Een stelpost is een schatting, een voorziening is een boekhoudkundige verplichting op je balans, en je eigen vermogen is simpelweg wat er overblijft als je alle schulden van je bezittingen aftrekt. Drie begrippen die je administratie voortdurend raken, maar die je makkelijk door elkaar haalt.
In dit artikel lees je wat elk begrip precies betekent, wanneer je een voorziening mag vormen, hoe een stelpost in een begroting werkt en hoe je eigen vermogen zich verhoudt tot de rest van je balans.
Wat is een stelpost?
Een stelpost is een geschat bedrag dat je tijdelijk opneemt in een begroting, calculatie of offerte omdat de werkelijke kosten nog niet vaststaan. Je gebruikt de schatting als plaatshouder totdat de echte cijfers binnen zijn.
Je ziet stelposten vooral in de bouw en bij verbouwingen. Een aannemer neemt bijvoorbeeld een stelpost op voor sanitair of tegelwerk, omdat de klant de exacte materialen nog moet kiezen.
Zodra de werkelijke kosten bekend zijn, verreken je het verschil met de klant of in je eigen calculatie. Valt de stelpost te laag uit, dan reken je bij; valt hij te hoog uit, dan verreken je het voordeel.
Een stelpost staat dus niet als vaste regel op je balans. Hij leeft in je begroting, offerte of nacalculatie, en werkt pas door in je boekhouding zodra de echte factuur of kostenpost binnenkomt.
Wat is een voorziening?
Een voorziening is een boekhoudkundige post op je balans voor een verplichting die waarschijnlijk tot een uitgave leidt, terwijl het exacte bedrag of moment nog onzeker is. Je neemt hem op onder het vreemd vermogen.
Het verschil met een gewone schuld zit in die onzekerheid. Een lening heeft een vast bedrag en een vaste looptijd; een voorziening voor garantiekosten heb je geschat op basis van ervaring uit het verleden.
Volgens artikel 2:374 van het Burgerlijk Wetboek neem je een voorziening op tegen verplichtingen die op de balansdatum als waarschijnlijk of vaststaand gelden, maar waarvan de omvang of het moment nog niet vaststaat.
Denk aan een voorziening voor:
- Garantieverplichtingen op verkochte producten of geleverde diensten
- Een reorganisatie waartoe je al hebt besloten
- Achterstallig groot onderhoud aan een pand
- Verwachte juridische claims met een reële kans op uitbetaling
Een algemeen bedrijfsrisico of een vage angst voor tegenvallende omzet is geen geldige reden voor een voorziening. De verplichting moet concreet en aanwijsbaar zijn.
Wanneer accepteert de Belastingdienst een fiscale voorziening?
Fiscaal moet een voorziening aan drie voorwaarden voldoen: de oorzaak ligt voor de balansdatum, de uitgave is redelijk zeker, en je kunt het bedrag redelijk inschatten.
Dit heet het oorsprongvereiste, het zekerheidsvereiste en het toerekeningsvereiste. Alle drie moeten kloppen voordat je de voorziening ten laste van je winst mag brengen.
Zzp-ondernemers gebruiken vaak een verwante regeling: de egalisatiereserve. Daarmee zet je geld opzij voor bedrijfskosten die in de toekomst tot een piek leiden, zoals onderhoud dat eens in de tien jaar terugkomt.
De voorwaarden voor de egalisatiereserve staan beschreven op de pagina egalisatiereserve van de Belastingdienst.
Schat je te ruim in, dan corrigeer je dat later door het overschot weer bij je winst te tellen. Dat voorkomt dat je met voorzieningen structureel winst voor je uitschuift.
Waar staan voorzieningen op de balans?
Voorzieningen staan aan de rechterkant van de balans, bij de passiva, tussen het eigen vermogen en de schulden in.
Die plek is niet toevallig. Een voorziening is namelijk meer verplichting dan bezit, maar minder hard dan een schuld met een vaste betaaldatum.
In de jaarrekening splits je voorzieningen naar aard: een voorziening voor garantie staat apart van een voorziening voor een reorganisatie. Zo ziet iedereen die de jaarrekening leest precies waar het geld voor gereserveerd is.
Gebruik je een boekhoudpakket, dan boek je een voorziening meestal via een aparte grootboekrekening onder de langlopende of kortlopende schulden, afhankelijk van de verwachte looptijd.
Verwacht je dat de uitgave binnen een jaar plaatsvindt, dan zet je de voorziening onder de kortlopende schulden. Loopt de verwachte uitgave over meerdere jaren, dan hoort hij bij het langlopend vreemd vermogen.
Die indeling is niet alleen boekhoudkundig netjes, ze geeft ook een bank of investeerder direct inzicht in hoeveel druk er op je liquiditeit staat op de korte termijn.
Wat is eigen vermogen?
Eigen vermogen is het deel van je bedrijf dat je zelf financiert: je bezittingen minus al je schulden en voorzieningen. De formule is simpel: eigen vermogen = totale activa min totaal vreemd vermogen.
Bij een eenmanszaak of zzp-onderneming is er geen scheiding tussen privé en zaak. Je eigen vermogen groeit door winst en kapitaalstortingen, en daalt door verlies en privéopnames.
Stort je bijvoorbeeld 5.000 euro privégeld in je onderneming en maak je dat jaar 20.000 euro winst, dan stijgt je eigen vermogen met 25.000 euro, tenzij je ook geld hebt opgenomen voor privégebruik.
Een positief eigen vermogen laat zien dat je bezittingen groter zijn dan je schulden. Is het eigen vermogen negatief, dan heb je meer schulden dan bezittingen en verdient je financiële positie extra aandacht.
Voor een bv ligt dat net iets anders: daar bestaat het eigen vermogen uit gestort kapitaal, reserves en onverdeelde winst, en is er wel een strikte scheiding tussen privé en de vennootschap. Als bestuurder kun je jezelf dan geen geld uitkeren zonder dat via dividend of salaris te verwerken.
Toch geldt in beide rechtsvormen dezelfde kernregel: eigen vermogen is nooit een pot met contant geld, maar een boekhoudkundig saldo dat op elk moment kan wijzigen door nieuwe winst, verlies of onttrekkingen.
Hoe verhouden stelpost, voorziening en eigen vermogen zich tot elkaar?
De drie begrippen zitten op een andere plek in je administratie, en dat verwart veel startende ondernemers.
Een stelpost leeft buiten de balans, in je begroting of offerte, en verdwijnt zodra je de echte kosten kent.
Een voorziening staat wel op de balans, aan de kant van het vreemd vermogen, en blijft staan totdat de verplichting is afgewikkeld of vervalt.
Het eigen vermogen is geen losse post voor een specifieke verplichting, maar het resultaat van je hele balans: alles wat overblijft na aftrek van schulden en voorzieningen.
Boek je een voorziening te ruim in, dan drukt dat je winst en dus indirect ook je eigen vermogen. Andersom geldt: laat je een noodzakelijke voorziening achterwege, dan oogt je eigen vermogen gezonder dan de werkelijkheid rechtvaardigt.
Praktijkvoorbeeld: van stelpost naar voorziening
Stel, je bent zzp-ondernemer in de installatietechniek en offreert een renovatieproject met een stelpost van 3.000 euro voor onvoorzien meerwerk.
Tijdens de klus blijkt dat je door een garantieclaim op eerder geleverd werk waarschijnlijk 1.500 euro moet terugbetalen aan een andere klant. Die claim is voor balansdatum ontstaan en de kans op uitbetaling is reëel.
De stelpost van 3.000 euro blijft onderdeel van je lopende offerte en verreken je na afronding van het project met de klant.
De garantieclaim van 1.500 euro boek je apart als voorziening op je balans, omdat het om een op zichzelf staande, waarschijnlijke verplichting gaat die niets met de stelpost te maken heeft.
Veelgemaakte fouten met deze begrippen
Een paar denkfouten kosten ondernemers onnodig geld of een correctie achteraf.
- Een stelpost verwarren met een voorziening, terwijl de een in een begroting leeft en de ander op de balans staat
- Een voorziening vormen voor een algemeen bedrijfsrisico zonder concrete aanleiding, wat fiscaal niet is toegestaan
- Vergeten om een overschot op een voorziening of egalisatiereserve terug te boeken naar de winst
- Het eigen vermogen zien als los geldpotje, terwijl het een rekenkundig restant is van activa min passiva
Veelgestelde vragen
Wat is een stelpost in de boekhouding?
Een stelpost is een geschat bedrag dat je opneemt in een begroting of offerte omdat de werkelijke kosten nog niet vaststaan. Je gebruikt de schatting tijdelijk en verrekent het verschil zodra de echte kosten bekend zijn. Een stelpost staat niet als aparte post op de balans zelf, maar in de onderliggende begroting of het contract.
Wanneer mag je een voorziening vormen op de balans?
Je mag een voorziening vormen als er een redelijke mate van zekerheid bestaat dat je in de toekomst een uitgave moet doen, terwijl de oorzaak daarvan al voor de balansdatum ligt. Denk aan garantieverplichtingen of een al aangekondigde reorganisatie. Fiscaal moet de verplichting voldoende waarschijnlijk zijn, redelijk te schatten en voor balansdatum zijn ontstaan.
Wat is het verschil tussen een voorziening en een schuld?
Een schuld is een vaststaande verplichting met een bekend bedrag en meestal een bekende betaaldatum, zoals een lening of een openstaande factuur. Een voorziening is minder zeker: je weet dat er waarschijnlijk een uitgave komt, maar niet precies wanneer of hoeveel. Beide staan aan de creditzijde van de balans onder de passiva.
Hoe bereken je het eigen vermogen van je onderneming?
Je berekent het eigen vermogen door alle bezittingen (activa) te verminderen met alle schulden en voorzieningen (vreemd vermogen). Bij een eenmanszaak of zzp-onderneming loopt dit bedrag mee met je kapitaalstortingen, je winst en je privéopnames. Een positief eigen vermogen laat zien dat je onderneming financieel gezond is.
Kernpunten
- Een stelpost is een schatting in een begroting of offerte en staat niet als vaste post op de balans
- Een voorziening is een boekhoudkundige verplichting op de balans, opgenomen onder het vreemd vermogen
- Fiscaal moet een voorziening voldoen aan het oorsprong-, zekerheids- en toerekeningsvereiste
- Eigen vermogen is het rekenkundig restant van je activa minus je schulden en voorzieningen
- Verwar de drie begrippen niet: ze zitten op een andere plek en werken anders door in je administratie
Deze begrippen lijken abstract, maar ze bepalen direct hoe gezond je balans oogt en hoeveel winst je aan de Belastingdienst opgeeft. Twijfel je over een specifieke post, leg hem dan voor aan je boekhouder voordat je hem verwerkt.
Wil je je facturen en btw ook meteen op orde hebben, gebruik dan de gratis btw-calculator of stel je vraag op het ondernemen-forum van CreativeDeals.