Btw terugvragen betekent niet altijd hetzelfde. Koop je iets zakelijks in Nederland, dan trek je de btw af via je eigen aangifte. Betaal je btw in Belgie of een ander EU-land, dan gebruik je een aparte teruggaafprocedure bij de Belastingdienst.
In dit artikel lees je het verschil tussen beide routes, welke voorwaarden en drempelbedragen gelden voor de EU-teruggaaf, wanneer je uiterlijk moet indienen, en wat er verandert zodra je onder de kleineondernemersregeling valt.
Btw terugvragen: twee routes, een doel
Beide routes hebben hetzelfde doel: je haalt btw terug die je als ondernemer hebt betaald over zakelijke kosten. Het verschil zit in waar je die btw hebt betaald en hoe je hem terugvraagt.
Betaal je in Nederland, dan verreken je de btw als voorbelasting gewoon in je reguliere btw-aangifte. Betaal je in een ander EU-land waar je zelf geen btw-aangifte doet, dan dien je een los teruggaafverzoek in bij dat land, via je eigen Belastingdienst.
Verwar deze twee routes niet met de btw-vrijstelling van de kleineondernemersregeling. Val je daaronder, dan kun je helemaal geen btw terugvragen, in Nederland niet en in het buitenland niet.
Btw terugvragen in Nederland: voorbelasting via je aangifte
In Nederland vraag je btw terug via je gewone btw-aangifte, niet via een apart formulier. De btw op je zakelijke inkopen en kosten heet voorbelasting.
Je trekt die voorbelasting af van de btw die je aan klanten hebt berekend. Blijft er een positief bedrag over, dan draag je dat af aan de Belastingdienst; is het negatief, dan krijg je het verschil teruggestort.
Voorwaarde is een correcte factuur op jouw naam met alle verplichte gegevens. Meer over de precieze regels lees je in het artikel over voorbelasting en aftrek.
Btw terugvragen uit Belgie en andere EU-landen
Betaal je btw in Belgie, Duitsland of een ander EU-land zonder daar zelf btw-aangifte te doen, dan kun je die btw niet zomaar aftrekken. Je vraagt hem terug via de Europese teruggaafprocedure.
Je dient het verzoek digitaal in bij je eigen Belastingdienst, op de pagina teruggaaf van btw uit andere EU-landen. De Belastingdienst stuurt het verzoek vervolgens door naar de belastingdienst van het land waar je de kosten hebt gemaakt.
Denk aan kosten voor een beurs in Antwerpen, een hotelovernachting in Duitsland of brandstof die je buiten Nederland hebt getankt. Voor elk land dien je een apart verzoek in, ook als je in meerdere landen kosten hebt gemaakt in hetzelfde jaar.
Voorwaarden en drempelbedragen
Niet elk bedrag komt in aanmerking voor teruggaaf. Vraag je btw terug over een heel kalenderjaar of het resterende deel ervan, dan moet het gaan om minimaal 50 euro.
Vraag je een kortere periode aan, minimaal drie maanden binnen het lopende jaar, dan geldt een grens van 400 euro. Blijf je daaronder, dan mag het ontvangende land je verzoek afwijzen.
Daarnaast gelden de nationale aftrekregels van het land van teruggaaf, niet die van Nederland. Sluit een land bepaalde kostensoorten uit van aftrek, dan geldt diezelfde uitsluiting ook voor jouw verzoek. Deze regels staan beschreven op de pagina btw terugvragen uit andere EU-landen van de Belastingdienst.
Een rekenvoorbeeld
Stel je bezoekt in mei een vakbeurs in Antwerpen en betaalt daar 200 euro standhuur inclusief 21% Belgische btw. Dat is ongeveer 34,71 euro aan btw die je via de teruggaafprocedure kunt terugvragen.
Maak je in hetzelfde jaar ook kosten in Duitsland, bijvoorbeeld 600 euro voor een hotelovernachting inclusief 19% Duitse btw, dan gaat het om ongeveer 95,80 euro Duitse btw. Daarvoor dien je een los verzoek in bij Duitsland.
Tel je alle Belgische kosten van dat jaar bij elkaar op en kom je uit op 180 euro btw, dan zit je ruim boven de drempel van 50 euro voor een jaarverzoek. Je dient het verzoek dan gewoon voor het hele jaar in, in plaats van per kwartaal.
Wanneer moet je indienen en hoe lang duurt het?
Voor een verzoek over een heel voorgaand kalenderjaar geldt een harde deadline: uiterlijk 30 september van het jaar erna. Wil je bijvoorbeeld btw over 2025 terugvragen, dan moet je verzoek uiterlijk 30 september 2026 binnen zijn.
Dien je een verzoek in voor een kortere periode binnen het lopende jaar, dan mag dat al eerder, zodra je de drempel van 400 euro haalt.
Na indiening beslist het land van teruggaaf binnen vier maanden. Stelt de belastingdienst van dat land aanvullende vragen, dan loopt de termijn op tot maximaal acht maanden. Wordt je verzoek goedgekeurd, dan volgt uitbetaling uiterlijk tien werkdagen na afloop van de eerste vier maanden.
Btw terugvragen in Belgie: let op nationale uitzonderingen
Belgie kent net als Nederland verschillende btw-tarieven: 21% als standaardtarief, 12% als tussentarief en 6% als laag tarief voor onder meer voeding en boeken.
Sinds 1 maart 2026 geldt voor eten in restaurants en bij catering het tussentarief van 12%, waar eerder 6% gold. Niet-alcoholische drank die onderdeel is van diezelfde restaurant- of cateringdienst gaat vanaf die datum ook mee omlaag naar 12%; alleen alcoholische drank blijft onder het standaardtarief van 21% vallen.
Belangrijker voor je teruggaafverzoek: btw op restaurant- en receptiekosten is in Belgie doorgaans niet aftrekbaar, ook niet voor Nederlandse ondernemers die haar via de EU-procedure terugvragen. Houd daar rekening mee voordat je bonnetjes verzamelt voor een zakendiner in Antwerpen of Brussel.
Als Belgische ondernemer btw terugvragen in Nederland
De procedure werkt ook omgekeerd. Ben je Belgisch ondernemer en heb je in Nederland btw betaald, bijvoorbeeld voor een beurs in Utrecht of materialen bij een Nederlandse leverancier, dan vraag je die btw terug via je eigen Belgische belastingdienst.
Jouw verzoek wordt vervolgens doorgestuurd naar de Nederlandse Belastingdienst, die de Nederlandse aftrekregels toepast. Dezelfde termijnen en drempelbedragen gelden, alleen dan in de andere richting.
Zo hoef je nooit rechtstreeks te schakelen met een buitenlandse belastingdienst. Je eigen land is altijd het loket waar je het verzoek indient.
Btw terugvragen met de KOR of EU-KOR
Val je onder de kleineondernemersregeling, dan reken je geen btw aan klanten, maar mag je ook geen btw op je kosten terugvragen. Dat geldt voor Nederlandse inkopen en net zo goed voor kosten in het buitenland.
Sinds 2025 bestaat ook de EU-KOR, de grensoverschrijdende variant waarmee je in meerdere EU-landen vrijgesteld kunt zijn tot een totale EU-omzet van 100.000 euro per jaar. Ook dan vervalt het recht op btw-aftrek en teruggaaf.
Twijfel je of de KOR voordelig is als je regelmatig in het buitenland inkoopt, reken dan door hoeveel btw je jaarlijks daadwerkelijk terugvraagt. Bij hoge buitenlandse kosten is afzien van de KOR soms voordeliger.
Veelgemaakte fouten bij btw terugvragen
Een paar fouten kosten ondernemers onnodig geld terug. Let op deze punten:
- Een verzoek indienen bij het buitenlandse loket in plaats van via je eigen Belastingdienst
- De deadline van 30 september missen voor een verzoek over een heel kalenderjaar
- Onder het drempelbedrag van 50 of 400 euro blijven en daardoor een afwijzing krijgen
- Geen rekening houden met nationale aftrekbeperkingen, zoals btw op restaurantkosten in Belgie
- Btw terugvragen terwijl je onder de KOR of EU-KOR valt
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen voorbelasting en btw terugvragen uit het buitenland?
Voorbelasting is de btw die je aftrekt in je eigen Nederlandse btw-aangifte over inkopen die je in Nederland doet. Btw die je in een ander EU-land hebt betaald, bijvoorbeeld in Belgie, kun je niet via die aangifte verrekenen. Daarvoor gebruik je de aparte teruggaafprocedure voor buitenlandse btw.
Wanneer moet je een teruggaafverzoek voor buitenlandse btw indienen?
Je dient het verzoek in via het portaal van de Belastingdienst, waarna het wordt doorgestuurd naar het EU-land waar je de btw hebt betaald. Voor een heel kalenderjaar moet dat verzoek uiterlijk op 30 september van het jaar erna binnen zijn. Vraag je een kortere periode van minimaal drie maanden aan, dan kun je al eerder in het jaar indienen.
Wat is het minimumbedrag om buitenlandse btw terug te vragen?
Voor een verzoek over een heel kalenderjaar of het resterende deel daarvan geldt een minimum van 50 euro. Vraag je een periode van minstens drie maanden binnen het jaar aan, dan moet het bedrag minimaal 400 euro zijn. Blijf je daaronder, dan mag het land van teruggaaf je verzoek afwijzen.
Kun je met de kleineondernemersregeling nog btw terugvragen?
Nee. Val je onder de kleineondernemersregeling of de grensoverschrijdende EU-KOR, dan reken je geen btw en kun je ook geen btw op je kosten terugvragen, ook niet uit het buitenland. Wil je wel btw kunnen terugvragen, dan moet je afzien van de KOR.
Kernpunten
- Btw terugvragen in Nederland doe je via voorbelasting in je gewone btw-aangifte, zonder apart formulier
- Btw uit Belgie of een ander EU-land vraag je terug via een los teruggaafverzoek bij je eigen Belastingdienst
- Een verzoek over een heel kalenderjaar moet uiterlijk 30 september van het jaar erna binnen zijn
- De drempel is 50 euro per kalenderjaar of 400 euro voor een periode van minimaal drie maanden
- Val je onder de KOR of EU-KOR, dan kun je geen btw terugvragen, in Nederland niet en in het buitenland niet
Btw terugvragen draait om de juiste route kiezen: voorbelasting voor Nederlandse kosten, een teruggaafverzoek voor kosten in Belgie of een ander EU-land. Houd de drempelbedragen en de deadline van 30 september scherp in de gaten, dan laat je geen geld liggen.
Wil je eerst zeker weten hoeveel btw er in een bedrag zit? Gebruik de gratis btw-calculator, of stel je vraag op het ondernemen-forum van CreativeDeals.