Start je een onderneming, dan krijg je te maken met het btw-nummer. Maar wat veel starters niet weten: je hebt eigenlijk twee nummers — een btw-identificatienummer (btw-id) en een omzetbelastingnummer. Ze lijken op elkaar, maar je gebruikt ze voor heel verschillende dingen.
In dit artikel lees je wat deze nummers zijn, hoe je een btw-nummer aanvraagt, en waarvoor je het btw-id gebruikt. Of je nu zzp'er, freelancer of een groeiende ondernemer bent: na dit artikel weet je precies hoe het zit.
Wat is een btw-nummer? Btw-id en omzetbelastingnummer
Sinds 2020 heb je als ondernemer voor de btw twee nummers van de Belastingdienst: een btw-identificatienummer en een omzetbelastingnummer. Veel mensen noemen beide losjes "het btw-nummer", maar het zijn echt twee aparte nummers met elk hun eigen doel.
- Btw-id (btw-identificatienummer) — je openbare nummer, voor contact met klanten en leveranciers
- Omzetbelastingnummer (ob-nummer) — je interne nummer, alleen voor communicatie met de Belastingdienst
Dat onderscheid is in 2020 ingevoerd om je privacy te beschermen, omdat het oude btw-nummer van een eenmanszaak je BSN bevatte.
Het verschil tussen btw-id en omzetbelastingnummer
Het belangrijkste verschil zit in waarvoor je elk nummer gebruikt. Het btw-id is het nummer dat je naar buiten toe deelt: op je facturen en website, en in al je contacten met klanten en leveranciers. Iedereen mag dit nummer zien.
Het omzetbelastingnummer houd je juist voor je. Dat gebruik je alleen voor de communicatie met de Belastingdienst — denk aan je btw-aangifte of als de Belastingtelefoon belt. Bij een eenmanszaak is het ob-nummer gebaseerd op je BSN, dus deel je het niet zomaar.
Hoe ziet een btw-identificatienummer eruit?
Een btw-identificatienummer is een uniek nummer met een vaste opbouw. Het btw-identificatienummer van een eenmanszaak bestaat uit de landcode NL, gevolgd door 9 cijfers, de letter B en nog 2 cijfers.
Dat is meteen het verschil met vroeger: dit nummer bevat geen BSN meer. Ben je geen eenmanszaak maar bijvoorbeeld een bv, dan geeft KvK je daarnaast een RSIN-nummer dat de Belastingdienst gebruikt. Je KvK-nummer is weer een ander nummer en hoort bij je inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
Btw-nummer aanvragen via KvK en Belastingdienst
Goed nieuws: meestal hoef je het btw-nummer niet zelf aan te vragen. Het loopt automatisch via je inschrijving bij de KvK. Zo gaat het:
- Je schrijft je in bij de Kamer van Koophandel — bij die inschrijving bij de KvK geef je je bedrijfsgegevens door
- KvK geeft je gegevens door aan de Belastingdienst — die beoordeelt of je btw-plichtig bent, oftewel ondernemer voor de btw
- Je ontvangt een brief van de Belastingdienst — binnen ongeveer twee weken na je inschrijving krijg je per post twee brieven: één met je omzetbelastingnummer en één met je btw-id
Je vindt je nummers daarna ook terug in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Schrijf je geen onderneming in bij de KvK maar ben je toch btw-plichtig, dan kun je het btw-id aanvragen bij de Belastingdienst via het formulier voor startende ondernemers.
Btw-identificatienummer controleren
Doe je zaken met een ander bedrijf in de EU, dan wil je soms het btw-id van een klant of leverancier controleren. Dat doe je via de VIES-website van de Europese Commissie.
Zo weet je zeker dat een btw-identificatienummer geldig is voordat je zonder btw levert aan het buitenland. Wil je juist je eigen nummers opzoeken, dan kun je die terugvinden in je administratie of bij de Belastingdienst.
Wanneer heb je een btw-nummer nodig?
Zodra je producten of diensten verkoopt en de Belastingdienst je als btw-ondernemer ziet, heb je een btw-nummer nodig. Als zzp'er ben je dan verplicht om btw in rekening te brengen op je facturen en btw-aangifte te doen.
Met je btw-nummer kun je ook btw terugvragen die je zelf betaalt op zakelijke kosten. Vermeld je btw-id op je facturen en in de communicatie met klanten, en laat je administratie eventueel door een boekhouder bijhouden. Stop je met je onderneming, dan regel je het uitschrijven bij de KvK; de Belastingdienst neemt je btw-nummers dan ook uit gebruik.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen het btw-id en het omzetbelastingnummer?
Je btw-identificatienummer (btw-id) gebruik je voor al je contacten met klanten en leveranciers, bijvoorbeeld op je facturen en website. Je omzetbelastingnummer (ob-nummer) gebruik je alleen voor de communicatie met de Belastingdienst, zoals je btw-aangifte. Bij een eenmanszaak is het ob-nummer gebaseerd op je BSN, het btw-id niet.
Hoe vraag ik een btw-nummer aan?
Meestal hoef je het btw-nummer niet apart aan te vragen. Schrijf je je onderneming in bij de Kamer van Koophandel, dan geeft KvK je gegevens door aan de Belastingdienst. Die beoordeelt of je ondernemer voor de btw bent en stuurt je binnen ongeveer twee weken per post je btw-id en omzetbelastingnummer.
Hoe ziet een btw-identificatienummer eruit?
Een btw-identificatienummer begint met de landcode NL, gevolgd door 9 cijfers, de letter B en nog 2 cijfers. Het is een uniek nummer dat je op je facturen vermeldt. Bij een eenmanszaak bevat dit nummer geen BSN meer, om je privacy te beschermen.
Hoe controleer ik het btw-id van een klant?
Het btw-identificatienummer van een klant of leverancier in de EU controleer je via de VIES-website van de Europese Commissie. Zo weet je zeker dat het nummer geldig is voordat je zonder btw levert aan een ander bedrijf in het buitenland.
Kernpunten
- Je hebt twee nummers: een btw-id voor klanten en leveranciers, en een omzetbelastingnummer voor de Belastingdienst
- Het btw-id zet je op je facturen en website; het ob-nummer (bij een eenmanszaak op basis van je BSN) houd je voor je
- Een btw-identificatienummer is opgebouwd als NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers
- Schrijf je je in bij de KvK, dan stuurt de Belastingdienst je beide nummers binnen ongeveer twee weken per post
- Het btw-id van een EU-klant of leverancier controleer je via de VIES-website
Ga je starten? Schrijf je in bij de Kamer van Koophandel en wacht op de brief van de Belastingdienst met je btw-id en omzetbelastingnummer. Zet daarna je btw-id netjes op je facturen en website.
Wil je meer weten over btw als ondernemer? Lees ons artikel over het verschil tussen een marge-auto en een btw-auto, of stel je vraag op het ondernemen-forum van CreativeDeals.