Een klant die niet betaalt kost je geen omzet, want die factuur staat al in je boeken. Het kost je cashflow, tijd en soms je goede humeur. De aanpak van een wanbetaler kent een vaste volgorde: herinnering, aanmaning, wettelijke rente, incasso en als het echt nodig is de rechter.
In dit artikel loop je die volgorde stap voor stap door, inclusief hoeveel rente en incassokosten je mag rekenen, wanneer factoring een uitweg biedt, en hoe je de btw over een oninbare factuur terugvraagt bij de Belastingdienst.
Wat doe je als een klant niet betaalt?
Je bouwt het traject op in stappen, van vriendelijk naar formeel. Zo bescherm je je positie én je klantrelatie.
- Betalingsherinnering: een vriendelijk berichtje kort na het verstrijken van de termijn
- Aanmaning: een formele brief met een laatste betaaltermijn, verplicht bij particulieren
- Wettelijke rente en incassokosten: vanaf het moment dat de klant in verzuim is
- Incassobureau of factoring: een derde partij int de vordering of koopt de factuur van je over
- Gerechtelijke procedure: een dagvaarding en eventueel beslag via een deurwaarder
De meeste wanbetalers haken al af bij de eerste of tweede stap. Hoe sneller je reageert op een verstreken termijn, hoe groter de kans dat je zonder gedoe alsnog wordt betaald.
Stap 1: de betalingsherinnering sturen
Stuur een herinnering zodra de betaaltermijn is verstreken, het liefst binnen een paar dagen. Wachten helpt niemand, en hoe langer een factuur openstaat, hoe lastiger die uiteindelijk te innen is.
Houd de toon zakelijk maar niet dreigend. Vermeld het factuurnummer, het bedrag en de oorspronkelijke vervaldatum, en vraag om betaling binnen bijvoorbeeld zeven dagen.
Een goede herinnering voorkomt escalatie. Veel klanten zijn de factuur simpelweg vergeten of hebben een intern proces waar je factuur in vaststaat.
Stap 2: de aanmaning en de 14-dagenbrief
Reageert de klant niet op je herinnering, dan volgt een aanmaning: een formele brief met een laatste, harde betaaltermijn. Daarna kun je verdere stappen zetten.
Bij een particuliere klant ligt dat wettelijk vast. Je bent verplicht een aanmaning te sturen, de zogeheten 14-dagenbrief, waarin je de klant nog veertien dagen de tijd geeft om zonder extra kosten te betalen.
Betaalt de consument binnen die veertien dagen, dan mag je geen incassokosten rekenen. Vergeet je die brief, dan kun je later ook geen incassokosten claimen.
Bij een zakelijke klant (B2B) gelden soepelere regels. Heb je incassokosten en rente vastgelegd in je algemene voorwaarden, dan kun je die vanaf het verzuim direct toepassen, ook zonder aparte 14-dagenbrief.
Wettelijke rente en incassokosten berekenen
Zodra een klant in verzuim is, mag je wettelijke rente rekenen over het openstaande bedrag. Welk percentage geldt, hangt af van wie er niet betaalt.
Voor overeenkomsten met consumenten geldt de gewone wettelijke rente, sinds 1 januari 2026 vastgesteld op 4%. Voor overeenkomsten tussen bedrijven en met overheden geldt de wettelijke handelsrente, sinds 1 juli 2025 vastgesteld op 10,15%.
Deze percentages worden twee keer per jaar herzien door de Rijksoverheid, dus controleer het actuele percentage voordat je een bedrag opstelt.
Naast rente mag je buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. Die zijn wettelijk gemaximeerd via een staffel, met een minimum van 40 euro, en komen voor rekening van de debiteur, niet van jou.
Twijfel je hoeveel incassokosten je mag rekenen, gebruik dan de incassokosten-calculator. Die rekent de staffel automatisch voor je uit op basis van het openstaande bedrag.
Stap 3: een incassobureau inschakelen
Levert je eigen aanmaning niets op, dan is een incassobureau de logische volgende stap. Het bureau neemt het contact met de wanbetaler over en probeert de vordering buitengerechtelijk te innen.
Veel bureaus werken op basis van no cure no pay: je betaalt alleen als de vordering daadwerkelijk wordt geïnd. De incassokosten worden immers al op de debiteur verhaald.
Sinds 1 april 2024 geldt de Wet kwaliteit incassodienstverlening, die bestaande incassobureaus vanaf 1 april 2025 verplicht tot registratie; vanaf 1 oktober 2026 vervalt bovendien het recht op incassokosten en rente bij een ongeregistreerd bureau. Kies daarom altijd een geregistreerd bureau, zo bescherm je ook je eigen reputatie richting klanten.
Lees in het artikel over een incassobureau inschakelen precies hoe het traject verloopt en wat het verschil is met een deurwaarder.
Factoring: sneller aan je geld zonder te wachten
Factoring is geen incasso, maar een manier om je cashflow op orde te houden terwijl je op betaling wacht. Je verkoopt je openstaande factuur aan een factormaatschappij.
Die betaalt meestal tachtig tot negentig procent van het factuurbedrag direct aan je uit, vaak binnen een dag. De rest volgt zodra de klant heeft betaald, na aftrek van de factoringkosten.
Factoringkosten liggen doorgaans tussen de 1 en 6% van het factuurbedrag, afhankelijk van het risico op de debiteur en de gekozen vorm. Bij het ene model betaal je per factuur, bij het andere draag je je hele debiteurenportefeuille over.
Factoring is vooral interessant als je structureel lang op betaling wacht en groei belangrijker is dan een paar procent marge. Voor een enkele vervelende wanbetaler is een aanmaning of incassobureau vaak goedkoper.
Let op: bij sommige vormen van factoring gaat het debiteurenrisico deels of geheel over naar de factormaatschappij, bij andere blijft dat risico bij jou liggen. Vraag dat altijd na voordat je tekent.
Btw terugvragen bij een oninbare vordering
Betaal je klant helemaal niet, dan heb je wel al btw afgedragen over een factuur die je nooit ontvangt. Die btw kun je terugvragen bij de Belastingdienst.
Een vordering geldt uiterlijk als oninbaar één jaar na het verstrijken van de afgesproken betalingstermijn. Werd geen termijn afgesproken, dan telt de wettelijke termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur.
Je hoeft niet te wachten tot dat jaar voorbij is als eerder al duidelijk is dat de klant niet gaat betalen, bijvoorbeeld bij een faillissement. Dan mag je de btw eerder terugvragen.
Verwerk het terug te vragen bedrag in de btw-aangifte over het tijdvak waarin de termijn afloopt, als negatieve post bij je verschuldigde btw. Wacht je langer, dan kan de Belastingdienst de teruggave weigeren.
Betaalt de klant later alsnog, geheel of gedeeltelijk, dan geef je die btw weer aan in de aangifte over het tijdvak waarin je het geld ontvangt.
Wanbetalers voorkomen: voorkomen is beter dan innen
De beste wanbetaler is er een die je nooit als klant aanneemt. Een paar simpele maatregelen schelen achteraf veel gedoe.
Zet een duidelijke betaaltermijn en incassovoorwaarden in je algemene voorwaarden en op elke factuur. Zo sta je juridisch sterker als een klant niet betaalt.
Vraag bij grotere opdrachten of nieuwe klanten om een aanbetaling of een deel vooraf. Dat beperkt je risico als het misgaat.
Gebruik een correcte, volledige factuur volgens de eisen voor het factuur maken als zzp'er. Een factuur met alle verplichte gegevens staat juridisch sterker in een incassotraject dan een onvolledige.
Twijfel je bij een grote order over de betaalbereidheid van een nieuwe klant, stuur dan eerst een vrijblijvende pro forma factuur ter bevestiging voordat je definitief factureert.
Veelgemaakte fouten bij wanbetalers aanpakken
Een paar fouten kosten je onnodig geld of vertragen je incassotraject. Deze zie je het vaakst:
- Geen 14-dagenbrief sturen naar een particuliere klant, waardoor je later geen incassokosten mag rekenen
- Te lang wachten met de eerste herinnering, waardoor de vordering moeilijker te innen wordt
- De btw over een oninbare vordering niet op tijd terugvragen bij de Belastingdienst
- Een niet-geregistreerd incassobureau inschakelen dat niet voldoet aan de Wet kwaliteit incassodienstverlening
- Factoring gebruiken voor een eenmalige wanbetaler in plaats van voor structurele cashflowproblemen
Veelgestelde vragen
Wat is een wanbetaler?
Een wanbetaler is een klant die een factuur niet op tijd betaalt, ook niet na het verstrijken van de betalingstermijn. Dat kan komen door eigen geldproblemen, onenigheid over de levering, of gewoon slordigheid. Blijft betaling structureel uit, dan spreek je van een chronische wanbetaler.
Mag je meteen incassokosten rekenen als een klant niet betaalt?
Bij een zakelijke klant mag dat sneller, zeker als je algemene voorwaarden dat regelen. Bij een particuliere klant ben je verplicht eerst een aanmaning te sturen, de 14-dagenbrief, voordat je incassokosten in rekening brengt. Betaalt de klant binnen die termijn alsnog, dan reken je geen kosten.
Wat is factoring en is het aan te raden bij wanbetalers?
Bij factoring verkoop je je openstaande facturen aan een factormaatschappij, die meestal tachtig tot negentig procent van het bedrag direct uitbetaalt. Je krijgt sneller je geld en een deel van het risico op wanbetaling verschuift mee. Het kost wel een percentage van de factuurwaarde, dus reken uit of dat opweegt tegen je cashflowprobleem.
Kun je de btw terugvragen als een klant niet betaalt?
Ja. Zodra duidelijk is dat een vordering oninbaar is, en uiterlijk een jaar na het verstrijken van de betalingstermijn, mag je de afgedragen btw over die factuur terugvragen bij de Belastingdienst. Je verwerkt dat bedrag in de btw-aangifte over het tijdvak waarin die termijn afloopt.
Kernpunten
- Bouw het traject stap voor stap op: herinnering, aanmaning, wettelijke rente en incassokosten, incassobureau of factoring, en pas als laatste een gerechtelijke procedure
- Bij particuliere klanten is de 14-dagenbrief verplicht voordat je incassokosten in rekening mag brengen
- De wettelijke rente is sinds 1 januari 2026 4% voor consumenten en sinds 1 juli 2025 10,15% voor handelstransacties tussen bedrijven
- Factoring geeft je snel cashflow door facturen te verkopen, maar kost 1 tot 6% van het factuurbedrag
- Btw over een oninbare vordering vraag je terug zodra dat duidelijk is, en uiterlijk een jaar na de betalingstermijn
Een wanbetaler hoeft geen verloren omzet te betekenen, mits je op tijd de juiste stap zet. Stuur snel een herinnering, ken de wettelijke termijnen en percentages, en schakel op tijd een incassobureau of factormaatschappij in als het nodig is.
Wil je vooraf al een sterkere positie, gebruik dan de gratis factuurgenerator of stel je vraag op het ondernemen-forum van CreativeDeals.