Met een voorschotfactuur vraag je een deel van het bedrag vooruit, voordat je levert. Je berekent btw over dat voorschot en verrekent het later op de eindfactuur.
Een voorschotfactuur is een echte factuur, met alle factuureisen, en dat maakt hem anders dan een pro-formafactuur. Zo verklein je het risico op wanbetaling en financier je grote opdrachten voor.
In dit artikel lees je wat een voorschotfactuur precies is, hoe de btw werkt, hoe je verrekent op de eindfactuur, en wat het verschil is met een pro-formafactuur en een aanbetaling.
Wat is een voorschotfactuur?
Een voorschotfactuur is een factuur die je verstuurt voor een deel van de totale opdrachtsom, voordat je de dienst of het product levert. Je klant betaalt dat deel vooruit, en later factureer je het resterende bedrag op de eindfactuur.
Het belangrijkste verschil met een gewone factuur is het moment: je factureert een stuk van het werk dat nog moet gebeuren, in plaats van werk dat al is afgerond.
Toch is een voorschotfactuur qua status volledig gelijk aan een normale factuur. Hij moet aan dezelfde factuureisen voldoen: een uniek factuurnummer, je bedrijfsgegevens, het btw-bedrag en het btw-tarief. Je boekt hem in en geeft de btw aan, net als bij elke andere factuur.
Grote opdrachten met veel voorinvestering lenen zich het beste voor deze werkwijze. Denk aan een webshop die je laat bouwen, een verbouwing, of een maatwerkproject waarbij je als opdrachtnemer eerst materiaal of uren moet inkopen.
Wanneer gebruik je een voorschotfactuur?
Je gebruikt een voorschotfactuur vooral bij opdrachten waar tijd, geld of risico ver voor de eindlevering ligt. Drie situaties komen het meest voor.
- Lange projecten: bouw je maanden aan een opdracht, dan wil je niet het volledige risico dragen tot de oplevering
- Hoge materiaalkosten: moet je eerst zelf grondstoffen, apparatuur of diensten van derden inkopen, dan financiert het voorschot die kosten voor
- Nieuwe of onbekende klanten: heb je nog geen betaalhistorie met een klant, dan verklein je met een voorschot het risico op een oninbare vordering
Ook bij kleinere opdrachten kan een voorschot verstandig zijn, bijvoorbeeld als de klant een reservering wil vastleggen voordat je een datum in je planning blokkeert.
Werk je vaker met vaste klanten en losse projecten door elkaar, dan lees je in het artikel over factuur maken als zzp'er hoe je je nummering en administratie overzichtelijk houdt, ook als er voorschotfacturen doorheen lopen.
Hoe werkt de btw op een voorschot?
Je bent btw verschuldigd op het moment dat je de voorschotfactuur verstuurt of het voorschot ontvangt, ongeacht wanneer je uiteindelijk levert.
Dat is een belangrijk verschil met hoe veel mensen denken over btw. De omzetbelasting is niet gekoppeld aan het moment van leveren, maar aan het moment van factureren of betalen, welke van de twee eerder is.
Stuur je op 5 maart een voorschotfactuur, en levert de klant pas op 20 mei het volledige bedrag, dan geef je de btw over het voorschot toch al aan in het tijdvak van maart. Je verwerkt dat bedrag in de btw-aangifte die bij die periode hoort.
Voor je klant werkt het net zo: als hij btw-plichtig is, kan hij de btw op de voorschotfactuur al aftrekken als voorbelasting, zonder dat de opdracht al is afgerond.
Volgens de Belastingdienst geldt voor de btw simpelweg de datum van de factuur of de datum van ontvangst van de betaling, welke van de twee zich als eerste voordoet. Zie de uitleg van de Belastingdienst over factuurdatum of betaaldatum voor de precieze regels rond het aangiftetijdvak.
Rekenvoorbeeld: voorschot en eindfactuur
Een rekenvoorbeeld maakt de verrekening het snelst duidelijk. Stel, je hebt een opdracht van 1.000 euro exclusief btw en je vraagt 30 procent voorschot.
- Opdrachtsom: 1.000 euro exclusief btw
- Voorschot: 30% van 1.000 euro is 300 euro
- Btw over het voorschot: 21% van 300 euro is 63 euro
- Totaal voorschotfactuur: 363 euro
De klant betaalt 363 euro naar aanleiding van de voorschotfactuur. Jij geeft de 63 euro btw aan in het tijdvak waarin je die factuur verstuurde.
Na afronding van de opdracht stuur je de eindfactuur over het resterende bedrag: 1.000 euro min de 300 euro die je al hebt gefactureerd, is 700 euro exclusief btw. De btw daarover is 147 euro, dus de eindfactuur komt op 847 euro.
Tel je het voorschot en de eindfactuur bij elkaar op, dan komt het totaal precies uit op 1.210 euro, wat gelijk is aan 1.000 euro plus 21 procent btw. Er wordt dus nooit dubbel btw gerekend, zolang je correct verrekent.
De eindfactuur met verrekening opstellen
Op de eindfactuur zet je het volledige opdrachtbedrag, met daaronder een aftrekregel voor het al gefactureerde voorschot, inclusief btw.
Vermeld op die aftrekregel het nummer en de datum van de voorschotfactuur. Zo kan de klant, je boekhouder en eventueel de Belastingdienst precies zien wat er al is betaald en wat er nog open staat.
Praktisch zet je de eindfactuur er meestal zo op:
- Totale opdrachtsom exclusief btw: 1.000 euro
- Btw 21%: 210 euro
- Totaal inclusief btw: 1.210 euro
- Af: reeds gefactureerd voorschot (factuurnummer 2026-014, 5 maart 2026): min 363 euro
- Nog te betalen: 847 euro
Op deze manier blijft je boekhouding kloppend: de btw over het totale bedrag staat een keer op papier, verdeeld over twee facturen die samen het juiste totaal vormen.
Twijfel je over de opbouw van je factuurnummers of over wat er verder verplicht op een factuur moet staan, kijk dan in het artikel over factuur maken als zzp'er.
Voorschotfactuur versus pro-formafactuur
Een voorschotfactuur en een pro-formafactuur worden vaak verward, maar het verschil is fundamenteel: de een is rechtsgeldig, de ander niet.
Een pro-formafactuur is een voorlopig document dat de klant alleen laat zien wat hij kan verwachten. Hij telt niet mee in je boekhouding, je geeft er geen btw over aan, en hij krijgt geen definitief factuurnummer.
Een voorschotfactuur is precies het omgekeerde. Hij is een volwaardige factuur, met een eigen nummer in je chronologische reeks, en je moet de btw erover aangeven zodra je hem verstuurt.
Gebruik een pro-formafactuur dus als je alleen een indicatie wilt geven of als je klant intern budget moet vrijmaken. Gebruik een voorschotfactuur zodra je daadwerkelijk geld wilt ontvangen en een echte betalingsverplichting wilt vastleggen.
Voorschotfactuur versus een losse aanbetaling
Een aanbetaling is het bedrag dat de klant vooruitbetaalt, een voorschotfactuur is het document waarmee je die aanbetaling in rekening brengt.
Zonder factuur kan een klant ook gewoon een aanbetaling overmaken op basis van een mondelinge of schriftelijke afspraak, bijvoorbeeld in een offerte of contract. Fiscaal is dat riskant, want zodra je het geld ontvangt, ben je alweer btw verschuldigd, ook als er nog geen factuur is verstuurd.
Werk daarom altijd met een voorschotfactuur zodra er een aanbetaling in het spel is. Zo heb je een sluitend document dat de btw, het bedrag en de datum correct vastlegt, in plaats van een bankoverschrijving zonder onderliggend papier.
Dat scheelt discussie achteraf en maakt je administratie een stuk overzichtelijker bij de jaarlijkse controle van je boekhouding.
Tips tegen wanbetaling bij grote opdrachten
Een voorschotfactuur is in de eerste plaats een instrument tegen wanbetaling. Een paar aanvullende maatregelen versterken die bescherming nog verder.
- Leg het percentage en de betaaltermijn van het voorschot al vast in je offerte of opdrachtbevestiging, niet pas bij de factuur zelf
- Start pas met leveren of inkopen zodra het voorschot daadwerkelijk is bijgeschreven, niet zodra het is toegezegd
- Splits grote opdrachten in meerdere termijnen, bijvoorbeeld een voorschot, een tussentijdse factuur bij een mijlpaal en een eindfactuur
- Neem in je voorwaarden op wat er gebeurt met het voorschot bij annulering door de klant
Blijft de eindfactuur onbetaald, dan heb je met het voorschot in elk geval al een deel van je kosten gedekt. Voor de rest van het traject, van herinnering tot incasso, lees je de aanpak in het artikel over factuur maken als zzp'er, waarin ook de betalingstermijn en het vervolgtraject worden besproken.
Veelgemaakte fouten met een voorschotfactuur
Een paar fouten zorgen ervoor dat een voorschotfactuur je administratie juist ingewikkelder maakt in plaats van makkelijker. Let op deze punten.
- Geen btw berekenen over het voorschot, omdat je denkt dat die pas verschuldigd is bij de eindlevering
- Het voorschotbedrag niet aftrekken op de eindfactuur, waardoor de klant per ongeluk dubbel betaalt
- Geen verwijzing naar het factuurnummer van het voorschot op de eindfactuur opnemen
- Beginnen met leveren voordat het voorschot daadwerkelijk is ontvangen
- Een voorschotfactuur buiten de normale nummerreeks houden, terwijl het een volwaardige factuur is
Veelgestelde vragen
Mag je btw vragen over een voorschot dat je nog niet hebt geleverd?
Ja. Zodra je een voorschotfactuur verstuurt of het voorschot ontvangt, ben je btw verschuldigd over dat bedrag, ook al lever je de dienst of het product pas later. De btw op een voorschotfactuur werkt dus los van het moment van levering en moet in dezelfde periode worden aangegeven als waarin je de factuur stuurt of het geld ontvangt.
Wat is het verschil tussen een voorschotfactuur en een pro-formafactuur?
Een voorschotfactuur is een echte, rechtsgeldige factuur die aan alle factuureisen voldoet en die je moet inboeken en aangeven bij de btw-aangifte. Een pro-formafactuur is een voorlopig document zonder rechtsgeldigheid, dat je klant alleen een indicatie geeft en dat niet in je boekhouding thuishoort.
Hoeveel voorschot mag je vragen bij een opdracht?
Er staat geen wettelijk maximum op het percentage dat je als voorschot vraagt. In de praktijk liggen percentages tussen 20 en 50 procent van de totale opdrachtsom, afhankelijk van de opdrachtgrootte, de duur van het project en hoeveel materiaal of tijd je zelf vooraf moet investeren.
Wat gebeurt er als de klant de opdracht annuleert na het voorschot?
Dat hangt af van je eigen voorwaarden. Leg vooraf schriftelijk vast of het voorschot bij annulering terugbetaalbaar is, deels terugbetaalbaar is, of dat je het mag houden als vergoeding voor al gemaakte kosten en gereserveerde tijd. Zonder duidelijke afspraak ontstaat snel discussie.
Moet je een voorschotfactuur apart nummeren in je factuurreeks?
Ja, een voorschotfactuur is een volwaardige factuur en krijgt dus een eigen, opeenvolgend factuurnummer uit je normale reeks. Op de eindfactuur verwijs je naar dat nummer, zodat duidelijk is welk bedrag je al eerder in rekening hebt gebracht en verrekend.
Kernpunten
- Een voorschotfactuur is een echte factuur voor een deel van de opdrachtsom, vooruitbetaald voordat je levert
- Je bent btw verschuldigd op het moment van de voorschotfactuur of de ontvangst van het voorschot, niet pas bij levering
- Op de eindfactuur trek je het al gefactureerde voorschot, inclusief btw, af van het totaalbedrag
- Een pro-formafactuur is niet rechtsgeldig, een voorschotfactuur wel, met een eigen plek in je nummerreeks
- Een voorschot verkleint het risico op wanbetaling en financiert de voorinvestering bij grote opdrachten
Werk je vaak met grote opdrachten of lange projecten, dan is een vast voorschotpercentage in je offertesjabloon een kleine moeite die je later veel discussie bespaart. Voor de complete route van factureren, van opstellen tot omgaan met wanbetalers, lees je de gids over factureren als zzp'er.
Twijfel je over de juiste opbouw van je voorschot- en eindfactuur, stel je vraag op het ondernemen-forum van CreativeDeals.