Een pro forma factuur is een voorlopige, onofficiële factuur die je een klant stuurt voordat de echte factuur volgt. De term pro forma betekent letterlijk 'voor de vorm': het document ziet eruit als een gewone factuur, met producten of diensten, bedragen en betaalgegevens, maar het is niet rechtsgeldig en telt niet mee in je boekhouding. Je gebruikt een proforma factuur vooral om een vooruitbetaling te vragen, om een klant een definitief overzicht te geven na een geaccepteerde offerte, of om internationale transacties soepel door de douane te krijgen.
Veel ondernemers verwarren de proforma factuur met een offerte of denken dat het een volwaardige factuur is. Allebei kan je in de problemen brengen — met je klant of met de Belastingdienst. In dit artikel leg ik uit wat een pro forma factuur precies is, wanneer je hem gebruikt, wat het verschil is met een gewone factuur en een offerte, en hoe je zelf een proforma factuur opstelt die klopt en netjes aansluit op je factuursysteem.
Wat is een pro forma factuur?
Een pro forma factuur is een voorlopige factuur die alvast laat zien wat een klant kan verwachten, zonder dat het een officiële betalingsverplichting in je administratie creëert. De Latijnse term pro forma betekent 'voor de vorm', en dat dekt de lading: het is een factuur voor de vorm, geen echte factuur. Internationaal heet zo'n document een proforma invoice.
Het belangrijkste om te onthouden: een proforma factuur is geen officiële factuur en is dus niet rechtsgeldig. Je boekt hem niet in, hij hoeft geen definitief factuurnummer te hebben, en de klant kan er geen btw mee terugvorderen. Het is puur een voorlopig overzicht van de producten of diensten die je gaat leveren en het bedrag dat daarbij hoort. Pas de definitieve factuur die daarna volgt, is het rechtsgeldige document dat meetelt voor je boekhouding en de Belastingdienst.
Toch is de proforma factuur meer dan een formaliteit. Hij geeft de klant zekerheid over wat hij gaat betalen en waarvoor, en hij geeft jou een instrument om een betaling in gang te zetten voordat je iets levert. Die combinatie maakt het een handig tussenstation tussen de offerte en de echte factuur.
Het verschil tussen een proforma factuur en een gewone factuur
Het verschil met een gewone factuur zit hem niet in hoe het document eruitziet, maar in de juridische status. Een normale factuur is een rechtsgeldig document: hij verplicht de klant tot betaling, telt mee in de boekhouding van beide partijen en moet aan strikte factuureisen voldoen. Een proforma factuur mist die status volledig.
De praktische verschillen op een rij:
- Rechtsgeldigheid — de officiële factuur is rechtsgeldig; de proforma factuur is dat niet
- Boekhouding — een gewone factuur boek je in en draagt btw af; een pro forma factuur laat je buiten je administratie
- Nummering — de echte factuur krijgt een definitief factuurnummer dat aansluit op je chronologische nummering; de proforma factuur valt daarbuiten
- Moment — de definitieve factuur verstuur je bij of na levering; de voorlopige factuur stuur je ervoor
De verwarring ontstaat doordat een proforma factuur er vrijwel identiek uitziet aan een echte factuur. Daarom vermeld je er altijd duidelijk "pro forma" op, zodat zowel je klant als je boekhouder direct ziet dat dit nog niet de definitieve factuur is.
Proforma factuur vs offerte: wat is het verschil?
De proforma factuur wordt ook vaak verward met een offerte, maar ze hebben een ander doel. Een offerte is een vrijblijvend voorstel waarmee je een klant nog moet overtuigen: hierin staat wat je kunt leveren en tegen welke prijs, en de klant beslist of hij akkoord gaat. Bij een offerte moet je de klant vaak nog overtuigen om ja te zeggen.
Een proforma factuur komt meestal later in het proces, wanneer de klant een offerte heeft geaccepteerd. Het overtuigen is dan voorbij; nu gaat het om bevestigen en betalen. De pro forma factuur oogt zakelijker dan een offerte — met bedrijfs- en betaalgegevens, een specificatie van product of dienst en een totaalbedrag — en bereidt de daadwerkelijke transactie voor. Kort gezegd: de offerte verkoopt, de proforma factuur bevestigt de deal en zet de vooruitbetaling in gang.
Wanneer gebruik je een proforma factuur?
Proforma facturen worden vaak gebruikt in situaties waarin je een betaling of bevestiging nodig hebt voordat er een rechtsgeldige factuur kan ontstaan. De meest voorkomende gevallen:
- Vooruitbetaling vragen — wil je (een deel van) het bedrag vooraf ontvangen, dan stuur je een proforma factuur als basis voor die vooruitbetaling of aanbetaling
- Internationale transacties — bij export heeft de douane vaak een proforma factuur nodig om de waarde van de zending te bepalen voor de douaneformaliteiten
- Na een geaccepteerde offerte — als bevestiging van de afspraak, voordat je de definitieve factuur verstuurt
- Bij een aanvraag — soms wordt een proforma factuur aangevraagd zodat een klant intern budget of toestemming kan regelen
De rode draad: je gebruikt een proforma factuur wanneer je de afspraak en het bedrag wilt vastleggen, maar er nog geen officiële factuur in je boekhouding hoort te belanden. Zodra de levering of de betaling rond is, maak je een nieuwe — de echte, rechtsgeldige factuur.
Waarom een pro forma factuur handig is
De waarde van een pro forma factuur zit in de zekerheid die hij beide partijen geeft. Voor de klant is het een helder, definitief overzicht van wat hij gaat ontvangen en betalen, zonder verrassingen. Voor jou als ondernemer is het een manier om vooruitbetaling te vragen zonder meteen een rechtsgeldige factuur te hoeven uitschrijven die je later misschien moet corrigeren.
Stel: een klant gaat akkoord met je offerte, maar je wilt eerst vijftig procent aanbetaling voordat je begint. Een proforma factuur biedt dan precies wat je nodig hebt. De klant ziet een professioneel document met alle bedragen en betaalgegevens, doet de aanbetaling, en jij begint pas daarna met leveren. Loopt er onderweg nog iets anders — een gewijzigd aantal, een extra dienst — dan pas je het simpelweg aan, want er staat nog niets vast in je administratie. Bij een echte factuur zou je een creditfactuur moeten maken; bij een proforma factuur vraag je gewoon de wijzigingen aan en stuur je een nieuwe.
Een pro forma factuur opstellen
Een proforma factuur maken doe je het makkelijkst vanuit je bestaande factuursysteem: de meeste boekhoudpakketten hebben een aparte optie om een proforma factuur te versturen, los van je officiële facturen. Inhoudelijk lijkt het document sterk op een gewone factuur, met één belangrijk verschil in de nummering. Wat er op een proforma factuur hoort te staan:
- De vermelding "pro forma" — duidelijk zichtbaar, zodat niemand het verwart met een definitieve factuur
- Je bedrijfs- en betaalgegevens — naam, adres, KVK- en btw-nummer en het rekeningnummer voor de betaling
- De gegevens van de klant — aan wie de levering en de uiteindelijke factuur gericht zijn
- Een specificatie — de producten of diensten die je gaat leveren, met aantallen en prijzen
- Het totaalbedrag — inclusief btw, zodat de klant precies weet wat hij betaalt
- Géén definitief factuurnummer — gebruik eventueel een eigen referentie, maar houd de chronologische nummering vrij voor de echte factuur
Let goed op die nummering. Geef je een proforma factuur hetzelfde factuurnummer als een latere echte factuur, of laat je hem meelopen in je officiële reeks, dan loopt je administratie spaak. De proforma factuur valt buiten de chronologische nummering; pas de definitieve factuur krijgt het volgende officiële nummer dat netjes op je boekhouding aansluit.
Zodra de klant heeft betaald of de levering plaatsvindt, verstuur je de rechtsgeldige factuur. Die officiële factuur moet aan alle wettelijke factuureisen voldoen en is het document dat je inboekt. Zo gebruik je het gemak van een voorlopige factuur, zonder dat je fiscale administratie eronder lijdt.
Veelgestelde vragen
Is een pro forma factuur rechtsgeldig?
Nee. Een proforma factuur is geen officiële factuur en dus geen rechtsgeldig document voor je boekhouding. Het is een voorlopige factuur die de klant laat zien wat hij kan verwachten. Pas de definitieve factuur die je na levering of betaling verstuurt, telt fiscaal mee en moet aan de wettelijke factuureisen voldoen.
Wat is het verschil tussen een offerte en een proforma factuur?
Een offerte is een vrijblijvend voorstel waarmee je een klant nog moet overtuigen. Een proforma factuur gebruik je meestal nadat de klant een offerte heeft geaccepteerd: hij oogt als een echte factuur, met bedragen en betaalgegevens, maar is nog niet rechtsgeldig. De offerte verkoopt, de pro forma factuur bevestigt en bereidt de betaling voor.
Mag een proforma factuur een factuurnummer hebben?
Een proforma factuur hoeft geen definitief factuurnummer te hebben en krijgt dat bij voorkeur ook niet. Het document valt buiten je officiële, chronologische nummering. Pas wanneer je de echte factuur opstelt, ken je het volgende nummer toe dat aansluit op je boekhouding. Zo houd je je administratie kloppend.
Wanneer stuur je een proforma factuur?
Je verstuurt een proforma factuur als je vooruitbetaling of een aanbetaling wilt vragen, bij internationale transacties voor de douaneformaliteiten, of wanneer een klant een voorlopig overzicht nodig heeft voordat de definitieve factuur volgt. In al die gevallen wil je de afspraak vastleggen zonder dat er al een rechtsgeldige factuur in je boekhouding belandt.
Kernpunten
- Een pro forma factuur is een voorlopige, onofficiële factuur die niet rechtsgeldig is en niet meetelt in je boekhouding
- Pro forma betekent 'voor de vorm': het document oogt als een echte factuur, maar dient ter bevestiging, niet als betalingsbewijs
- Het verschil met een gewone factuur zit in de juridische status en de nummering; het verschil met een offerte zit in het moment en het doel
- Je gebruikt een proforma factuur voor vooruitbetaling, internationale transacties en bevestiging na een geaccepteerde offerte
- Houd de proforma factuur buiten je chronologische nummering en stuur na levering of betaling alsnog de rechtsgeldige factuur
Controleer of je boekhoudpakket een aparte optie heeft om een proforma factuur te versturen, los van je officiële facturen. Maak een vaste template met de vermelding "pro forma", je bedrijfs- en betaalgegevens en een duidelijke specificatie, en spreek met jezelf af dat zo'n document nooit een definitief factuurnummer krijgt. Zo gebruik je de proforma factuur waarvoor hij bedoeld is — afspraken bevestigen en vooruitbetaling vragen — terwijl je administratie strak blijft op het moment dat de echte factuur de deur uitgaat.