Je betaalt iemand contant, en wilt zwart op wit dat het geld is overhandigd. Dat is precies waar een kwitantie voor dient: een simpel maar krachtig bewijs van betaling.
In dit artikel lees je de kwitantie betekenis, het verschil tussen een kwitantie en een factuur, hoe je een kwitantie maken aanpakt, en wat er allemaal op een correcte kwitantie moet staan.
Kwitantie betekenis: wat is het?
Een kwitantie is een document dat dient als schriftelijk bewijs van betaling. Het bevestigt dat een bepaald bedrag is ontvangen voor een product of dienst, oftewel dat de betaling is voldaan.
Je komt ook de term ontvangstbewijs of het Franse reçu tegen; het betekent allemaal hetzelfde. De kwitantie wordt afgegeven door degene die het geld ontvangt aan degene die betaalt — van schuldeiser aan schuldenaar.
Kort gezegd: een kwitantie is een bewijs dat een betaling daadwerkelijk heeft plaatsgevonden en dat iemand zijn schuld heeft voldaan.
Het verschil tussen een kwitantie en een factuur
Kwitantie en factuur worden vaak verward, maar ze doen het tegenovergestelde. Het verschil tussen kwitantie en factuur zit in het moment en het doel.
- Een factuur is een verzoek tot betaling dat je vóóraf verstuurt; de betaler moet daarna nog betalen
- Een kwitantie is een bewijs achteraf dat de betaling is ontvangen
Een ander verschil tussen een kwitantie en een factuur zijn de verplichte gegevens. Een factuur met btw bevat wettelijke gegevens zoals een KvK-nummer, btw-nummer en een factuurnummer; een kwitantie mag eenvoudiger zijn.
Wil je weten wanneer een factuur vaak verplicht is en hoe dat zit zonder inschrijving, lees dan ons artikel over een btw-nummer aanvragen.
Mag een particulier een kwitantie opstellen?
Ja. Waar een factuur sturen zonder KvK-inschrijving lastig is, mag een particulier een kwitantie altijd opstellen. Dat is vooral handig bij contante betalingen, bijvoorbeeld wanneer een particulier iets verkoopt aan een ander.
Een particulier zonder Kamer van Koophandel-inschrijving kan geen formele factuur met btw versturen, maar geeft in plaats van een factuur wél een kwitantie als betaalbewijs. Zo heeft de koper toch een betalingsbewijs voor zijn eigen administratie.
Een kwitantie maken: wat moet erop staan?
Het maken van een kwitantie is eenvoudig, maar er zijn een paar gegevens die op elke kwitantie horen te staan. Met alle verplichte gegevens erop heb je een professionele, correcte kwitantie.
- De datum van de transactie
- Het betaalde bedrag (en of er btw is verschuldigd)
- De namen van koper en verkoper, of de bedrijfsnaam en KvK-nummer bij een bedrijf
- Een korte omschrijving van het product of de dienst
- De vermelding dat het bedrag is "voldaan", met een handtekening
Je kunt een kwitantie opstellen in Word, of online een gratis kwitantie-model downloaden en invullen. Daarna kun je de kwitantie printen of versturen per e-mail. Een handige download bespaart je het werk om steeds opnieuw kwitanties te maken.
Kwitantie, de Belastingdienst en je boekhouding
Ook fiscaal is een kwitantie waardevol. Bedrijven die een kwitantie ontvangen, gebruiken die om hun kosten in de boekhouding te verwerken — net als bonnetjes en facturen.
Door die kosten netjes te onderbouwen, verlaag je je winst en wordt er per saldo minder belasting betaald. Bewaar daarom elke kwitantie zorgvuldig: de Belastingdienst kan erom vragen.
Verkoop je als particulier structureel spullen met winst, dan kan dat tellen als inkomsten uit overige werkzaamheden in box 1. De inkomsten uit kwitanties geef je dan op voor de inkomstenbelasting. Twijfel je, vraag dit dan na — dit is algemene informatie, geen fiscaal advies.
Veelgestelde vragen
Wat is de betekenis van een kwitantie?
Een kwitantie is een schriftelijk bewijs van betaling: een ontvangstbewijs dat bevestigt dat een bedrag is voldaan. Het Franse woord reçu betekent hetzelfde. Anders dan een factuur, die een betaalverzoek is, bevestigt een kwitantie dat er al betaald is.
Wat is het verschil tussen een kwitantie en een factuur?
Een factuur is een verzoek tot betaling dat je vooraf stuurt; een kwitantie is een bewijs dat de betaling is voldaan. Een factuur bevat vaak btw en wettelijke gegevens zoals een KvK-nummer en btw-nummer. Een kwitantie daarentegen mag eenvoudiger en mag ook een particulier opstellen.
Mag een particulier een kwitantie maken?
Ja. Een particulier mag een kwitantie opstellen, bijvoorbeeld wanneer hij iets verkoopt. Dat is vooral handig bij contante betalingen tussen particulieren, omdat een particulier zonder KvK-inschrijving geen formele factuur met btw kan sturen, maar wel een kwitantie als betalingsbewijs kan afgeven.
Hoe lang moet je een kwitantie bewaren?
Voor je eigen administratie is het verstandig je kwitanties te bewaren. Ondernemers zijn wettelijk verplicht hun administratie, inclusief kwitanties en bonnetjes, zeven jaar te bewaren voor de Belastingdienst, zodat ze kosten kunnen onderbouwen.
Kernpunten
- Een kwitantie is een schriftelijk bewijs van betaling (ontvangstbewijs); ze bevestigt dat een bedrag is voldaan
- Het verschil met een factuur: een factuur vraagt om betaling, een kwitantie bewijst dat er al betaald is
- Een particulier mag een kwitantie opstellen, ook zonder KvK-inschrijving — handig bij contante betalingen
- Op een correcte kwitantie staan datum, bedrag, namen van koper en verkoper, een omschrijving en "voldaan"
- Bewaar kwitanties voor je boekhouding; ondernemers moeten hun administratie zeven jaar bewaren
Een kwitantie kost je een minuut werk, maar voorkomt discussie achteraf over of er wel of niet betaald is. Of je nu ondernemer of particulier bent: leg een betaling altijd vast, en bewaar het bewijs.
Meer over betalen en administratie? Lees over voorbelasting en je btw-aangifte, hoe je een btw-nummer aanvraagt, of stel je vraag op het ondernemen-forum van CreativeDeals.