Je administratie zomaar weggooien na een opgeruimd jaar is een dure vergissing. De bewaarplicht verplicht je om je administratie minimaal 7 jaar te bewaren, en voor sommige gegevens zelfs 10 jaar.
Die termijn is geen vrijblijvend advies, maar een wettelijke eis van de Belastingdienst. Deze gids laat zien hoe lang je wat moet bewaren, wat er precies onder valt, en hoe je dat digitaal of op papier netjes regelt.
Wat je in deze gids leert
Deze gids is voor elke ondernemer die wil weten wat de fiscale bewaarplicht precies inhoudt en hoe je eraan voldoet zonder je huis vol dozen te zetten.
- Wat de bewaarplicht is en waarom die bestaat
- Wanneer de bewaartermijn 7 jaar is en wanneer 10 jaar
- Welke gegevens onder de bewaarplicht vallen
- Hoe je je administratie digitaal of op papier bewaart
- Wanneer de bewaartermijn precies begint te lopen
Weet je nog niet goed hoe je je administratie opzet, lees dan eerst hoe je de boekhouding voor een eenmanszaak bijhoudt, want een goede bewaarplicht begint bij een geordende administratie.
Wat is de bewaarplicht?
De bewaarplicht is de wettelijke verplichting om je administratie een aantal jaren te bewaren, zodat de Belastingdienst die achteraf kan controleren. Ze is een belangrijk onderdeel van de bredere administratieplicht die voor elke ondernemer geldt.
Waar de administratieplicht gaat over het correct vastleggen van je gegevens, gaat de bewaarplicht over het bewaren ervan. Het een heeft weinig zin zonder het ander.
De achterliggende reden is simpel: de fiscus moet ook jaren later nog kunnen nagaan of je aangiften klopten. Zonder onderliggende stukken is dat onmogelijk.
Deze wettelijke bewaarplicht geldt voor alle administratieve vastleggingen die van belang zijn voor de belastingheffing. Dat is een breder begrip dan alleen je facturen.
De bewaartermijn: 7 of 10 jaar
De hoofdregel is helder: je bewaart je administratie minimaal 7 jaar. Die termijn geldt voor het overgrote deel van je financiële gegevens.
Op die hoofdregel bestaat een belangrijke uitzondering. Voor gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, geldt een bewaartermijn van 10 jaar.
Ook een tweede situatie vraagt om 10 jaar bewaren. Gebruik je de Unieregeling via het éénloketsysteem voor je verkopen aan klanten in de EU, dan bewaar je de gegevens over die leveringen 10 jaar.
Die langere termijn raakt vooral webshops en e-commerce die btw in meerdere EU-landen afdragen. Weet je niet zeker of dit voor jou geldt, controleer het dan bij de Belastingdienst.
Voor bepaalde gegevens kun je met de Belastingdienst afspraken maken over een kortere termijn. Je basisgegevens blijven echter altijd onder de volle bewaarplicht van 7 tot 10 jaar vallen.
Wat valt onder de bewaarplicht?
De bewaarplicht gaat verder dan alleen je facturen. In principe valt alles wat samen je administratie vormt eronder.
De Belastingdienst rekent een aantal onderdelen tot je basisgegevens, die je sowieso 7 jaar bewaart:
- Het grootboek en de bijbehorende boekingen
- De debiteuren- en crediteurenadministratie
- De in- en verkoopadministratie, inclusief facturen
- De voorraadadministratie en de loonadministratie
Daarnaast bewaar je alles wat je aangifte onderbouwt. Denk aan bankafschriften, contracten, een leasecontract, kassabonnen en zelfs relevante e-mails over zakelijke afspraken.
Ook je kasadministratie hoort erbij, zeker als je met contant geld werkt. Contant betaalde bonnen zijn juist bij een controle een aandachtspunt, dus bewaar ze zorgvuldig.
Werk je met een urenregistratie, bijvoorbeeld voor het urencriterium, bewaar dan ook die vastlegging. Bij twijfel geldt een eenvoudige regel: kan een gegeven je aangifte onderbouwen, dan bewaar je het.
Voor de btw geldt de bewaarplicht net zo goed. Je verkoop- en inkoopfacturen onderbouwen je btw-aangifte, dus die moet je zeven jaar kunnen tonen om je voorbelasting en afgedragen btw te bewijzen.
Digitaal of op papier bewaren
Je mag je administratie digitaal of op papier bewaren, die keuze is aan jou. De meeste ondernemers kiezen inmiddels voor een digitale administratie, en dat mag volledig.
De enige harde eis is dat de gegevens de hele bewaartermijn leesbaar en controleerbaar blijven. De Belastingdienst moet ze binnen een redelijke termijn kunnen inzien.
Een factuur die je digitaal ontvangt, bewaar je ook digitaal, in de oorspronkelijke vorm. Een pdf die je uitprint en daarna weggooit voldoet strikt genomen niet, want je moet het originele digitale bestand kunnen tonen.
Een boekhoudpakket of boekhoudprogramma helpt je hierbij, omdat het je facturen en boekingen automatisch geordend en doorzoekbaar opslaat. Zo blijft je digitale boekhouding jaren later nog controleerbaar.
Zorg bij een digitale administratie ook voor een back-up. Raakt je boekhouding onbereikbaar door een computercrash of een opgezegd softwareabonnement, dan voldoe je alsnog niet aan de bewaarplicht, ook al was het geen opzet.
Besteed je je boekhouding uit aan een accountant of administratiekantoor, maak dan schriftelijk afspraken over de vorm waarin en de plek waar je gegevens bewaard blijven. Jij blijft namelijk zelf verantwoordelijk voor de bewaarplicht.
Wanneer begint de bewaartermijn?
De bewaartermijn begint niet automatisch op de aankoopdatum, maar zodra de gegevens hun actuele belang verliezen. Dat onderscheid is belangrijker dan het lijkt.
Neem een leasecontract van vijf jaar. De termijn van 7 jaar begint pas te lopen nadat het contract is afgelopen, dus in de praktijk bewaar je zo'n stuk twaalf jaar.
Hetzelfde geldt voor gegevens die je jaren gebruikt, zoals afschrijvingsstaten van een bedrijfsmiddel. Zolang het middel op je balans staat, houdt het zijn belang en loopt de termijn nog niet.
Stop je met je onderneming, dan vervalt de bewaarplicht niet. Ook na de beëindiging moeten je gegevens de resterende termijn beschikbaar blijven voor een eventuele controle.
Draag je je onderneming over aan een ander, leg dan vast wie de administratie bewaart. Zo blijven de gegevens ook na de overdracht vindbaar als de Belastingdienst erom vraagt.
Veelgemaakte fouten
Rond de bewaarplicht gaat het vaak op dezelfde punten mis:
- Administratie na een paar jaar weggooien, terwijl de termijn 7 of zelfs 10 jaar is
- Digitale facturen uitprinten en het originele bestand verwijderen
- De langere termijn van 10 jaar voor onroerende zaken of de Unieregeling over het hoofd zien
- Denken dat de termijn op de factuurdatum begint in plaats van bij het vervallen van het belang
- Bij het uitbesteden geen afspraken maken over waar en hoe de gegevens bewaard blijven
Voorkom ze door niets weg te gooien voordat je zeker weet dat de termijn is verstreken. Bij twijfel bewaar je een jaar te lang in plaats van een dag te kort.
Waar begin je?
Begin met kiezen hoe je bewaart. Een goed boekhoudpakket dat je facturen en boekingen digitaal opslaat, neemt je het meeste werk uit handen.
Breng daarna in kaart welke gegevens onder de langere termijn van 10 jaar vallen, zoals stukken over een bedrijfspand of je verkopen via de Unieregeling. Zet die apart zodat je ze niet per ongeluk te vroeg opruimt.
Leg tot slot vast wanneer welke termijn afloopt, zodat je veilig kunt opruimen zonder te gokken. Twijfel je over een specifiek stuk, bewaar het dan gewoon langer.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet je je administratie bewaren?
De standaard bewaartermijn voor je administratie is 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een langere termijn van 10 jaar, en die geldt ook als je de Unieregeling voor e-commerce gebruikt. Je basisgegevens, zoals het grootboek en je facturen, bewaar je dus altijd minimaal 7 jaar.
Wat valt er onder de bewaarplicht?
Onder de bewaarplicht vallen al je administratieve gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing. Denk aan je grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, facturen, bankafschriften, contracten en je loon- en kasadministratie. Kort gezegd: alles wat samen je financiële administratie vormt.
Mag je je administratie digitaal bewaren?
Ja, je mag je administratie digitaal of op papier bewaren. Belangrijk is dat de gegevens de hele bewaartermijn leesbaar en controleerbaar blijven, zodat de Belastingdienst ze binnen een redelijke termijn kan inzien. Een factuur die je digitaal ontvangt, bewaar je ook digitaal, in de vorm waarin je hem kreeg.
Wanneer begint de bewaartermijn van 7 jaar?
De bewaartermijn start op het moment dat de gegevens hun actuele belang verliezen. Bij een leasecontract dat zeven jaar loopt, begint de termijn van 7 jaar dus pas na afloop van dat contract. In de praktijk betekent dit dat je sommige stukken langer dan zeven jaar bewaart.
Wat gebeurt er als je je administratie niet bewaart?
Kun je bij een controle je administratie niet volledig overleggen, dan kan de Belastingdienst je aftrek weigeren, de omzetbelasting corrigeren en zelfs een boete opleggen. In het uiterste geval keert de bewijslast om en moet jij aantonen dat je aangifte klopt. Bewaren is dus geen formaliteit, maar bescherming.
Kernpunten
- De fiscale bewaarplicht verplicht je om je administratie minimaal 7 jaar te bewaren
- Voor onroerende zaken en de Unieregeling (e-commerce) geldt een bewaartermijn van 10 jaar
- Je basisgegevens, van grootboek tot facturen en bankafschriften, vallen altijd onder de bewaarplicht
- Bewaren mag digitaal of op papier, zolang alles leesbaar en controleerbaar blijft
- De termijn begint pas als de gegevens hun belang verliezen, dus soms bewaar je langer dan 7 jaar
De bewaarplicht is een van die verplichtingen die je pas voelt als het misgaat, bij een controle waar net dat ene stuk ontbreekt. Wie zijn administratie geordend en compleet bewaart, heeft daar geen slapeloze nachten van.
Zit je met een vraag over wat je precies moet bewaren, stel die dan op het ondernemen-forum van CreativeDeals.