Een werknemer kost je meer dan alleen het brutoloon dat op de loonstrook staat. Bovenop dat bedrag komen de werkgeverslasten: premies werknemersverzekeringen zoals WW en WIA, de werkgeversheffing Zvw en de pensioenpremie. Tel je ook vakantiegeld en andere reserveringen mee, dan liggen de totale loonkosten als vuistregel ongeveer 25 tot 35% boven het brutoloon.
In dit artikel lees je waar de loonkosten precies uit bestaan, hoe je ze zelf berekent aan de hand van een rekenvoorbeeld, en wat het verschil is met het inhuren van een zzp'er.
Wat zijn loonkosten precies, en wat zit er allemaal in?
Loonkosten zijn alles wat jij als werkgever kwijt bent aan een werknemer, niet alleen het brutosalaris. Het bedrag op de loonstrook is maar een deel van het totale plaatje.
Het brutoloon is het bedrag waarover een werknemer loonheffingen betaalt en waaruit het nettoloon wordt berekend. Wil je weten hoe die stap van bruto naar netto precies werkt, lees dan het artikel over het verschil tussen bruto en netto salaris.
De loonkosten gaan een stap verder. Dat is het brutoloon plus alle kosten die jij als werkgever daarnaast draagt, zoals premies, vakantiegeld en vaak ook pensioen. Reken je vooraf alleen met het brutoloon, dan kom je aan het einde van het jaar altijd voor een financiële verrassing te staan.
Waar bestaan de werkgeverslasten uit?
De werkgeverslasten zijn opgebouwd uit een aantal vaste onderdelen. Elk onderdeel heeft een eigen percentage, dat jaarlijks wordt vastgesteld.
- Vakantiegeld: wettelijk minimaal 8% van het brutojaarloon, meestal uitbetaald in mei of juni
- Premie WW (Awf): een laag tarief voor vaste contracten en een hoog tarief voor flexibele contracten, vastgesteld door de UWV
- Premie Aof: de basis voor de WIA, met een lager tarief voor kleine werkgevers en een hoger tarief voor grote werkgevers
- Premie Whk: dekt de Werkhervattingskas voor onder meer de Ziektewet en WGA, en verschilt per sector en soms per bedrijf
- Werkgeversheffing Zvw: een percentage van het loon voor de Zorgverzekeringswet, bovenop het brutoloon
- Pensioenpremie: het werkgeversdeel van de pensioenopbouw, vaak het grootste deel van de totale premie
De exacte percentages voor de WW, de Aof en de Whk staan jaarlijks op de premiepagina van de UWV. De werkgeversheffing Zvw staat op de site van de Belastingdienst. Reken die percentages altijd na voor het lopende jaar, want ze veranderen elk jaar.
Rekenvoorbeeld: wat kost een werknemer met 3.000 euro bruto per maand?
Een rekenvoorbeeld maakt de opbouw van de loonkosten het beste inzichtelijk. Onderstaande bedragen zijn indicatief en gebaseerd op gemiddelde percentages, want jouw exacte premies hangen af van je sector en cao.
Ga uit van een brutoloon van 3.000 euro per maand, dus 36.000 euro per jaar.
- Brutoloon per jaar: 36.000 euro
- Vakantiegeld (8%): circa 2.880 euro
- Premie WW: circa 985 euro
- Premie Aof: circa 2.255 euro
- Premie Whk: circa 540 euro
- Werkgeversheffing Zvw: circa 2.195 euro
- Pensioenpremie werkgeversdeel: circa 3.600 euro
Tel je alles bij elkaar op, dan kom je uit op ongeveer 48.450 euro per jaar, oftewel zo'n 4.040 euro per maand. Dat is bijna 35% boven het brutoloon van 3.000 euro.
Heb je geen bedrijfstakpensioenfonds of een lagere pensioenpremie, dan valt het percentage lager uit, richting de 25%. Het is dus altijd verstandig om je eigen premies en pensioenregeling erbij te pakken voordat je een aanbod doet aan een nieuwe werknemer.
De vuistregel: 25 tot 35% bovenop het brutoloon
Voor een snelle inschatting gebruik je de vuistregel van 25 tot 35% bovenop het brutoloon. Die marge dekt de meeste situaties in Nederland redelijk goed.
Zit je aan de onderkant van die marge, dan werk je waarschijnlijk in een sector met een lage Whk-premie en een sobere pensioenregeling. Zit je aan de bovenkant, dan speelt vaak een hoge sectorpremie of een verplicht bedrijfstakpensioenfonds mee.
Gebruik de vuistregel vooral als eerste check bij een begroting of offerte, niet als definitief getal voor je loonadministratie. Ga je daadwerkelijk personeel aannemen, reken dan het exacte bedrag door aan de hand van je eigen cao en pensioenregeling. Het stappenplan daarvoor lees je in het artikel over personeel aannemen.
Waarom de loonkosten per werknemer en sector verschillen
De loonkosten van twee werknemers met hetzelfde brutoloon kunnen flink uiteenlopen. Een paar factoren bepalen dat verschil.
Het type contract speelt mee bij de premie WW: een vast contract valt onder het lage tarief, een flexibel of tijdelijk contract vaak onder het hoge tarief. Ook de cao van je sector kan eigen regels bevatten over vakantiegeld, toeslagen of een verplichte pensioenregeling.
De Whk-premie verschilt bovendien per sector, omdat sectoren met meer verzuim of arbeidsongeschiktheid gemiddeld een hogere premie betalen. Werk je in de bouw of de zorg, dan liggen die percentages doorgaans hoger dan in bijvoorbeeld de zakelijke dienstverlening.
Meer over de verplichtingen die bij het werkgeverschap horen, zoals de arbeidsovereenkomst en de arbo-regels, lees je in het overzichtsartikel over personeel en werkgeverschap.
Werknemer in dienst nemen of een zzp'er inhuren?
Naast een werknemer in dienst nemen, kun je ook een zzp'er inhuren voor een klus. Beide opties hebben een andere kostenstructuur.
Een zzp'er verwerkt zijn eigen pensioen, vakantiegeld en verzekeringen al in zijn uurtarief. Jij betaalt geen werkgeverslasten, geen vakantiegeld en geen loon tijdens ziekte, maar het uurtarief zelf ligt vaak hoger dan het uurloon van een werknemer. Hoe een zzp'er dat tarief opbouwt, lees je in het artikel over het uurtarief van een zzp'er berekenen.
Voor kortdurend of sterk wisselend werk is inhuren vaak voordeliger, want je betaalt alleen voor de daadwerkelijk gewerkte uren. Voor structureel werk met een vaste omvang is een werknemer in dienst nemen op de lange termijn meestal goedkoper, ondanks de werkgeverslasten.
Twijfel je tussen beide opties, dan zet het artikel over freelancer inhuren of zzp'er aannemen de belangrijkste verschillen op een rij.
Loonkosten berekenen: tools en loonadministratie
Wil je niet elke keer zelf gaan rekenen, dan helpen online loonkostentools en een goede loonadministratie je verder. Ze houden de actuele premies automatisch bij.
Veel salarissoftware en loonadministratiekantoren bieden een gratis rekentool waarmee je op basis van het brutoloon, de sector en het type contract meteen de totale loonkosten ziet. Dat is handiger dan zelf elk jaar de premiepercentages opzoeken.
Ga je daadwerkelijk personeel uitbetalen, laat de loonadministratie dan het liefst verzorgen door een boekhouder of salarisverwerker. Die zorgt dat de juiste premies, de loonheffingen en de pensioenafdracht correct en op tijd worden verwerkt, zodat je zelf geen boetes riskeert bij een controle.
Veelgemaakte fouten bij het inschatten van loonkosten
Een paar fouten zorgen ervoor dat werkgevers hun personeelskosten flink onderschatten. Let vooral op deze punten.
- Alleen rekenen met het brutoloon, zonder de werkgeverslasten en het vakantiegeld mee te tellen
- De pensioenpremie vergeten, terwijl die vaak het grootste onderdeel van de werkgeverslasten is
- Uitgaan van premiepercentages van vorig jaar, terwijl de tarieven van de UWV en de Belastingdienst jaarlijks veranderen
- Geen rekening houden met een hogere WW-premie bij een tijdelijk of flexibel contract
- Extra's zoals een dertiende maand, bonussen of een leaseauto niet meenemen in de begroting
Veelgestelde vragen
Wat reken je precies mee als je de loonkosten van een werknemer berekent?
Je telt het brutoloon, het vakantiegeld van 8%, de premies werknemersverzekeringen (WW, Aof en Whk), de werkgeversheffing Zvw en de pensioenpremie voor het werkgeversdeel bij elkaar op. Reken je extra's mee zoals een dertiende maand, een reiskostenvergoeding of scholingskosten, dan liggen de totale loonkosten nog wat hoger dan het kale rekenvoorbeeld met alleen de wettelijke onderdelen.
Wat is de vuistregel om snel de loonkosten te schatten?
Reken op ongeveer 25 tot 35% bovenop het brutoloon voor de werkgeverslasten en het vakantiegeld samen. Bij een brutoloon van 3.000 euro per maand kom je zo uit op ongeveer 3.750 tot 4.050 euro totale loonkosten per maand, afhankelijk van je sector, de cao en de pensioenregeling.
Wat is het verschil tussen loonkosten en het brutoloon op de loonstrook?
Het brutoloon op de loonstrook is het bedrag waarover de werknemer loonheffingen betaalt en waaruit het nettoloon wordt berekend. De loonkosten zijn wat jij als werkgever in totaal kwijt bent, dus het brutoloon plus alle werkgeverslasten en het vakantiegeld erbovenop. Die twee bedragen liggen daardoor altijd flink uit elkaar.
Is een zzp'er inhuren goedkoper dan een werknemer in dienst nemen?
Het uurtarief van een zzp'er ligt vaak hoger dan het uurloon van een werknemer, omdat een freelancer zijn eigen verzekeringen, pensioen en vakantiegeld al in dat tarief verwerkt. Bij kortdurende of wisselende klussen is inhuren vaak toch voordeliger, omdat je geen werkgeverslasten en geen loondoorbetaling bij ziekte hebt. Bij structureel werk is een werknemer in dienst nemen op de lange termijn meestal goedkoper.
Hoe bereken je de loonkosten van een parttime werknemer?
Je berekent eerst het brutoloon naar rato van de parttime uren, bijvoorbeeld de helft van een fulltime salaris bij een dienstverband van 20 uur. Daarna tel je hetzelfde percentage werkgeverslasten en vakantiegeld bij op als bij een fulltime werknemer, want die premies en het vakantiegeld gelden procentueel en niet als vast bedrag.
Kernpunten
- Loonkosten bestaan uit het brutoloon plus vakantiegeld, premies werknemersverzekeringen, werkgeversheffing Zvw en pensioenpremie
- Als vuistregel liggen de totale loonkosten ongeveer 25 tot 35% boven het brutoloon
- Bij een bruto van 3.000 euro per maand kom je al snel uit op circa 4.000 euro totale loonkosten per maand
- De exacte percentages voor WW, Aof, Whk en Zvw veranderen jaarlijks en verschillen per sector
- Een zzp'er inhuren scheelt werkgeverslasten, maar het uurtarief ligt vaak hoger dan het uurloon van een werknemer
Voordat je iemand aanneemt, is het slim om de volledige loonkosten door te rekenen, niet alleen het brutosalaris dat je afspreekt. Zo voorkom je dat je begroting halverwege het jaar al niet meer klopt.
Loop je vast bij het berekenen van je eigen loonkosten of twijfel je tussen personeel aannemen en een zzp'er inhuren, stel je vraag op het ondernemen-forum van CreativeDeals.