Een creditnota is een factuur waarmee je een eerder verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait. In plaats van een bedrag in rekening te brengen, corrigeer je er een fout, een verlaging of een kwijtschelding mee — het factuurbedrag staat er met een minteken op. Daarom wordt een creditnota ook wel creditfactuur genoemd: het is dus een factuur, maar dan met een negatief bedrag. Je gebruikt hem zodra een originele factuur niet meer klopt en je je administratie, je btw-aangifte en het tegoed van je klant netjes in lijn wilt brengen.
Veel ondernemers passen een foutieve factuur achteraf gewoon aan of gooien hem weg. Dat mag niet: een verzonden factuur staat vast in je boekhouding, en de enige juiste manier om hem te corrigeren is een creditnota. In dit artikel leg ik uit wat een creditnota is, wanneer je er een nodig hebt, hoe een creditnota werkt en hoe je er zelf een opstelt die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst en aansluit op jouw factuursysteem.
Wat is een creditnota?
Een creditnota is een document waarmee je een eerder uitgestuurde factuur corrigeert. Waar een gewone factuur een bedrag oplegt, compenseert een creditnota dat bedrag juist. Het is in feite een factuur met daarop een verlaging of een volledige terugdraaiing van wat je eerder in rekening bracht. Crediteren met een creditnota betekent dus: een deel of het geheel van een originele factuur ongedaan maken.
De kern zit in dat negatieve bedrag. Het bedrag op een creditnota is negatief, met een minteken voor het factuurbedrag, zodat het in je boekhouding tegen de oorspronkelijke factuur wegvalt. Stuur je een creditnota voor het volledige bedrag, dan maak je de originele factuur volledig ongedaan. Crediteer je een deel, dan blijft het restant van de factuur staan.
Belangrijk om te onthouden: een creditnota is een factuur, geen losse notitie. Voor het opstellen van een creditnota gelden dezelfde eisen als voor een normale factuur. Hij moet voldoen aan dezelfde wettelijke factuureisen, een eigen factuurnummer dragen en verwijzen naar de originele factuur die je corrigeert.
Het verschil tussen een creditnota en een factuur
Het verschil tussen een creditnota en een factuur is in de praktijk klein maar wezenlijk. Een normale factuur brengt geld in rekening; een creditnota trekt dat geld terug. Verder zijn ze inhoudelijk gelijk: beide documenten bevatten je bedrijfsgegevens, de klantgegevens, een specificatie, btw en een factuurnummer.
De verschillen op een rij:
- Richting van het bedrag — een factuur heeft een positief bedrag, een creditnota een negatief bedrag
- Doel — een factuur vordert betaling, een creditnota corrigeert of compenseert een eerdere factuur
- Verwijzing — een creditnota verwijst altijd naar de originele factuur die je crediteert
- Eisen — voor beide gelden dezelfde eisen qua factuurnummer, btw en verplichte gegevens
Omdat een creditnota aan dezelfde eisen moet voldoen als een gewone factuur, maak je hem het beste via hetzelfde proces als het maken van facturen. Verzin er geen apart sjabloon voor dat de helft van de verplichte gegevens mist.
Wanneer heb je een creditnota nodig?
Je hebt een creditnota nodig zodra een verzonden factuur niet meer klopt en je hem niet zomaar mag wijzigen. De meest voorkomende situaties:
- Een fout in de factuur — een verkeerd bedrag, het verkeerde aantal of een foutief btw-tarief op de oorspronkelijke factuur
- Een prijsverlaging achteraf — je geeft korting of een verlaging nadat de factuur al verstuurd is
- Retour of annulering — de klant stuurt een product terug of de dienst gaat niet door
- Kwijtschelding — je scheldt het factuurbedrag geheel of gedeeltelijk kwijt, bijvoorbeeld bij een coulanceregeling
- De klant betaalt niet — soms is een creditnota nodig om een oninbare factuur uit je administratie te halen
In al deze gevallen geldt dezelfde regel: je past de oorspronkelijke factuur niet aan en je verwijdert hem niet. Je laat de originele factuur staan en zet er een creditnota tegenover. Zo blijft het spoor in je boekhouding compleet — precies wat de Belastingdienst van je verwacht.
Hoe werkt een creditnota in je boekhouding?
Een creditnota werkt door het oorspronkelijke factuurbedrag in je administratie te neutraliseren. Je boekt de originele factuur als omzet, en de creditnota boek je als negatieve omzet. Onder de streep blijft over wat de klant daadwerkelijk verschuldigd is. De btw volgt diezelfde logica: de creditnota corrigeert ook de btw, zodat je in je btw-aangifte het juiste bedrag overhoudt en eventueel te veel afgedragen btw terugvordert.
Wat er daarna met het geld gebeurt, hangt af van de situatie. Heeft de klant de factuur nog niet betaald, dan verlaagt of vervalt simpelweg het openstaande bedrag. Heeft de klant de factuur al betaald, dan ontstaat er een tegoed. Dat tegoed betaal je terug, of je verrekent het met een nieuwe factuur of een volgende aankoop. Leg in je administratie vast welke route je kiest, zodat het bedrag niet ergens blijft hangen.
Een creditnota maken en versturen
Een creditfactuur maken doe je het makkelijkst vanuit je boekhoudprogramma. De meeste pakketten hebben een knop om vanuit een bestaande factuur direct een creditnota op te stellen, waarbij de gegevens en het btw-bedrag automatisch negatief worden overgenomen. Doe je het handmatig, zorg dan dat de volgende punten kloppen:
- Een eigen, opeenvolgend factuurnummer — de creditnota krijgt het volgende nummer in je reguliere reeks, net als een gewone factuur
- Verwijzing naar de originele factuur — vermeld het factuurnummer van de oorspronkelijke factuur die je crediteert
- Een negatief bedrag — zet een minteken voor het factuurbedrag en het bijbehorende btw-bedrag
- Alle verplichte gegevens — een creditnota moet aan dezelfde eisen voldoen als een normale factuur: jouw gegevens, de klantgegevens, datum en btw
- De reden van crediteren — kort vermelden waarom je crediteert, voorkomt vragen achteraf
Het versturen van een creditnota gaat vervolgens net als bij een gewone factuur: je stuurt hem naar de klant en bewaart een kopie in je administratie. De klant verwerkt de creditnota die hij ontvangt aan zijn kant, zodat ook zijn boekhouding en btw-aangifte weer kloppen. Verwerk daarna in je eigen administratie hoe het tegoed wordt afgehandeld — terugbetalen of verrekenen.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een creditnota en een factuur?
Een gewone factuur brengt een bedrag in rekening; een creditnota trekt een eerder gefactureerd bedrag juist terug. Inhoudelijk is een creditnota dus ook een factuur, maar dan met een negatief bedrag — het factuurbedrag staat er met een minteken op. Voor de rest gelden voor een creditnota dezelfde eisen als voor een normale factuur.
Moet er btw op een creditnota staan?
Ja. Een creditnota corrigeert ook de btw van de originele factuur. Je vermeldt het btw-bedrag negatief, zodat je het in je btw-aangifte kunt verrekenen. Heb je te veel btw afgedragen, dan vorder je dat via de creditnota en je aangifte terug bij de Belastingdienst.
Heeft een creditnota een eigen factuurnummer nodig?
Ja. Een creditnota krijgt een eigen, opeenvolgend factuurnummer dat aansluit op je reguliere nummering. Daarnaast verwijs je in de creditnota naar de originele factuur die je corrigeert, zodat je administratie en die van je klant kloppen.
Wat doe je met een creditnota als de klant al betaald heeft?
Heeft de klant de factuur al betaald, dan ontstaat er een tegoed. Je betaalt het bedrag terug, of je verrekent het met een nieuwe factuur of een volgende aankoop. Welke route je kiest, leg je vast in je administratie zodat het tegoed niet blijft zweven.
Kernpunten
- Een creditnota — ook wel creditfactuur genoemd — is een factuur met een negatief bedrag waarmee je een eerdere factuur corrigeert
- Je gebruikt hem bij fouten, prijsverlagingen, retouren, kwijtschelding of een oninbare factuur; de originele factuur blijft staan
- Voor een creditnota gelden dezelfde eisen als voor een gewone factuur: een eigen factuurnummer, btw en een verwijzing naar de originele factuur
- De creditnota neutraliseert het bedrag én de btw in je boekhouding, zodat je btw-aangifte klopt en je te veel afgedragen btw terugvordert
- Heeft de klant al betaald, dan ontstaat een tegoed dat je terugbetaalt of verrekent met een nieuwe factuur of volgende aankoop
Controleer of je boekhoudprogramma vanuit een bestaande factuur direct een creditnota kan opstellen — dat scheelt fouten met het negatieve bedrag en de btw. Spreek met jezelf af dat je een foutieve factuur nooit aanpast of verwijdert, maar altijd crediteert met een creditnota die verwijst naar de originele factuur. Zo houd je je administratie sluitend, je btw-aangifte correct en je klant tevreden, ook als er onderweg iets misgaat.