele nummers ontstaan.
Die volgorde is niet alleen een eis, maar ook je eigen controle. Zo zie je in één oogopslag of er een factuur ontbreekt of dubbel is verstuurd.
Begin je een nieuw jaar, dan mag je opnieuw bij 001 starten met een jaartal ervoor. Houd de reeks daarna consistent aan.
Wanneer moet je factureren?
Voor zakelijke klanten geldt een termijn: je stuurt de factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de maand waarin je de dienst of levering hebt verricht. Lever je in maart, dan moet de factuur dus uiterlijk 15 april de deur uit.
Voor particulieren bestaat die wettelijke termijn niet, maar het is verstandig om snel te factureren. Hoe eerder de factuur binnen is, hoe eerder je betaald wordt.
De standaard betaaltermijn is 30 dagen. Je mag een kortere termijn afspreken, en tussen bedrijven maximaal 60 dagen, al mag een grote onderneming aan een mkb-leverancier of zzp'er sinds 1 juli 2022 wettelijk niet meer dan 30 dagen betaaltermijn geven. Zet de termijn altijd duidelijk op de factuur.
Welk btw-tarief zet je op de factuur?
De meeste diensten en producten vallen onder het hoge tarief van 21%. Voor bepaalde goederen en diensten geldt het lage tarief van 9%, zoals voedingsmiddelen, boeken, medicijnen en kappersdiensten.
Het 0%-tarief geldt vooral bij export en internationale leveringen. Twijfel je welk tarief van toepassing is, controleer dat dan per product of dienst, want een verkeerd tarief corrigeer je later lastig.
Zet altijd zowel het tarief als het losse btw-bedrag op je factuur, netjes uitgesplitst van het bedrag exclusief btw. Zo ziet je klant precies waar hij voor betaalt.
Factureren aan het buitenland
Lever je aan een ondernemer in een ander EU-land, dan verlegt de btw meestal naar je klant. Je rekent dan geen Nederlandse btw, zet het btw-nummer van je klant op de factuur en vermeldt de tekst btw verlegd.
Voor die leveringen doe je ook een opgave intracommunautaire prestaties bij de Belastingdienst. Controleer altijd of het btw-nummer van je klant klopt voordat je de btw verlegt.
Verkoop je buiten de EU, dan geldt vaak het 0%-tarief voor export. De precieze regels hangen af van wat je levert en aan wie, dus check dit per situatie.
Digitale factuur en bewaarplicht
Je mag je factuur digitaal versturen, bijvoorbeeld als pdf per e-mail. Een papieren factuur is niet verplicht, zolang de inhoud maar aan de eisen voldoet en de factuur leesbaar blijft.
Wel geldt een bewaarplicht: je bewaart je facturen en administratie zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken is dat zelfs tien jaar.
Bewaar zowel de facturen die je verstuurt als die je ontvangt. Een vaste map of je boekhoudpakket houdt dat overzichtelijk en voorkomt gedoe bij een controle van de Belastingdienst.
Betaaltermijn en op tijd betaald krijgen
Zet een duidelijke betaaltermijn op je factuur, meestal 14 of 30 dagen. Hoe concreter je bent, hoe minder discussie achteraf.
Blijft betaling uit, stuur dan eerst een vriendelijke herinnering en daarna een aanmaning met een laatste termijn. Reageert de klant nog steeds niet, dan kun je een incassobureau inschakelen.
Een correcte, complete factuur maakt dat traject sterker: je toont zwart-op-wit aan wat je hebt geleverd en wat je hebt afgesproken.
Een fout corrigeren met een creditfactuur
Heb je een verkeerd bedrag of tarief gefactureerd, verwijder de factuur dan niet. Je nummering moet immers heel blijven.
In plaats daarvan maak je een creditfactuur: een negatieve factuur die de originele geheel of gedeeltelijk terugdraait. Verwijs daarin naar het nummer van de oorspronkelijke factuur.
Daarna stuur je eventueel een nieuwe, correcte factuur. Zo blijft je administratie kloppend en is voor iedereen te volgen wat er is gebeurd.
Veelgemaakte fouten
Een paar fouten kosten je onnodig tijd of geld. Deze zie je het vaakst:
- Het btw-identificatienummer of KVK-nummer vergeten, waardoor de klant de btw niet kan aftrekken
- Gaten of dubbele nummers in je factuurnummering
- Wel btw rekenen terwijl je onder de KOR valt, of juist geen btw terwijl dat wel moet
- Geen betaaltermijn vermelden, waardoor onduidelijk is wanneer de klant moet betalen
Veelgestelde vragen
Wat moet er verplicht op een factuur staan?
Een uniek factuurnummer, de factuurdatum, jouw naam, adres, KVK-nummer en btw-identificatienummer, de naam en het adres van je klant, een omschrijving en aantal van de dienst of het product, de leverdatum, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Deze eisen gelden voor elke ondernemer, ook voor de kleinste zzp-onderneming.
Kun je een factuur maken zonder KVK-nummer?
Als ondernemer ben je verplicht ingeschreven bij de KVK, dus dan hoort je KVK-nummer op de factuur. Verkoop je iets incidenteel zonder onderneming, dan gelden de ondernemers-factuureisen niet en volstaat een eenvoudige factuur of kwitantie met je gegevens. Zodra je structureel factureert, moet je je inschrijven.
Moet je btw op je factuur zetten met de kleineondernemersregeling?
Nee. Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan bereken je geen btw en zet je geen btw-bedrag op je factuur. Je vermeldt dat je bent vrijgesteld van btw vanwege de KOR. Je mag dan ook geen btw op je inkopen terugvragen.
Binnen welke termijn moet je een factuur versturen?
Voor zakelijke klanten stuur je de factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de maand waarin je de dienst of levering hebt verricht. Voor particulieren geldt geen wettelijke termijn, maar factureer je in de praktijk zo snel mogelijk. De standaard betaaltermijn is 30 dagen.
Kernpunten
- Een geldige factuur bevat vaste, verplichte gegevens: factuurnummer, datums, jouw en je klants gegevens, KVK- en btw-nummer, omschrijving en de btw-uitsplitsing
- Met de gratis factuurgenerator zet je alle verplichte velden in een paar klikken correct op papier
- Val je onder de KOR, dan reken je geen btw en vermeld je de vrijstelling op de factuur
- Als ondernemer hoort je KVK-nummer op de factuur; zonder onderneming volstaat een kwitantie
- Factureer zakelijke klanten uiterlijk de vijftiende dag van de maand na levering, met een duidelijke betaaltermijn
Een correcte factuur is de basis van een gezonde administratie: je wordt sneller betaald en je klant kan de btw zonder problemen verwerken. Houd de eisen aan, nummer netjes door, en wees duidelijk over je betaaltermijn.
Klaar om er een te maken? Gebruik de gratis factuurgenerator, of stel je vraag op het ondernemen-forum van CreativeDeals.