Payrolling is een constructie waarbij je iemand zelf werft en aanstuurt, maar het formele werkgeverschap uitbesteedt aan een payrollbedrijf. Dat bedrijf neemt de werknemer in dienst, betaalt het loon, draagt de loonheffingen af en regelt de administratie, terwijl de medewerker gewoon bij jou op de werkvloer staat.
Je krijgt dus iemand die functioneert als je eigen personeel, zonder dat je zelf juridisch werkgever wordt. In ruil daarvoor betaal je een opslag per uur bovenop het brutoloon.
Sinds de Wet arbeidsmarkt in balans is payrolling flink duurder en minder flexibel geworden. Deze gids legt uit hoe payroll werkt, wat het verschil is met uitzenden en een zzp er inhuren, wat de regels zijn en wat de voor- en nadelen van payrolling zijn voor jou als werkgever.
Wat je in deze gids leert
Deze gids is voor ondernemers en opdrachtgevers die personeel nodig hebben, maar twijfelen of ze zelf iemand in dienst willen nemen.
- Wat payrolling precies is en wat een payrollbedrijf van je overneemt
- Het verschil tussen payrolling, uitzenden en een zzp er inhuren
- Welke regels gelden sinds de Wet arbeidsmarkt in balans
- Wat payrolling kost en hoe de payrollfactor is opgebouwd
- De voor- en nadelen, en wanneer payrolling interessant is
Payrolling is een van de vormen van werk uitbesteden en flexibel inhuren. Deze gids zoomt in op de payrollconstructie zelf.
Wat is payrolling?
Bij payrolling ligt het juridisch werkgeverschap bij het payrollbedrijf, ook wel de payroller genoemd, terwijl jij bepaalt wie er werkt en wat diegene doet. Je splitst het werkgeverschap dus in twee delen.
Jij regelt de werving en selectie en de dagelijkse aansturing van je medewerker. Het payrollbedrijf neemt de werknemer formeel in dienst en regelt alle administratieve taken die daarbij horen: het loon, de loonheffingen en sociale verzekeringspremies, pensioen en een groot deel van de personeelsadministratie.
De medewerker heeft een arbeidsovereenkomst met het payrollbedrijf, niet met jou. Hij staat dus op de loonlijst van het payrollbedrijf, maar werkt exclusief bij jou en volgt jouw instructies alsof hij bij je eigen werknemers hoort.
Het verschil met reguliere werknemers zit dus niet in het werk, maar in het papierwerk en het risico. Juridisch gezien liggen de werkgeversverplichtingen bij het payrollbedrijf, niet bij jou als inlenende bedrijf.
Hoe werkt payrolling?
In de praktijk werkt payroll als een driehoek: jij, het payrollbedrijf en de medewerker. Elke partij heeft een eigen rol.
Je zoekt zelf de juiste kandidaat, net als bij een normale vacature. Heb je iemand gevonden, dan draag je die over aan het payrollbedrijf. Vervolgens neemt het payrollbedrijf de werknemer in dienst op basis van een payrollovereenkomst, zodat je iemand hebt werken via payroll zonder personeel in dienst te nemen.
Vanaf dat moment zorgt het payrollbedrijf voor de verloning. Het betaalt het salaris van de werknemer, houdt loonbelasting en premies in, draagt die af aan de Belastingdienst en verwerkt ziekteverzuim, verlof en pensioen.
Jij ontvangt een factuur voor elk gewerkt uur. Dat uurtarief bestaat uit het brutoloon plus een opslag voor de werkgeverslasten, verzekeringen, administratie en de marge van het payrollbedrijf.
De aansturing van je medewerkers blijft volledig bij jou. Je bepaalt de taken, de werktijden en de manier van werken. Het payrollbedrijf is de uitlener en bemoeit zich niet met de inhoud van het werk, alleen met het werkgeverschap eromheen.
Verschil tussen payrolling en uitzenden
Het grootste verschil tussen payroll en uitzenden zit in de werving. Een uitzendbureau zoekt en selecteert zelf de kandidaten, een payrollbedrijf niet.
Een uitzendbureau vervult een allocatiefunctie: het brengt vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar en heeft een bestand van uitzendkrachten die het bij wisselende opdrachtgevers plaatst. Jij vraagt om iemand, en het bureau levert de kandidaat.
Bij payrolling doe jij het zoekwerk. Het payrollbedrijf heeft geen allocatiefunctie en levert geen kandidaten, maar neemt alleen de mensen in dienst die jij zelf hebt gevonden.
Een tweede verschil is de exclusiviteit. Een payrollmedewerker werkt alleen voor jou, terwijl een uitzendkracht bij meerdere opdrachtgevers van hetzelfde bureau inzetbaar is. In beide gevallen houd jij de zeggenschap over de werknemer op de vloer, ook al is het bureau formeel de werkgever van de uitzendkracht of payrollkracht.
Ook juridisch zijn de regimes uit elkaar getrokken. Een payrollbedrijf mag geen uitzendbeding gebruiken en valt niet onder het ruimere uitzendregime met langere flexcontracten. Wil je juist wel de flexibiliteit van uitzenden, lees dan hoe je een medewerker via een uitzendbureau inzet.
Payrolling of een zzp er inhuren?
Payrolling en een zzp er inhuren lossen hetzelfde probleem op verschillende manieren op: je wilt werk laten doen zonder zelf werkgever te worden. De juridische basis is alleen totaal anders.
Een payrollmedewerker is en blijft werknemer, met een arbeidsovereenkomst, loon, pensioen en ontslagbescherming. Een zzp er die je inhuurt is een zelfstandige ondernemer die op factuur werkt, zonder dienstverband en zonder die bescherming.
Dat verschil bepaalt wanneer welke vorm past. Stuur je iemand dagelijks aan en vul je een vaste rol structureel in, dan lijkt dat sterk op een dienstverband en past payrolling beter dan een zzp-constructie.
Huur je iemand in voor een afgebakende klus waarbij zelfstandigheid vanzelfsprekend is, dan ligt een zzp er voor de hand. De grens is scherp: functioneert een zzp er in de praktijk als gewone werknemer, dan loop je een risico op schijnzelfstandigheid.
Zoek je vakmensen voor projectwerk, dan zijn platforms om vakmensen te vinden vaak een logischer startpunt dan een payrollconstructie.
De regels sinds de Wet arbeidsmarkt in balans
Sinds 1 januari 2020 gelden strengere regels voor payrolling door de Wet arbeidsmarkt in balans, kortweg WAB. Die wet maakte payroll bewust minder aantrekkelijk als goedkope flexvorm.
De kern: payrollwerknemers hebben recht op minstens dezelfde arbeidsvoorwaarden en rechtspositie als de werknemers die je zelf in dienst hebt en die vergelijkbaar werk doen. Denk aan loon, vakantiedagen, verlofregelingen en toeslagen uit je cao.
Sinds 1 januari 2021 komt daar een adequaat pensioen bij. Het payrollbedrijf regelt dat via de pensioenregeling van jouw bedrijf of via een eigen, gelijkwaardige regeling.
Daarnaast is de flexibiliteit ingeperkt. Een payrollbedrijf mag geen uitzendbeding meer gebruiken en valt onder de gewone ketenregeling, niet onder het ruimere uitzendregime met extra tijdelijke contracten.
Volgens de Rijksoverheid is het doel gelijke behandeling: een payrollkracht mag niet goedkoper of rechtelozer zijn dan iemand die je zelf in dienst neemt. Payroll is daardoor vooral een ontzorgconstructie geworden, geen manier om op arbeidsvoorwaarden te besparen.
Wat kost payrolling?
Payrolling kost je het brutoloon plus een opslag, meestal uitgedrukt in een payroll factor per gewerkt uur. Die factor vermenigvuldigt het brutoloon tot het tarief dat je uiteindelijk betaalt als je iemand via een payrollbedrijf laat werken.
In de opslag zitten de werkgeverslasten die je anders zelf zou dragen: de premies werknemersverzekeringen, de bijdrage Zorgverzekeringswet, vakantiegeld, pensioen en verzuimverzekering. Bovenop die werkgeverslasten komt de marge van het payrollbedrijf.
Waar werkgeverslasten normaal 25 tot 35 procent boven het brutoloon liggen, komt bij payroll de administratie en het overgenomen risico er nog bij. De payrollfactor ligt daarom doorgaans ergens tussen de 1,4 en 1,6, afhankelijk van cao, risicoprofiel en dienstverlening. Sommige payrollbedrijven werken met een all-in factor, andere splitsen de kosten uit.
Payroll is dus zelden de goedkoopste optie. Wil je die kosten vergelijken met zelf iemand aannemen, gebruik dan de gids over het berekenen van je loonkosten als werkgever.
Voordelen van payrolling
Het grootste voordeel van payrolling is minder administratieve lasten en minder werkgeversrisico. Je hebt de mensen op de vloer zonder de rompslomp eromheen, want het payrollbedrijf zorgt voor de rest.
- Je besteedt de loonadministratie, loonheffingen en verzekeringen volledig uit
- Je hoeft zelf geen salarisadministratie of personeelsdossiers bij te houden
- Het risico bij ziekte en arbeidsongeschiktheid komt te liggen bij het payrollbedrijf
- Je houdt de volledige werving en dagelijkse aansturing van je medewerkers in eigen hand
- Bij ontslag neemt het payrollbedrijf de juridische afwikkeling over, niet jij
Voor kleine ondernemers zonder HR-afdeling is dat aantrekkelijk. Een payrollbedrijf biedt je de rol van werkgever zonder dat je alle administratieve taken en juridische risico's van eigen werknemers zelf hoeft te dragen.
Nadelen van payrolling
Het belangrijkste nadeel van payrolling is de prijs. Je betaalt een opslag die het uurtarief flink boven een eigen dienstverband tilt.
- De payrollfactor maakt payroll duurder dan zelf iemand in dienst nemen
- Sinds de WAB is de flexibiliteit beperkt en gelden dezelfde arbeidsvoorwaarden als voor eigen personeel
- Je bent afhankelijk van het payrollbedrijf voor loonstroken, contracten en correcte afdracht
- De binding met je medewerker kan zwakker voelen doordat hij formeel elders in dienst is
- Je hebt minder directe grip op arbeidsvoorwaarden en contractvorm dan bij eigen personeel
Kies je een payrollbedrijf, controleer dan of het de loonheffingen netjes afdraagt. Bij nalatigheid kun je via de inlenersaansprakelijkheid alsnog worden aangesproken, dus een gecertificeerde partij is geen overbodige luxe.
Wanneer is payrolling interessant?
Payrolling is vooral interessant als je personeel wilt inzetten maar geen werkgeversadministratie en -risico wilt dragen. Je koopt rust af, geen goedkope arbeid.
De constructie past goed als je groeit maar nog geen HR-afdeling hebt, of als je het aannemen van je eerste medewerker spannend vindt. Werk je via payrolling, dan vangt het payrollbedrijf de juridische en administratieve kant op terwijl jij je op het werk richt.
Voor puur tijdelijke of sterk wisselende inzet zijn werknemers via een uitzendbureau vaak logischer, omdat het bureau de werving overneemt en meer flexibiliteit biedt. Voor afgebakende opdrachten met een zelfstandige is een zzp er passender.
Twijfel je nog tussen zelf aannemen en uitbesteden, loop dan eerst het stappenplan voor personeel aannemen door. Zo zie je welke verplichtingen je overneemt en welke je juist bij een payrollbedrijf zou leggen.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen payrolling en uitzenden?
Bij uitzenden werft en selecteert het uitzendbureau zelf de kandidaten en zet die bij wisselende opdrachtgevers in. Bij payrolling doe jij de werving en aansturing en werkt de medewerker exclusief voor jou; het payrollbedrijf is alleen de juridische werkgever. Sinds de Wet arbeidsmarkt in balans mag een payrollbedrijf geen uitzendbeding of het ruimere uitzendregime gebruiken.
Wat is het verschil tussen payroll en een zzp er inhuren?
Een payrollmedewerker is een werknemer met een arbeidsovereenkomst bij het payrollbedrijf, met loon, pensioen en ontslagbescherming. Een zzp er is een zelfstandige die op factuur werkt zonder dienstverband. Payrolling past bij werk dat je zelf aanstuurt en structureel invult; een zzp er huur je in voor afgebakende opdrachten waarbij zelfstandigheid past.
Wat kost payrolling?
Je betaalt een tarief per gewerkt uur dat bestaat uit het brutoloon plus een payrollfactor of opslag. Die opslag dekt de werkgeverslasten, verzekeringen, administratie en de marge van het payrollbedrijf. Reken op een factor die het brutoloon flink verhoogt, doorgaans ergens tussen 1,4 en 1,6 keer, afhankelijk van cao, risico en dienstverlening.
Is payrolling nog toegestaan?
Ja. Payrolling is sinds 1 januari 2020 aan strengere regels gebonden door de Wet arbeidsmarkt in balans, maar blijft toegestaan. Payrollkrachten hebben recht op minstens dezelfde arbeidsvoorwaarden als je eigen personeel en sinds 1 januari 2021 op een adequaat pensioen. De constructie is dus duurder en minder flexibel geworden dan voorheen, niet verboden.
Wie is werkgever bij payrolling?
Het payrollbedrijf is de juridische werkgever. Dat bedrijf sluit de arbeidsovereenkomst, betaalt het loon, draagt de loonheffingen af en regelt verzekeringen en administratie. Jij bent de inlener: je bepaalt wie er komt werken, geeft dagelijkse aansturing en betaalt een uurtarief aan het payrollbedrijf.
Kernpunten
- Bij payrolling werf en stuur je zelf aan, terwijl het payrollbedrijf de juridische werkgever is
- Het payrollbedrijf betaalt loon, draagt loonheffingen af en neemt de administratie en het risico over
- Anders dan een uitzendbureau werft een payrollbedrijf niet zelf en werkt de medewerker exclusief voor jou
- Sinds de WAB hebben payrollkrachten recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als eigen personeel en een adequaat pensioen
- Je betaalt een payrollfactor bovenop het brutoloon, dus payroll koop je vooral voor het gemak, niet voor een lagere prijs
Payrolling draait om een simpele ruil: je geeft het werkgeverschap uit handen en betaalt daar een opslag voor. Bepaal per situatie of dat gemak de kosten waard is, of dat zelf aannemen, uitzenden of een zzp er inhuren beter past.
Zit je met een vraag over payroll of het inhuren van personeel, stel die dan op het ondernemen-forum van CreativeDeals.