Rijd je in een auto van de zaak, dan kijkt de Belastingdienst mee. Wil je de bijtelling voorkomen, dan moet je zwart op wit kunnen bewijzen dat je nauwelijks privé rijdt. Dat bewijs heet een rittenregistratie — en die moet kloppen tot op de kilometer.
In dit artikel lees je hoe je een rittenregistratie bijhoudt voor de Belastingdienst, wat een sluitende ritregistratie moet bevatten, en hoe een keurmerk en automatische systemen je daarbij helpen. Let op: dit is algemene informatie, geen fiscaal advies.
Waarom een rittenregistratie bijhouden?
Gebruik je een zakelijke auto, dan gaat de Belastingdienst er standaard van uit dat je die ook privé gebruikt. Daarvoor betaal je dan fiscale bijtelling: een bedrag dat bij je inkomen wordt opgeteld.
Rijd je echter minder dan 500 kilometer privé per jaar, dan hoef je geen bijtelling te betalen. Maar die grens moet je wél kunnen aantonen, en dat doe je met een rittenregistratie. Zonder bewijs volgt alsnog de bijtelling.
De rittenregistratie is dus je verzekering tegen de bijtelling: ze laat zien dat je onder de 500 privékilometers per jaar blijft.
De 500-kilometergrens en de bijtelling
De magische grens is 500 kilometer privé per kalenderjaar. Kom je daaronder, dan vervalt de bijtelling; rijd je 500 kilometer of meer privé, dan betaal je bijtelling over het hele jaar.
Belangrijk: het gaat om alle privékilometers samen, opgeteld over het jaar. Ook een kleine omweg voor een privéboodschap tijdens een zakelijke rit telt mee als privé. Daarom moet je per rit bepalen of het een privé- of zakelijke rit is.
Wat moet er in een sluitende rittenregistratie staan?
Een goede ritregistratie is sluitend: er zitten geen gaten in en alle kilometers zijn verantwoord. De beginstand van een rit moet aansluiten op de eindstand van de vorige rit.
De Belastingdienst stelt dat je per rit deze gegevens vastlegt:
- De datum van de rit
- De begin- en eindstand van de kilometerteller
- Het vertrek- en aankomstadres (en de route als je afwijkt van de gebruikelijke)
- Het karakter van de rit: zakelijk of privé
Leg je dit voor alle ritten netjes vast, dan is je rittenregistratie sluitend en houd je een rittenadministratie over die een controle van de Belastingdienst doorstaat.
Handmatig of automatisch bijhouden?
Je mag de rittenregistratie handmatig bijhouden, bijvoorbeeld in een schrift of spreadsheet. Dat is gratis, maar foutgevoelig: één vergeten rit en je administratie is niet meer sluitend.
Comfortabeler is een automatische rittenregistratie via een rittenregistratie kastje in de auto. Zo'n systeem registreert alle ritten automatisch met exacte kilometerstanden, tijden en locaties, en je geeft per rit alleen nog aan of die zakelijk of privé was.
Het Keurmerk RitRegistratieSystemen (RRS)
Niet elk systeem is gelijk. Let bij een automatische oplossing op het Keurmerk RitRegistratieSystemen, kortweg het keurmerk RRS.
Dit keurmerk is ontwikkeld in samenwerking met de Belastingdienst. Systemen met dit keurmerk leveren een rittenadministratie die aan alle eisen van de Belastingdienst voldoet, en de gegevens kunnen achteraf niet worden aangepast.
Gebruik je een rittenregistratie met keurmerk, dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat je registratie sluitend is. Dat scheelt discussies met de fiscus, want de Belastingdienst accepteert deze administratie en controleert hooguit steekproefsgewijs.
Verklaringen en de bestelauto
Naast de rittenregistratie zijn er verklaringen. Een werknemer met een auto van de zaak kan bij de Belastingdienst een 'verklaring geen privégebruik auto' aanvragen; de werkgever past dan geen bijtelling toe. Let op: als ondernemer kun je die verklaring niet gebruiken — jij bewijst het met je rittenregistratie.
Voor een bestelauto gelden extra mogelijkheden. Gebruik je de bestelauto helemaal niet privé, dan kun je een 'verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' indienen; dan is geen rittenregistratie nodig, maar mag je ook geen kilometer privé rijden.
Daarnaast bestaat er een vereenvoudigde rittenregistratie voor bestelauto's, via een voorbeeldafspraak over vereenvoudigde rittenregistratie. Die is handig wanneer de aard van het werk veel ritten op een dag met zich meebrengt. Meer informatie over de vereenvoudigde rittenregistratie vind je op de website van de Belastingdienst.
Veelgestelde vragen
Waarom moet je een rittenregistratie bijhouden?
Met een sluitende rittenregistratie toon je aan de Belastingdienst aan dat je per kalenderjaar minder dan 500 kilometer privé rijdt met je auto van de zaak. Zo voorkom je de bijtelling voor privégebruik. Houd je geen sluitende registratie bij, dan gaat de Belastingdienst uit van privégebruik en betaal je bijtelling.
Wat moet er in een sluitende rittenregistratie staan?
Per rit leg je de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het vertrek- en aankomstadres en het karakter van de rit (zakelijk of privé) vast. De registratie moet sluitend zijn: er mogen geen gaten zitten, en de beginstand van een rit sluit aan op de eindstand van de vorige.
Wat is het Keurmerk RitRegistratieSystemen (RRS)?
Het Keurmerk RitRegistratieSystemen is een onafhankelijk keurmerk voor ritregistratiesystemen, ontwikkeld in samenwerking met de Belastingdienst. Gebruik je een systeem met dit keurmerk, dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat je rittenregistratie sluitend is en aan alle eisen voldoet.
Geldt een rittenregistratie ook voor een bestelauto?
Ja, maar er zijn extra opties. Voor een bestelauto bestaat de 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' (geen privégebruik, dus geen rittenregistratie nodig) en een vereenvoudigde rittenregistratie voor bestelauto's, via een afspraak. Rijd je toch privé, dan heb je wel een sluitende rittenregistratie nodig.
Kernpunten
- Met een sluitende rittenregistratie bewijs je dat je minder dan 500 privékilometers per jaar rijdt en voorkom je bijtelling
- Leg per rit datum, kilometerstand, vertrek- en aankomstadres en zakelijk/privé vast — zonder gaten
- Een rittenregistratie met het Keurmerk RitRegistratieSystemen (RRS) wordt door de Belastingdienst geaccepteerd
- Een werknemer kan een 'verklaring geen privégebruik auto' aanvragen; als ondernemer bewijs je het met je rittenregistratie
- Voor bestelauto's bestaan een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik en een vereenvoudigde rittenregistratie
Een rittenregistratie bijhouden is even doorzetten, maar het bespaart je mogelijk duizenden euro's aan bijtelling per jaar. Kies een systeem met keurmerk of houd het consequent zelf bij — als het maar sluitend is.
Meer over autokosten en de fiscus? Lees over de afschrijving van je auto, de wegenbelasting, of stel je vraag op het ondernemen-forum van CreativeDeals.