Een btw-nummer controleer je met de gratis VIES-check van de Europese Commissie: je kiest het land, vult het nummer in en krijgt direct te zien of het geldig is. Dat voorkomt dat je zaken doet met een niet-bestaand bedrijf of dat je ten onrechte 0% btw rekent bij een levering naar het buitenland.
In dit artikel lees je hoe je een Nederlands, Belgisch of ander EU-btw-nummer controleert via VIES, wat je doet als het systeem ongeldig teruggeeft, en waarom deze check onmisbaar is bij intracommunautaire leveringen.
Wat is VIES en wanneer gebruik je het?
VIES (VAT Information Exchange System) is de centrale databank van de Europese Commissie waarmee je de geldigheid van elk EU-btw-nummer checkt. Je gebruikt het vooral bij B2B-handel binnen de EU, om te bepalen of je btw moet verleggen of gewoon rekenen.
Het systeem koppelt rechtstreeks met de belastingdiensten van de 27 EU-lidstaten. Voer je een nummer in, dan haalt VIES de actuele status daar op, niet uit een eigen, verouderde lijst.
Lever je als ondernemer aan een bedrijf in een ander EU-land, dan is deze check de eerste stap om te bepalen of je 0% btw met verlegging mag toepassen, of gewoon Nederlandse btw in rekening brengt. De Belastingdienst legt de werking van deze controle uit op de pagina btw-identificatienummer controleren.
Btw-nummer controleren via VIES: stap voor stap
Je gaat naar de VIES-website van de Europese Commissie, kiest het land van je klant, vult het nummer in zonder landcode en klikt op verifiëren. Binnen enkele seconden zie je of het nummer geldig is, en bij een Nederlands nummer ook de naam en plaats van het bedrijf.
- Open de VIES-check op de website van de Europese Commissie
- Kies het land waar het bedrijf is geregistreerd, bijvoorbeeld NL of BE
- Vul het btw-nummer in zonder de landcode en zonder spaties of punten
- Voer eventueel je eigen btw-nummer in als je het resultaat schriftelijk wilt vastleggen
- Klik op verifiëren en lees het resultaat: geldig of ongeldig
Gebruik alleen hoofdletters en cijfers en laat de landcode weg uit het invoerveld, want die kies je apart. Typ je toch een spatie of punt mee, dan geeft het systeem vaak ten onrechte een foutmelding.
Wil je later kunnen aantonen dat je op een bepaald moment hebt gecontroleerd? Vul dan ook je eigen btw-nummer in bij de check. Je krijgt dan een uniek consultatienummer dat je bewaart als bewijs richting de Belastingdienst.
Een Nederlands btw-nummer controleren of opzoeken
Een Nederlands btw-identificatienummer controleer je via VIES; het nummer van een bedrijf opzoeken kan niet via een openbare databank. Ken je het nummer al, dan bevestigt VIES direct of het klopt, inclusief bedrijfsnaam en vestigingsplaats.
Het Nederlandse btw-id bestaat uit de landcode NL, gevolgd door negen cijfers, de letter B en twee controlecijfers, bijvoorbeeld NL123456789B01. Sinds 2020 bevat dit nummer bij eenmanszaken geen burgerservicenummer meer.
Wil je het btw-nummer van een leverancier of klant weten, maar heb je het nog niet? Vraag het dan rechtstreeks op bij het bedrijf, bijvoorbeeld via de factuur, offerte of website. Noch de Belastingdienst, noch de KVK houdt een openbare lijst met btw-nummers bij.
Heb je zelf je btw-id nodig, dan vind je dat terug in Mijn Belastingdienst Zakelijk of op de brief die je na je KVK-inschrijving hebt ontvangen. Moet je nog beginnen, lees dan ook ons artikel over btw-nummer aanvragen.
Btw-nummer controleren in België
Een Belgisch btw-nummer bestaat uit de landcode BE gevolgd door tien cijfers en begint meestal met een 0, en sinds september 2023 ook met een 1. Je controleert het net als een Nederlands nummer via VIES, of via de openbare KBO-zoekfunctie van de Belgische overheid.
Het Belgische btw-nummer is gelijk aan het ondernemingsnummer met de landcode ervoor, bijvoorbeeld BE0123456789. Anders dan in Nederland kun je in België wel gratis zoeken op bedrijfsnaam via de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), en zo alsnog het nummer van een bedrijf vinden.
Werk je met Belgische klanten of leveranciers, controleer het nummer dan altijd via VIES voordat je btw verlegt. Een verkeerd of verlopen nummer betekent dat je alsnog Nederlandse btw moet afdragen.
Btw-nummer controleren buiten de EU
Voor landen buiten de EU bestaat geen VIES-check; daar gelden andere registratienummers en andere regels voor btw of een vergelijkbare omzetbelasting. Lever je aan een bedrijf buiten de EU, dan draait het vaker om exportbewijs dan om een btw-nummercontrole.
Denk aan het Verenigd Koninkrijk, waar je een UK-btw-nummer via de eigen website van de Britse belastingdienst controleert, los van het EU-systeem. Zwitserland en Noorwegen kennen weer hun eigen nummers en portalen.
Voor de meeste export buiten de EU geldt het 0%-tarief, mits je kunt aantonen dat de goederen daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Een geldig btw-nummer van je klant is dan minder relevant dan je uitvoerdocumenten.
Waarom geeft VIES soms ongeldig terug?
Een ongeldig-melding betekent niet automatisch dat een bedrijf niet bestaat: vaak zit de fout in het ingevoerde nummer of in een vertraging bij de nationale belastingdienst. Controleer eerst je eigen invoer voordat je een klant of leverancier verdenkt.
- Je hebt het omzetbelastingnummer ingevuld in plaats van het btw-id, dit gebeurt vooral bij eenmanszaken
- Je hebt de landcode of leestekens zoals punten en spaties meegetypt
- Het bedrijf is recent gestart en de registratie is nog niet doorgekomen in het systeem
- Het bedrijf heeft de btw-registratie stopgezet of gewijzigd
- Er is een tijdelijke storing bij de nationale belastingdienst achter VIES
Blijft het nummer ongeldig terwijl je zeker weet dat het klopt, neem dan contact op met het bedrijf zelf of, voor een Nederlands nummer, met de Belastingdienst. Reken in de tussentijd geen 0%-tarief zonder geldige bevestiging.
Waarom een geldig btw-nummer belangrijk is bij factureren
Lever je aan een ondernemer in een ander EU-land, dan mag je alleen 0% btw rekenen met verlegging als het btw-nummer van je klant op het moment van levering geldig is. Klopt het nummer niet, dan loop je het risico dat de Belastingdienst alsnog Nederlandse btw naheft.
Zet je een geldig lijkend maar foutief nummer op de factuur, dan is dat voor de Belastingdienst geen excuus. Bewaar daarom het VIES-resultaat, inclusief datum en eventueel het consultatienummer, bij je administratie.
Factureer je met onze gratis factuurgenerator, vul dan het gecontroleerde btw-nummer van je klant in bij een intracommunautaire levering. Twijfel je over het toe te passen tarief, controleer dat dan eerst met de btw-calculator.
Meer over de vaste eisen aan een factuur, los van de btw-controle, lees je in ons artikel over factuur maken als zzp-ondernemer.
Btw-nummer controleren bij grensoverschrijdende kleine ondernemers
Val je onder de grensoverschrijdende kleineondernemersregeling en lever je btw-vrij in andere EU-landen, dan speelt een geldig btw-nummer een andere rol. Je klant checkt dan niet jouw btw-nummer, maar je vrijstellingsstatus bij de Belastingdienst.
Deze regeling geldt naast de gewone VIES-controle en heeft eigen voorwaarden rond je totale EU-omzet. Meer daarover lees je bij de EU-KOR in de begrippenlijst.
Werk je met partners in meerdere EU-landen, controleer dan per land en per transactie welk regime van toepassing is. Een aanname op basis van een eerdere levering is niet altijd nog geldig.
Veelgemaakte fouten
Een paar fouten kosten je onnodig geld of een naheffing. Deze zie je het vaakst:
- Alleen op het uiterlijk van het nummer vertrouwen, zonder de VIES-check daadwerkelijk uit te voeren
- Het omzetbelastingnummer aanzien voor het btw-id bij het invoeren of delen
- Geen bewijs bewaren van de controle op het moment van de levering
- Btw verleggen naar een klant terwijl het btw-nummer inmiddels is vervallen
Veelgestelde vragen
Hoe controleer je of een btw-nummer geldig is?
Je gaat naar de VIES-website van de Europese Commissie, kiest het land van de ondernemer en vult het nummer in zonder landcode, spaties of punten. Klik je op verifiëren, dan zie je binnen enkele seconden of het nummer geldig is en bij een Nederlands nummer ook de bedrijfsnaam en plaats.
Kun je het btw-nummer van een bedrijf opzoeken als je het nog niet hebt?
Nee, in Nederland bestaat geen openbare databank waarin je btw-nummers van andere bedrijven kunt opzoeken; vraag het nummer op bij het bedrijf zelf, bijvoorbeeld via de factuur of website. In België kun je wel gratis zoeken op bedrijfsnaam via de Kruispuntbank van Ondernemingen en zo het btw-nummer vinden.
Wat is het verschil tussen een Nederlands en een Belgisch btw-nummer?
Een Nederlands btw-identificatienummer bestaat uit de landcode NL, negen cijfers, de letter B en twee controlecijfers, bijvoorbeeld NL123456789B01. Een Belgisch btw-nummer bestaat uit de landcode BE gevolgd door tien cijfers die meestal met een 0 beginnen, en sinds september 2023 ook met een 1, bijvoorbeeld BE0123456789.
Waarom geeft VIES soms ten onrechte ongeldig aan?
Meestal is de oorzaak een verkeerd ingevoerd nummer, bijvoorbeeld het omzetbelastingnummer in plaats van het btw-id, of een landcode die per ongeluk is meegetypt. Ook een recente start of wijziging van de btw-registratie kan zorgen voor een tijdelijke vertraging voordat VIES het nummer als geldig herkent.
Kernpunten
- Je controleert een btw-nummer gratis via VIES, de databank van de Europese Commissie die rechtstreeks koppelt met de nationale belastingdiensten
- Een Nederlands btw-id opzoeken via een openbare lijst kan niet; vraag het nummer op bij het bedrijf zelf
- Een Belgisch btw-nummer bestaat uit BE plus tien cijfers en is ook te vinden via de Kruispuntbank van Ondernemingen
- Alleen bij een geldig btw-nummer van je klant mag je 0% btw met verlegging rekenen bij een intracommunautaire levering
- Een ongeldig-melding is vaak een invoerfout of vertraging, geen bewijs dat een bedrijf niet bestaat
Een btw-nummer controleren kost je nog geen minuut, maar bespaart je een naheffing en gedoe met je administratie. Maak er een vaste stap van bij elke nieuwe klant of leverancier in het buitenland.
Ga je vervolgens factureren, doe dat dan met de gratis factuurgenerator, of stel je vraag op het ondernemen-forum van CreativeDeals.