Een klant die je factuur niet betaalt, kost je tijd, geld en energie. Een incassobureau inschakelen is dan vaak de logische stap: een gespecialiseerde partij neemt de zaak uit handen en probeert je vordering te innen.
De buitengerechtelijke incassokosten komen daarbij voor rekening van de debiteur, en veel bureaus werken op basis van no cure no pay. In dit artikel lees je wanneer je een incassobureau mag inschakelen, wat het kost, hoe het proces verloopt en wat het verschil is met een deurwaarder of incasso-advocaat.
Wanneer kun je een incassobureau inschakelen?
Het begint bij je eigen administratie. Is de betalingstermijn van je factuur verstreken, stuur dan eerst zelf een betalingsherinnering en daarna een aanmaning.
Voor een particuliere debiteur is dat geen vrijblijvende stap: je bent verplicht een zogeheten 14-dagenbrief te sturen. Betaalt de consument binnen 14 dagen na die brief, dan mag je geen incassokosten rekenen.
Levert dat niets op, dan kun je een incassobureau inschakelen om de onbetaalde factuur alsnog geïnd te krijgen. Hoe eerder je dit doet na een verstreken betalingstermijn, hoe groter de kans op succes — oude vorderingen zijn lastiger te incasseren.
Mag je een incassobureau inschakelen?
Ja. Als schuldeiser heb je altijd het recht om hulp in te schakelen bij het innen van een terechte vordering. Of de debiteur nu een particulier of een zakelijke klant is, je mag een incassobureau inschakelen zodra er niet wordt betaald.
Het verschil zit in de regels die gelden. Bij een particulier gelden strengere regels: de verplichte 14-dagenbrief en een wettelijk gemaximeerde berekening van de incassokosten. Bij zakelijke incasso (B2B) heb je meer ruimte, zeker als je in je algemene voorwaarden afspraken over incassokosten hebt vastgelegd.
Incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat?
Deze drie worden vaak door elkaar gehaald, maar ze doen iets anders. De keuze tussen een incassobureau of deurwaarder hangt af van hoe ver je in het traject zit.
- Incassobureau — werkt buitengerechtelijk: aanmaningen, telefonisch contact en onderhandelen om je betaald te krijgen. Het heeft geen wettelijke bevoegdheden.
- Gerechtsdeurwaarder — een openbaar ambtenaar die wél een dagvaarding mag betekenen, een vonnis kan uitvoeren en beslag kan leggen op bijvoorbeeld loon of bezittingen.
- Incasso-advocaat — nodig voor de gerechtelijke procedure bij grotere of complexe vorderingen; advocaten hebben de juridische kennis en zijn gebonden aan de Orde van Advocaten.
In de praktijk begint vrijwel elk incassotraject bij een incassobureau. Lukt buitengerechtelijk innen niet, dan volgt de stap naar de rechter, waarvoor je een deurwaarder inschakelt of een incasso-advocaat inschakelt.
Wat kost een incassobureau? Incassokosten en no cure no pay
Het goede nieuws: de buitengerechtelijke incassokosten komen voor rekening van de debiteur, niet van jou. Die kosten zijn wettelijk genormeerd via een staffel: een percentage van de vordering met een minimum van € 40. Hoe hoger de vordering, hoe lager het percentage.
Daarbovenop werken veel incassobureaus op basis van no cure no pay. Bij zo'n no pay incasso betaal je alleen als het bureau de vordering daadwerkelijk weet te innen — slaagt het niet, dan kost het je niets. De wettelijke incassokosten worden immers op de debiteur verhaald.
Let wel op de bijkomende kosten als het tot een gerechtelijk traject komt. Griffierecht, deurwaarderskosten en eventuele kosten voor een advocaat vallen buiten de buitengerechtelijke incassokosten, al worden die bij een gewonnen zaak vaak (deels) op de debiteur verhaald.
Het incassotraject stap voor stap
Een incassobureau werkt gestructureerd. Het traject valt grofweg in twee delen uiteen.
1. Buitengerechtelijk. Het incassobureau stuurt aanmaningen, neemt contact op met de debiteur en probeert tot betaling of een regeling te komen. Vaak kun je via een online portal je dossier inzien en de voortgang volgen. De meeste zaken worden in deze fase opgelost.
2. Gerechtelijk. Blijft betaling uit, dan volgt de stap naar de rechter: een dagvaarding, en bij toewijzing een vonnis. Met dat vonnis kan een deurwaarder beslag leggen om je geld alsnog te krijgen. Deze fase is duurder en trager, dus buitengerechtelijk slagen is altijd te verkiezen.
Wet- en regelgeving: de Wet kwaliteit incassodienstverlening
Sinds 1 april 2024 geldt de Wet kwaliteit incassodienstverlening (WKI). Die wet stelt kwaliteitseisen aan incassobureaus en verplicht ze zich te registreren in een openbaar register, dat wordt beheerd door screeningsautoriteit Justis.
Voor jou als schuldeiser is dat een handig filter. Controleer of het bureau dat je inschakelt geregistreerd is en zich aan de wet- en regelgeving houdt. Een geregistreerd, professioneel bureau werkt netjes — wat ook je klantrelatie beschermt.
Zakelijke incasso, B2B en internationale incasso
Bij zakelijke incasso tussen bedrijven (B2B) gelden soepeler regels dan bij een particulier. Heb je in je algemene voorwaarden vastgelegd welke incassokosten en rente je rekent bij te late betaling, dan kun je die afspraken benutten.
Heeft je debiteur in het buitenland niet betaald, dan is internationale incasso mogelijk via bureaus die daarin gespecialiseerd zijn. Reken daarbij op een langere doorlooptijd en specifieke kennis van het recht in het betreffende land.
Eén afweging blijft bij elke incasso belangrijk: de relatie met je klant. Een goed bureau int je vordering zonder onnodig de klantrelatie te beschadigen — soms is een vriendelijke maar duidelijke aanpak effectiever dan meteen de hardste route kiezen.
Veelgestelde vragen
Mag je een incassobureau inschakelen?
Ja. Als een klant na de betalingstermijn en een aanmaning niet betaalt, mag je altijd een incassobureau inschakelen om je vordering te innen. Bij een particuliere debiteur ben je wel verplicht eerst een aanmaning (de 14-dagenbrief) te sturen voordat je incassokosten in rekening mag brengen.
Wat kost een incassobureau?
De buitengerechtelijke incassokosten komen voor rekening van de debiteur. Ze zijn wettelijk gemaximeerd via een staffel met een minimum van € 40. Veel bureaus werken bovendien op basis van no cure no pay: je betaalt alleen als ze de vordering daadwerkelijk innen. Let op eventuele bijkomende kosten bij een gerechtelijk traject.
Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?
Een incassobureau werkt buitengerechtelijk: het stuurt aanmaningen, belt en onderhandelt om je betaald te krijgen, maar heeft geen wettelijke bevoegdheden. Een gerechtsdeurwaarder is een openbaar ambtenaar die wél een dagvaarding mag betekenen, een vonnis kan uitvoeren en beslag kan leggen.
Wanneer schakel je een incassobureau in?
Zodra de betalingstermijn is verstreken en je eigen herinneringen geen resultaat hebben opgeleverd. In de praktijk: na een of meer aanmaningen zonder betaling. Hoe sneller je handelt, hoe groter de kans dat je de factuur alsnog betaald krijgt.
Kernpunten
- Je mag een incassobureau inschakelen zodra de betalingstermijn is verstreken en aanmaningen geen resultaat hebben; bij een particulier is eerst een 14-dagenbrief verplicht
- De buitengerechtelijke incassokosten komen voor rekening van de debiteur: een wettelijke staffel met een minimum van € 40
- Veel bureaus werken op basis van no cure no pay — je betaalt alleen bij succesvolle incasso
- Een incassobureau werkt buitengerechtelijk; voor dagvaarding, vonnis en beslag leggen heb je een deurwaarder (en soms een incasso-advocaat) nodig
- Kies sinds de Wet kwaliteit incassodienstverlening (2024) een geregistreerd bureau, en houd rekening met je klantrelatie
Heb je een onbetaalde factuur die maar blijft liggen? Stuur eerst zelf een duidelijke aanmaning (bij een particulier de 14-dagenbrief), en blijft betaling uit, schakel dan een geregistreerd incassobureau in dat op no cure no pay-basis werkt.
Voorkomen is beter dan innen: leg je betalingstermijn en incassokosten vooraf vast in je facturen en algemene voorwaarden. Vragen over incasso, facturen of debiteurenbeheer? Stel ze op het ondernemen-forum van CreativeDeals.