Een jaarrekening vat je financiële jaar samen in een balans en een winst-en-verliesrekening. Een eenmanszaak is niet verplicht om een formele jaarrekening te maken, maar heeft de cijfers wel nodig voor de aangifte. Een bv moet de jaarrekening opstellen en in verkorte vorm deponeren bij de KVK.
In dit artikel lees je wat er precies in een jaarrekening staat, wat het verschil is met een jaarverslag, wanneer het verplicht is, en of je 'm zelf maakt, met software, of laat samenstellen door een boekhouder.
Wat staat er precies in een jaarrekening?
Een jaarrekening bestaat uit drie onderdelen: een balans, een winst-en-verliesrekening en een toelichting. Samen laten die zien wat je bezit, wat je schuldig bent en wat je in het boekjaar hebt verdiend.
De balans is een momentopname, meestal op 31 december. Aan de ene kant staan je bezittingen, zoals de bank, debiteuren en inventaris. Aan de andere kant staan je schulden en je eigen vermogen, wat overblijft als je alle schulden van je bezittingen aftrekt.
De winst-en-verliesrekening telt de omzet en de kosten van het hele jaar bij elkaar op. Het verschil is je winst of je verlies over dat boekjaar.
De toelichting legt uit hoe je bepaalde posten hebt gewaardeerd en geeft context bij bijzondere bedragen, zoals een grote voorziening of een afschrijving. Twijfel je over begrippen zoals een stelpost of een voorziening op de balans, lees dan het artikel over boekhoudbegrippen op de balans.
Volgens de KVK bepaalt de omvang van je onderneming hoeveel van deze gegevens je uiteindelijk openbaar moet maken. Zie de uitleg van de KVK over de jaarrekening voor de precieze onderdelen per bedrijfsgrootte.
Jaarrekening of jaarverslag: niet hetzelfde document
Een jaarrekening bestaat uit cijfers, een jaarverslag is een tekstueel verhaal. Verwar ze niet met elkaar, want de verplichtingen verschillen flink.
De jaarrekening geldt al vanaf de kleinste bv en bestaat uit de balans, de winst-en-verliesrekening en de toelichting. Het jaarverslag, ook wel bestuursverslag genoemd, gaat over de gang van zaken, de belangrijkste ontwikkelingen en de verwachtingen voor het komende jaar.
Een jaarverslag is pas verplicht vanaf de bedrijfsklasse middelgroot. Een micro- of kleine bv stelt dus meestal alleen een jaarrekening op, zonder apart jaarverslag.
Wanneer is een jaarrekening verplicht?
De verplichting hangt volledig af van je rechtsvorm. Een eenmanszaak heeft geen wettelijke jaarrekeningplicht, een bv wel.
Run je een eenmanszaak of een vof, dan hoef je geen formele jaarrekening op te stellen of te deponeren. Je stelt aan het einde van je boekjaar wel een balans en een winst-en-verliesrekening op, want die cijfers gebruik je voor je aangifte inkomstenbelasting.
Ook een bank of investeerder vraagt vaak om deze cijfers bij een kredietaanvraag of een financieringsronde. Zonder een nette balans en winst-en-verliesrekening kun je dan geen goed beeld geven van je bedrijf.
Heb je een bv, dan is een jaarrekening wel wettelijk verplicht. Het bestuur stelt de jaarrekening op, de aandeelhoudersvergadering keurt die goed, en daarna deponeer je 'm bij de KVK.
Los van de vorm van de jaarrekening geldt voor iedere ondernemer een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar voor de administratie, en de jaarrekening is daar onderdeel van. Meer over je administratie in het algemeen lees je in het artikel over je administratie op orde brengen.
Hoeveel moet een bv precies laten zien?
Een bv valt in een bedrijfsklasse op basis van het balanstotaal, de netto-omzet en het aantal werknemers, en die klasse bepaalt hoeveel gegevens je openbaar maakt.
Een micro-onderneming deponeert alleen een verkorte balans, zonder toelichting en zonder winst-en-verliesrekening. Een kleine onderneming deponeert een verkorte balans met beperkte toelichting, ook zonder winst-en-verliesrekening en zonder accountantsverklaring.
De meeste zzp-bv's en kleine bedrijven vallen ruim binnen de categorie micro of klein, en hebben dus relatief weinig verplichte openbaarmaking.
Daarnaast geldt een harde deadline: je jaarrekening moet uiterlijk twaalf maanden na afloop van je boekjaar bij de KVK zijn gedeponeerd. Alle details over de klasse-indeling, de exacte termijnen en de stappen om zelf te deponeren lees je in het artikel over jaarrekening deponeren bij de KVK.
Zelf maken, met software, of laten samenstellen?
Je hebt in de praktijk drie routes om je jaarrekening te maken: helemaal zelf, met boekhoudsoftware, of laten samenstellen door een boekhouder of accountant.
Werk je als eenmanszaak met een overzichtelijke administratie, dan kun je de balans en winst-en-verliesrekening soms zelf opstellen, zeker als je het hele jaar netjes hebt geboekt. Het risico is dat je fouten maakt in de waardering van bijvoorbeeld voorraad of afschrijvingen, waardoor je aangifte niet klopt.
Boekhoudsoftware bouwt de balans en de winst-en-verliesrekening automatisch op uit je ingevoerde facturen en bonnetjes. Dat scheelt veel handwerk, maar de software controleert niet of je alles fiscaal juist hebt verwerkt.
Laat je de jaarrekening samenstellen door een boekhouder, dan controleert die je cijfers, verwerkt de juiste fiscale regels en zet alles om naar het verplichte formaat voor de KVK. Voor de meeste micro- en kleine bv's is dat de veiligste route, zeker als je zelf niet dagelijks met boekhouden bezig bent.
Meer over de kosten en werkwijze van een boekhouder lees je in het artikel over de kosten van een boekhouder voor zzp'ers.
Wat kost het om een jaarrekening te laten samenstellen?
De kosten lopen flink uiteen, vooral tussen een eenmanszaak en een bv, en tussen een eenvoudige en een complexe administratie.
- Eenmanszaak: circa 300 tot 600 euro per jaar voor het opstellen van de jaarcijfers, vaak onderdeel van een vast boekhoudabonnement
- Micro- of kleine bv: circa 500 tot 1.500 euro voor het samenstellen van de jaarrekening, afhankelijk van het aantal boekingen en de complexiteit
- Middelgrote of grote bv: aanzienlijk hoger, vooral door de verplichte accountantsverklaring en het uitgebreidere bestuursverslag
Deze bedragen zijn indicatief en verschillen per boekhouder, kantoor en regio. Vraag altijd een offerte op basis van je eigen administratie, want een bedrijf met veel deelnemingen of internationale activiteiten betaalt doorgaans meer dan een eenvoudige holding met één werkmaatschappij.
Val je in de categorie middelgroot of groot, dan komt daar nog een wettelijke accountantscontrole bij. Wat die controle precies inhoudt en welke soorten verklaringen er zijn, lees je in het artikel over de accountantsverklaring.
Wie mag jouw jaarrekening opvragen?
Zodra een bv de jaarrekening heeft gedeponeerd bij de KVK, is die openbaar. Iedereen mag de cijfers opvragen, zonder opgaaf van reden.
Klanten, leveranciers en banken gebruiken die openbare cijfers om te checken hoe een bedrijf er financieel voor staat, voordat ze een grote order aannemen of een lening verstrekken. Wil je zelf de jaarcijfers van een ander bedrijf inzien, dan leg je dat proces uit in het artikel over jaarrekening en jaarcijfers opvragen via de KVK.
Voor een eenmanszaak geldt dit niet, want die deponeert geen jaarrekening en de cijfers blijven dus privé.
Veelgemaakte fouten bij het maken van een jaarrekening
Een paar fouten kosten ondernemers achteraf tijd, geld of een boze accountant. Let vooral op deze punten.
- Denken dat een eenmanszaak helemaal geen cijfers nodig heeft, terwijl de balans en winst-en-verliesrekening wel verplicht zijn voor je aangifte
- De boekhouding het hele jaar laten liggen, waardoor je aan het einde van het boekjaar met een grote achterstand zit
- De verkeerde bedrijfsklasse aanhouden bij een bv, met te veel of te weinig openbaarmaking als gevolg
- Geen toelichting opnemen bij bijzondere posten, zoals een grote voorziening of een afwijkende waardering
- Vergeten dat de deponeringstermijn van twaalf maanden een harde wettelijke deadline is, geen richtlijn
Veelgestelde vragen
Moet een eenmanszaak een jaarrekening maken?
Een eenmanszaak hoeft geen formele jaarrekening op te stellen of te deponeren bij de KVK, die plicht geldt alleen voor rechtspersonen zoals de bv. Je stelt aan het einde van je boekjaar wel een balans en een winst-en-verliesrekening op, want die cijfers heb je nodig voor je aangifte inkomstenbelasting en voor een eventuele kredietaanvraag bij de bank.
Wat is het verschil tussen een jaarrekening en een jaarverslag?
De jaarrekening bestaat uit cijfers: de balans, de winst-en-verliesrekening en een toelichting. Het jaarverslag, ook bestuursverslag genoemd, is een tekstueel verhaal over de gang van zaken, de resultaten en de verwachtingen. Een jaarverslag is alleen verplicht vanaf de bedrijfsklasse middelgroot, een jaarrekening geldt al vanaf de kleinste bv.
Wat kost het om een jaarrekening te laten samenstellen door een boekhouder?
Voor een eenmanszaak reken je op ongeveer 300 tot 600 euro per jaar voor het opstellen van de jaarcijfers, vaak inbegrepen bij een vast boekhoudpakket. Voor een micro- of kleine bv liggen de kosten voor het samenstellen van de jaarrekening meestal tussen de 500 en 1.500 euro, afhankelijk van de complexiteit en het aantal boekingen.
Moet een bv de jaarrekening laten controleren door een accountant?
Nee, niet elke bv heeft een accountantscontrole nodig. Alleen vanaf de bedrijfsklasse middelgroot is een wettelijke accountantsverklaring verplicht. Een micro- of kleine bv laat de jaarrekening meestal samenstellen door een boekhouder, zonder dat daar een accountantscontrole bij hoort.
Hoe lang moet je de jaarrekening en de administratie bewaren?
De wettelijke bewaartermijn voor je administratie, en dus ook voor je jaarrekening, is 7 jaar. Die termijn gaat in op 1 januari van het boekjaar volgend op het jaar waarop de administratie betrekking heeft. Bewaar de stukken digitaal of op papier, zolang ze binnen een redelijke termijn opvraagbaar zijn voor de Belastingdienst.
Kernpunten
- Een jaarrekening bestaat uit een balans, een winst-en-verliesrekening en een toelichting
- Een eenmanszaak heeft geen jaarrekeningplicht, maar heeft de balans en winst-en-verliesrekening wel nodig voor de aangifte
- Een bv moet de jaarrekening opstellen en binnen twaalf maanden na het boekjaar deponeren bij de KVK
- Een jaarverslag is iets anders dan een jaarrekening en pas verplicht vanaf de bedrijfsklasse middelgroot
- De kosten voor het laten samenstellen lopen van circa 300 euro voor een eenmanszaak tot 1.500 euro of meer voor een bv
Een goede jaarrekening begint niet op 31 december, maar bij een boekhouding die je het hele jaar bijhoudt. Hoe netter je administratie, hoe sneller en goedkoper de jaarrekening aan het einde van het jaar klaar is.
Twijfel je of je zelf moet doorzetten of beter een boekhouder inschakelt, stel je vraag op het ondernemen-forum van CreativeDeals.