Deponeren van je jaarrekening is geen keuze zodra je een bv, nv of coöperatie hebt: het is een wettelijke plicht bij de KVK, met een harde deadline van twaalf maanden na je boekjaar. Mis je die termijn, dan riskeer je een boete en, bij een faillissement, persoonlijke aansprakelijkheid als bestuurder.
In dit artikel lees je hoe de deponeringstermijn precies werkt, in welke bedrijfsklasse je valt, wat je moet indienen, hoe je zelf via kvk.nl deponeert en wat het kost.
Wat is deponeren en wie moet het doen?
Deponeren betekent dat je de vastgestelde jaarrekening indient bij het Handelsregister van de KVK, zodat iedereen die dat opvraagt de cijfers kan inzien.
De besloten vennootschap, de naamloze vennootschap, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen zijn hiertoe verplicht. Ook grotere stichtingen en verenigingen met een onderneming vallen er soms onder.
Een eenmanszaak heeft geen deponeringsplicht. Werk je als zzp'er zonder rechtspersoon, dan hoef je dus niets bij de KVK te deponeren, al blijft een nette jaarlijkse administratie wel verstandig.
Binnen welke termijn moet je deponeren?
De wettelijke uiterste termijn is twaalf maanden na afloop van het boekjaar. Voor een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar is de absolute deadline dus 31 december van het jaar erna.
In de praktijk gaat het sneller. Het bestuur stelt de jaarrekening binnen vijf maanden na boekjaareinde op, de aandeelhoudersvergadering keurt die binnen twee maanden daarna goed, en het bestuur deponeert binnen acht dagen na die vaststelling.
Voor een gewoon kalenderjaar kom je in dat standaardschema uit op uiterlijk 8 augustus.
Zijn er bijzondere omstandigheden, dan mag de aandeelhoudersvergadering het bestuur maximaal vijf extra maanden uitstel geven voor het opstellen. Gebruik je dat maximale uitstel volledig, dan verschuift de praktische deadline naar 8 november van het jaar erna. Ook dan blijft de uiterste wettelijke termijn van twaalf maanden na afloop van het boekjaar de absolute grens: voor een kalenderjaar is dat 31 december van het jaar erna, en die datum schuif je nooit verder op.
Voor de exacte regels en uitzonderingen raadpleeg je de pagina over de uiterste termijn van de KVK.
Wat gebeurt er als je te laat bent?
Te laat deponeren is een economisch delict. Overtreding kan leiden tot een geldboete uit de vierde categorie, die sinds 1 januari 2026 maximaal 27.500 euro bedraagt, en tot een aantekening in het justitiële documentatieregister van je onderneming.
Het grootste risico zit niet in die boete, maar in een eventueel faillissement. Schend je de deponeringsplicht, dan staat wettelijk onweerlegbaar vast dat het bestuur zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld.
Dat onbehoorlijk bestuur wordt bovendien geacht een belangrijke oorzaak van het faillissement te zijn. Bestuurders zijn dan in beginsel persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk voor het volledige tekort, tenzij ze aannemelijk maken dat iets anders de werkelijke oorzaak was.
Loop je een enkele dag of week uit door bijvoorbeeld ziekte of een systeemstoring, dan geldt dat vaak als onbelangrijk verzuim. Hoe groter de overschrijding, hoe zwaarder de eisen aan die verklaring.
In welke bedrijfsklasse val je?
Wat je precies moet deponeren hangt af van je bedrijfsklasse. Die bepaal je aan de hand van drie criteria: het balanstotaal, de netto-omzet en het gemiddeld aantal werknemers.
Je valt in een klasse zodra je in twee opeenvolgende boekjaren aan minstens twee van de drie grenzen voldoet. Eén uitschieter in een enkel jaar verandert je klasse dus nog niet.
- Micro: balanstotaal tot 450.000 euro, netto-omzet tot 900.000 euro, minder dan 10 werknemers
- Klein: balanstotaal tot 7,5 miljoen euro, netto-omzet tot 15 miljoen euro, minder dan 50 werknemers
- Middelgroot: balanstotaal tot 25 miljoen euro, netto-omzet tot 50 miljoen euro, minder dan 250 werknemers
- Groot: boven deze bedragen, of 250 werknemers of meer
Deze bedragen zijn met ingang van boekjaar 2024 verhoogd met 25 procent ten opzichte van de eerdere grenzen, als correctie voor de inflatie sinds 2013. De meeste zzp-bv's en kleine ondernemingen vallen ruim binnen de categorie micro of klein.
Wat moet je per klasse indienen?
Hoe groter je onderneming, hoe uitgebreider de jaarrekening die je openbaar maakt. Kleinere bedrijven mogen veel gegevens achterwege laten.
- Micro: alleen een verkorte balans, zonder toelichting en zonder winst-en-verliesrekening
- Klein: een verkorte balans met beperkte toelichting, zonder winst-en-verliesrekening en zonder accountantsverklaring
- Middelgroot: een uitgebreidere balans, een beperkte winst-en-verliesrekening, een bestuursverslag en een accountantsverklaring
- Groot: de volledige jaarrekening, een bestuursverslag, overige gegevens en een wettelijk verplichte accountantscontrole
Val je in de categorie middelgroot of groot, lees dan ons artikel over de accountantsverklaring voor de verschillende soorten verklaringen en wat ze precies inhouden.
Stappenplan: zo deponeer je zelf via kvk.nl
De KVK biedt een gratis portaal waarmee micro- en kleine ondernemingen hun jaarrekening zelf kunnen opstellen en deponeren, zonder tussenkomst van een accountant.
- Log in op het portaal Zelf Deponeren Jaarrekening op kvk.nl, met je eigen gegevens of die van een gemachtigde
- Vul de cijfers in van je balans en, als je bedrijfsklasse dat vereist, je winst-en-verliesrekening
- Controleer de gegevens die het systeem automatisch overneemt uit het Handelsregister, zoals je KVK-nummer en rechtsvorm
- Laat de jaarrekening vaststellen door de aandeelhoudersvergadering, of automatisch als alle aandeelhouders ook bestuurder zijn
- Verstuur het bestand in het verplichte SBR-formaat, uiterlijk acht dagen na vaststelling
Werk je met een boekhouder of accountant, dan verzorgt die vaak het hele traject via boekhoudsoftware met een SBR-koppeling. Zelf hoef je dan nergens in te loggen.
Inloggen: e-mailadres, eHerkenning of toegangscode
Je logt op drie manieren in op het deponeerportaal: met een e-mailadres en wachtwoord waarvoor je een machtiging aanvraagt, met eHerkenning op minimaal betrouwbaarheidsniveau 2, of met een toegangscode die aan je rechtspersoon is gekoppeld.
De machtiging via e-mailadres en wachtwoord vraag je gratis aan bij de KVK. Kies je voor eHerkenning, dan regel je dat via een erkende aanbieder, en daar betaal je meestal een jaarlijkse vergoeding voor.
Heb je nog geen van beide, dan kun je in sommige gevallen ook met een unieke toegangscode inloggen die de KVK per post naar het adres van je onderneming stuurt.
Wat kost het deponeren?
Het deponeren zelf kost bij de KVK niets, en ook de machtiging via e-mailadres en wachtwoord is gratis.
De kosten zitten in de weg ernaartoe. Een eHerkenningsmiddel via een aanbieder kost al snel enkele tientjes per jaar, en laat je je jaarrekening opstellen door een boekhouder of accountant, dan reken je al snel op een paar honderd euro, afhankelijk van de complexiteit en of er een accountantsverklaring nodig is.
Doe je het zelf via het gratis portaal en val je in de categorie micro of klein, dan hoef je dus geen aparte deponeringskosten te begroten.
SBR-verplichting: één vast formaat voor iedereen
Sinds boekjaar 2025 moeten alle rechtspersonen hun jaarrekening indienen via Standard Business Reporting, ofwel SBR. Dat is een gestandaardiseerd digitaal formaat, ook wel XBRL genoemd.
Voorheen konden middelgrote en grote ondernemingen nog los een pdf uploaden. Die mogelijkheid is vervallen: iedereen levert nu gestructureerde data aan, zodat het Handelsregister de cijfers automatisch kan verwerken.
Gebruik je boekhoudsoftware of werk je met een accountant, dan regelt die meestal automatisch de juiste SBR-koppeling. Doe je het zelf via het KVK-portaal, dan zet het systeem je ingevoerde cijfers automatisch om naar het juiste formaat.
Veelgemaakte fouten
Een paar fouten kosten ondernemers onnodig geld of slapeloze nachten. Deze zie je het vaakst:
- Wachten tot vlak voor de deadline van twaalf maanden, terwijl de praktische route van opstellen en goedkeuren vaak al veel eerder loopt
- Denken dat een eenmanszaak ook moet deponeren, terwijl die plicht alleen voor rechtspersonen geldt
- De verkeerde bedrijfsklasse aanhouden, waardoor je te veel of te weinig gegevens openbaar maakt
- Geen rekening houden met de verplichte accountantsverklaring vanaf de categorie middelgroot
- Denken dat te laat deponeren zonder gevolgen blijft zolang er geen boete komt, terwijl het risico bij een faillissement veel groter is
Veelgestelde vragen
Wanneer moet je de jaarrekening uiterlijk deponeren bij de KVK?
De jaarrekening moet uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar zijn gedeponeerd bij de KVK. Bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar is dat dus 31 december van het jaar erna. Het bestuur stelt de jaarrekening meestal binnen vijf maanden op, waarna de aandeelhouders binnen twee maanden goedkeuring geven en het bestuur binnen acht dagen na vaststelling deponeert.
Wat gebeurt er als je te laat deponeert?
Te laat deponeren is een economisch delict waarvoor een boete kan volgen van de vierde categorie, die per 1 januari 2026 maximaal 27.500 euro bedraagt. Belangrijker is het risico bij een faillissement: schending van de deponeringsplicht levert een onweerlegbaar bewijsvermoeden van onbehoorlijk bestuur op, waardoor bestuurders persoonlijk aansprakelijk kunnen worden voor het volledige tekort.
Welke rechtsvormen moeten een jaarrekening deponeren?
Rechtspersonen zoals de bv, de nv, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen zijn verplicht een jaarrekening te deponeren bij de KVK. Een eenmanszaak en de meeste vof-structuren hebben deze plicht niet, tenzij alle vennoten zelf een bv of een andere rechtspersoon zijn.
Wat moet een kleine onderneming precies deponeren?
Een micro-onderneming deponeert alleen een verkorte balans zonder toelichting. Een kleine onderneming deponeert een verkorte balans met beperkte toelichting, zonder winst-en-verliesrekening en zonder accountantsverklaring. Vanaf de categorie middelgroot komen daar een bestuursverslag en een accountantsverklaring bij.
Kernpunten
- De jaarrekening moet uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar zijn gedeponeerd bij de KVK, in de praktijk vaak al na circa acht maanden
- Alleen rechtspersonen zoals de bv, nv en coöperatie hebben een deponeringsplicht; een eenmanszaak niet
- Je bedrijfsklasse (micro, klein, middelgroot of groot) bepaalt hoeveel gegevens je openbaar moet maken
- Te laat deponeren levert niet alleen een boete op, maar bij een faillissement ook een onweerlegbaar vermoeden van onbehoorlijk bestuur
- Sinds boekjaar 2025 lever je verplicht aan via het gestandaardiseerde SBR-formaat, en het deponeren zelf is bij de KVK gratis
Een jaarrekening op tijd deponeren is geen bureaucratische formaliteit, maar bescherming van jezelf als bestuurder en van het vertrouwen van klanten en leveranciers in je bedrijf. Plan de stappen ruim voor de deadline in en je voorkomt onnodige risico's.
Twijfel je over je bedrijfsklasse of over de te volgen stappen, stel je vraag op het ondernemen-forum van CreativeDeals. Wil je ook weten hoe je de gegevens van een ander bedrijf controleert, lees dan ons artikel over het KVK-uittreksel uit het Handelsregister.