Als eenmanszaak ben je wettelijk verplicht om een administratie bij te houden en die zeven jaar te bewaren. In de praktijk komt dat neer op drie dingen: je facturen en bonnen ordenen, per kwartaal btw-aangifte doen, en je inkomsten en uitgaven bijhouden voor je aangifte inkomstenbelasting.
Boekhoudsoftware maakt dat werk een stuk makkelijker, maar voor een eenvoudige eenmanszaak volstaat soms ook een goed bijgehouden overzicht. In dit artikel lees je wat er precies verplicht is, wat je bijhoudt, en of je het zelf doet, uitbesteedt aan een boekhouder, of met software regelt.
De administratieplicht en de bewaarplicht
Elke ondernemer met een eenmanszaak heeft een wettelijke administratieplicht. Je legt vast wat er in je bedrijf gebeurt, zodat de Belastingdienst achteraf kan controleren of je aangiftes kloppen.
Die administratie bewaar je minimaal zeven jaar. Gaat het om gegevens over onroerend goed, zoals een bedrijfspand, dan geldt een langere bewaartermijn van tien jaar.
De bewaartermijn gaat in op 1 januari van het jaar na het boekjaar waarop de stukken betrekking hebben. Gooi dus nooit te vroeg iets weg, ook niet als je onderneming inmiddels is gestopt.
Volgens de Belastingdienst mag je je administratie digitaal bewaren, zolang de gegevens binnen een redelijke termijn opvraagbaar en leesbaar zijn.
Een controle door de Belastingdienst kan zich uitstrekken over de volledige periode van zeven jaar. Ontbreken er stukken, dan ontstaat er al snel discussie over je aftrekposten en loop je het risico op een naheffingsaanslag.
Wat houd je precies bij?
Je administratie bestaat uit meer dan alleen bonnetjes in een la. Een paar onderdelen mag je niet vergeten.
Verkoopfacturen laten zien wat je aan klanten hebt gefactureerd. Staat een factuur nog open, dan noem je die een debiteur. Wil je weten hoe je een factuur correct opstelt, lees dan het artikel over een factuur maken als zzp'er.
Inkoopfacturen en bonnen zijn de kosten die je zelf maakt, van kantoorspullen tot software. Betaal je een leverancier nog, dan staat die als crediteur in je boeken.
Je bankafschriften koppel je aan de bijbehorende facturen en bonnen, zodat elk bedrag in je administratie een verklaring heeft.
Rijd je zakelijke kilometers met een privéauto, dan houd je een kilometeradministratie bij. Lees hoe je een rittenregistratie bijhoudt voor de Belastingdienst.
Wil je gebruikmaken van fiscale voordelen zoals de zelfstandigenaftrek, dan houd je ook je uren bij voor het urencriterium: minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteden.
Bewaar daarnaast contracten en opdrachtbevestigingen van klanten en leveranciers. Die onderbouwen de zakelijke aard van een factuur op het moment dat de Belastingdienst daarnaar vraagt.
De btw-administratie en de kwartaalaangifte
Naast je inkomstenbelasting heb je als eenmanszaak ook met de btw te maken. Die administreer je apart van je winstadministratie.
Je rekent btw over je verkopen en trekt de btw op je zakelijke inkopen af als voorbelasting. Het verschil draag je af aan de Belastingdienst, of je krijgt geld terug.
De meeste eenmanszaken doen per kwartaal btw-aangifte. Groeit je onderneming flink, dan kan de Belastingdienst je overzetten naar een maandaangifte.
Houd bij elke factuur het toegepaste btw-tarief bij, want niet alles valt onder hetzelfde percentage. Alle tarieven, het controleren van btw-nummers en het terugvragen van btw lees je in de complete btw-gids voor zzp'ers en webshops.
De winst-en-verliesrekening voor je aangifte IB
Aan het einde van je boekjaar tel je alles bij elkaar op. Dat resulteert in een winst-en-verliesrekening en een balans.
De winst-en-verliesrekening zet je omzet tegenover je kosten. Wat overblijft is je winst, en die winst geef je op in je aangifte inkomstenbelasting.
Als eenmanszaak ben je niet verplicht om een formele jaarrekening te deponeren, die plicht geldt alleen voor een bv. Je hebt de cijfers wel nodig voor je eigen aangifte en voor een eventuele financieringsaanvraag. Meer over het verschil tussen een eenmanszaak en een bv op dit vlak lees je in het artikel over jaarrekening en jaarverslag maken.
Op je balans zet je wat je bezit tegenover wat je nog moet betalen, zoals crediteuren en eventuele leningen.
Enkelvoudig boekhouden of dubbel boekhouden?
Er bestaan twee manieren om je boekhouding in te richten: enkelvoudig en dubbel boekhouden. Het verschil bepaalt hoeveel werk je eraan hebt.
Bij enkelvoudig boekhouden noteer je elke inkomst en uitgave één keer, in één overzicht. Dat is overzichtelijk en past bij de meeste eenmanszaken zonder voorraad of personeel.
Bij dubbel boekhouden boek je elk bedrag twee keer, op een debet- en een creditrekening. Dat geeft een vollediger beeld, maar vraagt meer boekhoudkennis.
Heb je een eenvoudige eenmanszaak zonder voorraad, dan mag je in de meeste gevallen enkelvoudig boekhouden. Groeit je bedrijf, werk je met voorraad, of neem je personeel aan, dan is dubbel boekhouden vaak overzichtelijker en soms noodzakelijk.
Zelf doen, een boekhouder, of software?
Je hebt grofweg drie manieren om je boekhouding te regelen. Welke het beste past, hangt af van je tijd, je kennis en de omvang van je onderneming.
Doe je het volledig zelf, dan bespaar je kosten, maar loop je risico op fouten in je btw-aangifte of je aftrekposten.
Boekhoudsoftware koppelt automatisch aan je bank, verwerkt facturen en berekent je btw. Dat scheelt veel handwerk, maar de software controleert niet of je alles fiscaal juist verwerkt.
De meeste boekhoudpakketten voor zzp'ers kosten tussen de 10 en 30 euro per maand, afhankelijk van het aantal facturen en extra functies zoals een automatische bankkoppeling of een rittenregistratie.
Schakel je een boekhouder in, dan controleert die je cijfers en helpt bij aftrekposten die je zelf mist. Wat dat kost en wat je ervoor terugkrijgt, lees je in het artikel over de kosten van een boekhouder voor zzp'ers.
Veel eenmanszaken combineren de opties: zelf boekhoudsoftware bijhouden gedurende het jaar, en aan het einde van het jaar de aangifte laten checken door een boekhouder.
Praktische tips voor een soepele boekhouding
Een paar gewoontes maken je boekhouding een stuk minder werk.
- Open een aparte zakelijke bankrekening, zodat privé en zakelijk gescheiden blijven
- Scan bonnen direct met een bonnen-app in plaats van ze te bewaren in een la of portemonnee
- Werk je administratie wekelijks of maandelijks bij, in plaats van alles op te sparen tot de aangifte
- Verstuur facturen op tijd en volg openstaande facturen actief op, lees hoe in het artikel over factureren als zzp'er
- Zet elk kwartaal geld apart voor de btw-afdracht en de inkomstenbelasting, zodat je niet voor verrassingen komt te staan
- Maak een back-up van je digitale administratie op een tweede locatie, zodat een computerstoring je stukken niet in één keer laat verdwijnen
Veelgemaakte fouten
Bij de boekhouding van een eenmanszaak gaat het vaak op dezelfde punten mis. Herken je een van deze, pak het dan als eerste aan.
- Bonnen en facturen laten liggen tot vlak voor de aangifte, waardoor je achteraf moet puzzelen
- Privé- en zakelijke uitgaven door elkaar boeken. Meer over onttrekkingen bij een eenmanszaak lees je in het artikel over privéopname en onttrekking
- Geen kilometeradministratie bijhouden en achteraf schattingen invullen
- De bewaarplicht van zeven jaar niet serieus nemen en stukken te vroeg weggooien
- Denken dat een simpel overzicht altijd volstaat, ook als de onderneming groeit
Veelgestelde vragen
Ben je als eenmanszaak verplicht om een boekhouding bij te houden?
Ja, elke ondernemer met een eenmanszaak heeft een wettelijke administratieplicht. Je legt inkomsten, uitgaven, facturen en bonnen vast, zodat de Belastingdienst kan controleren of je aangiftes kloppen. Een formele jaarrekening hoef je als eenmanszaak niet te deponeren, dat geldt alleen voor een bv.
Hoe lang moet je je administratie als eenmanszaak bewaren?
De wettelijke bewaartermijn is zeven jaar, gerekend vanaf 1 januari van het jaar na het boekjaar waarop de stukken betrekking hebben. Voor gegevens over onroerend goed, zoals een bedrijfspand, geldt een langere termijn van tien jaar. Je mag je administratie digitaal bewaren, zolang die binnen een redelijke termijn opvraagbaar is.
Moet je als eenmanszaak dubbel boekhouden?
Nee, de meeste eenmanszaken mogen enkelvoudig boekhouden: je noteert elke inkomst en uitgave één keer in een overzicht. Werk je met voorraad, personeel of een uitgebreide administratie, dan is dubbel boekhouden vaak overzichtelijker en soms noodzakelijk.
Hoe vaak moet je btw-aangifte doen als eenmanszaak?
De meeste eenmanszaken doen per kwartaal btw-aangifte. Groeit je onderneming flink of vraagt de Belastingdienst erom, dan kun je overgaan op een maandaangifte. Je rekent btw over je verkopen en trekt de btw op je zakelijke inkopen af als voorbelasting.
Kun je de boekhouding van je eenmanszaak zelf doen, of heb je een boekhouder nodig?
Voor een eenvoudige eenmanszaak kun je de boekhouding vaak zelf doen, zeker met boekhoudsoftware die facturen verwerkt en de btw berekent. Twijfel je over aftrekposten of loopt je administratie ingewikkelder, dan is het verstandig om een boekhouder in te schakelen die je cijfers controleert.
Kernpunten
- Als eenmanszaak heb je een wettelijke administratieplicht en een bewaarplicht van zeven jaar, tien jaar voor onroerend goed
- Houd verkoopfacturen, inkoopfacturen, bonnen, bankafschriften, kilometers en uren voor het urencriterium bij
- De meeste eenmanszaken doen per kwartaal btw-aangifte en mogen enkelvoudig boekhouden
- Aan het einde van het boekjaar stel je een winst-en-verliesrekening en een balans op voor je aangifte inkomstenbelasting
- Je hebt de keuze uit zelf boekhouden, boekhoudsoftware, of een boekhouder inschakelen, en veel eenmanszaken combineren die opties
Een boekhouding die je het hele jaar bijhoudt, kost je uiteindelijk minder tijd dan alles aan het einde van het jaar rechtbreien. Begin bij een vast ritme: elke week of maand je facturen en bonnen verwerken.
Wil je je hele administratie op orde brengen, inclusief begrippen en verplichte documenten, lees dan het artikel over administratie op orde brengen. Loop je tegen een specifieke vraag aan, stel 'm op het ondernemen-forum van CreativeDeals.