Verkoop je via je webshop aan consumenten in andere EU-landen, dan krijg je vroeg of laat met buitenlandse btw te maken. De OSS-regeling zorgt dat je die btw in een enkele aangifte kunt afdragen in plaats van je in elk land apart te registreren.
OSS staat voor One Stop Shop, in het Nederlands het eenloketsysteem. Deze gids legt uit wanneer de regeling gaat spelen, welke drie varianten er zijn, en hoe je de aangifte precies doet.
Wat je in deze gids leert
Deze gids is voor ondernemers die goederen of diensten verkopen aan particulieren in de EU, van een groeiende webshop tot een leverancier van digitale diensten.
- Wat de OSS-regeling is en welk probleem ze oplost
- Wanneer de drempel van 10.000 euro je btw-plicht verandert
- Het verschil tussen de Unieregeling, de niet-Unieregeling en de invoerregeling
- Hoe je je aanmeldt en per kwartaal een OSS-aangifte doet
- Welke bewaarplicht en aandachtspunten erbij horen
Draait je webshop nog niet op volle toeren, lees dan ook de bredere gids over btw voor zzp'ers en webshops, want de OSS-regeling is daar een onderdeel van.
Wat is de OSS-regeling?
De OSS-regeling is een Europese regeling die de btw-afdracht voor e-commerce binnen de EU vereenvoudigt. Zonder OSS zou je je in elk EU-land waar je aan consumenten verkoopt apart voor de btw moeten registreren.
Met OSS regel je dat via een loket: de Nederlandse Belastingdienst. Je doet een aangifte, en de fiscus verdeelt de btw over de andere lidstaten.
De regeling geldt voor verkopen aan particulieren, niet voor verkopen aan andere ondernemers. Voor die zakelijke leveringen geldt de intracommunautaire levering met een btw-verlegging.
De EU-variant van de regeling heet formeel de Unieregeling. In de praktijk gebruiken ondernemers de termen OSS, Unieregeling en eenloketsysteem door elkaar.
De drempel van 10.000 euro
Niet elke webshop hoeft de OSS-regeling te gebruiken. Er geldt een gezamenlijke drempel van 10.000 euro per jaar voor je afstandsverkopen binnen de EU.
Die 10.000 euro telt voor al je afstandsverkopen van goederen aan EU-consumenten samen, plus de verkoop van digitale diensten. Het gaat dus niet om een grens per land, maar om je totale EU-omzet aan particulieren.
Blijf je onder de drempel, dan reken je gewoon Nederlandse btw en geef je die op in je normale aangifte. Voor de meeste startende webshops is dat de situatie.
Ga je over de 10.000 euro heen, dan reken je vanaf die eerste factuur de btw van het land van je klant. Verkoop je aan een Duitse consument, dan reken je Duitse btw, en aan een Belgische klant Belgische btw.
Precies daar komt OSS binnen: in plaats van je in Duitsland en België apart te registreren, draag je die buitenlandse btw af via een OSS-aangifte bij de Nederlandse Belastingdienst.
Een voorbeeld maakt het concreet. Verkoop je in een jaar voor 8.000 euro aan Duitse en Belgische consumenten samen, dan blijf je onder de drempel en reken je Nederlandse btw. Groeit dat naar 12.000 euro, dan schakel je over op het buitenlandse tarief vanaf de factuur waarmee je de 10.000 euro passeert.
De drie OSS-regelingen
OSS is een paraplu voor drie regelingen. Welke je gebruikt, hangt af van waar je bent gevestigd en waar je goederen vandaan komen.
De Unieregeling is de bekendste. Die gebruik je als je in de EU bent gevestigd en goederen of diensten aan consumenten in andere EU-landen levert.
De niet-Unieregeling is bedoeld voor ondernemers die buiten de EU zijn gevestigd en diensten leveren aan consumenten binnen de EU. Zij kunnen via een EU-land hun btw centraal afdragen.
De invoerregeling, ook wel IOSS, geldt voor de invoer van goederen van buiten de EU met een waarde tot 150 euro. Verkoop je bijvoorbeeld producten die rechtstreeks van buiten de EU naar je klant gaan, dan draag je de btw via de invoerregeling af in plaats van bij elke zending apart bij de douane.
Importeer je grotere zendingen zelf, dan gelden de gewone douaneregels. Lees hoe je in dat geval je btw in het buitenland regelt.
De OSS-aangifte doen
De OSS-aangifte doe je digitaal via het portaal van de Belastingdienst. Je hebt er eHerkenning voor nodig, en je meldt je eerst eenmalig aan voor de regeling.
Aanmelden en aangeven gaat via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Zodra je bent aangemeld, geldt de regeling voor al je afstandsverkopen binnen de EU.
Vervolgens doe je elk kwartaal een OSS-aangifte. Daarin geef je per EU-land op hoeveel omzet je hebt gedraaid en hoeveel btw je daarover verschuldigd bent.
De Nederlandse Belastingdienst int het totaalbedrag en verdeelt het over de betrokken lidstaten. Je betaalt dus aan een instantie, ook al gaat de btw naar meerdere landen.
Belangrijk: de OSS-aangifte staat los van je gewone Nederlandse btw-aangifte. Voor je binnenlandse omzet en je aftrekbare voorbelasting blijf je gewoon je reguliere aangifte doen; OSS gaat alleen over de buitenlandse btw op je EU-verkopen aan consumenten.
Reken de btw per land wel met het juiste tarief. Elk EU-land heeft zijn eigen btw-tarieven, dus het bedrag dat je afdraagt verschilt per bestemming. Voor het Nederlandse deel bereken je de btw eenvoudig met de btw-tool.
Registreren, bewaren en aandachtspunten
De OSS-regeling is vrijwillig, maar zodra je je aanmeldt, geldt ze voor al je EU-afstandsverkopen. Je kunt dus niet per land kiezen of je OSS gebruikt of niet.
Houd er rekening mee dat de bewaarplicht voor OSS strenger is dan normaal. Voor de gegevens over je OSS-leveringen geldt een bewaartermijn van 10 jaar, tegenover de gebruikelijke 7 jaar.
Zorg dus dat je die gegevens apart en goed toegankelijk bewaart. Lees meer over de termijnen in het artikel over de bewaarplicht van je administratie.
Verkoop je vooral naar een enkel land, zoals Duitsland, dan is het goed om de specifieke regels daar te kennen. Bekijk waar je op moet letten bij zakendoen in Duitsland als webshop.
Veelgemaakte fouten
Rond de OSS-regeling gaat het vaak op dezelfde punten mis:
- De drempel van 10.000 euro pas achteraf ontdekken en met terugwerkende kracht buitenlandse btw moeten afdragen
- Nederlandse btw blijven rekenen terwijl je al boven de drempel zit
- Het btw-tarief van het verkeerde land toepassen, want elk EU-land heeft eigen tarieven
- De strengere bewaartermijn van 10 jaar voor OSS-gegevens over het hoofd zien
- De OSS-aangifte per kwartaal vergeten, naast je gewone btw-aangifte
Voorkom ze door je EU-omzet aan consumenten het hele jaar in de gaten te houden. Zo zie je de drempel aankomen in plaats van dat je erdoorheen schiet.
Waar begin je?
Begin met bijhouden hoeveel je aan consumenten in andere EU-landen verkoopt. Zolang dat onder de 10.000 euro per jaar blijft, hoef je niets te veranderen.
Zie je de drempel naderen, meld je dan op tijd aan voor de OSS-regeling via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Regel je eHerkenning ruim voordat je de eerste aangifte moet doen.
Stel daarna je webshop en administratie zo in dat je per land het juiste btw-tarief rekent en de gegevens tien jaar bewaart. Dan verloopt elke kwartaalaangifte zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Wat is de OSS-regeling?
De OSS-regeling (One Stop Shop), ook wel het eenloketsysteem, laat je de btw over je verkopen aan consumenten in andere EU-landen in een kwartaalaangifte bij de Nederlandse Belastingdienst afdragen. Zo hoef je je niet in elk EU-land apart te registreren. De EU-variant heet de Unieregeling.
Wanneer moet ik de OSS-regeling gebruiken?
De OSS-regeling wordt relevant zodra je meer dan 10.000 euro per jaar aan afstandsverkopen aan consumenten binnen de EU realiseert. Onder die drempel reken je gewoon Nederlandse btw. Kom je erboven, dan reken je de btw van het land van je klant, en met OSS draag je die in een aangifte af.
Wat is het verschil tussen de Unieregeling en de invoerregeling?
De Unieregeling gebruik je voor afstandsverkopen van goederen en diensten aan consumenten binnen de EU. De invoerregeling (IOSS) is bedoeld voor de invoer van goederen tot 150 euro van buiten de EU aan EU-consumenten. Beide draaien om een aangifte in plaats van registratie per land.
Hoe doe ik een OSS-aangifte?
Je meldt je eerst aan voor de regeling via Mijn Belastingdienst Zakelijk, waarvoor je eHerkenning nodig hebt. Daarna doe je elk kwartaal een OSS-aangifte waarin je per EU-land de omzet en de verschuldigde btw opgeeft. De Nederlandse Belastingdienst verdeelt de btw vervolgens over de andere landen.
Hoe lang moet ik mijn OSS-administratie bewaren?
Voor de gegevens over de leveringen die onder de OSS-regeling vallen, geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Dat is langer dan de gebruikelijke 7 jaar voor je overige administratie. Houd die stukken dus apart en goed toegankelijk.
Kernpunten
- Met de OSS-regeling draag je de btw over EU-verkopen aan consumenten in een kwartaalaangifte af, zonder registratie per land
- De regeling gaat spelen zodra je meer dan 10.000 euro per jaar aan afstandsverkopen binnen de EU realiseert
- Boven de drempel reken je de btw van het land van je klant, met het tarief van dat land
- Er zijn drie varianten: de Unieregeling, de niet-Unieregeling en de invoerregeling (IOSS) voor invoer tot 150 euro
- Voor OSS-gegevens geldt een bewaartermijn van 10 jaar in plaats van 7
De OSS-regeling maakt grensoverschrijdende e-commerce een stuk eenvoudiger, maar alleen als je de drempel en de kwartaalaangifte op tijd op je radar hebt. Houd je EU-omzet bij, meld je op tijd aan, en de rest is een kwestie van routine.
Zit je met een vraag over btw of verkopen in de EU, stel die dan op het ondernemen-forum van CreativeDeals.