Personeel aannemen is een grote stap voor elke ondernemer. Of je nu een eenmanszaak hebt of je bedrijf uitbreidt, er komt wel wat bij kijken: van werving en selectie tot de administratie en je verplichtingen als werkgever.
Dit stappenplan personeel aannemen loodst je van werving tot onboarding. Je leest wat je moet regelen voordat je personeel aanneemt, wat de kosten van personeel aannemen zijn, en waar je op moet letten bij het aannemen.
Waarom het aannemen van personeel een grote stap is
Personeel aannemen is een grote stap omdat je van eenpitter werkgever wordt, met alle verantwoordelijkheid die daarbij hoort. Zodra je iemand in dienst neemt, ben je verantwoordelijk voor het nakomen van afspraken over loon, veiligheid en goed werkgeverschap.
Goed personeel biedt tegelijk ruimte om te groeien. Een nieuwe medewerker neemt werk uit handen, kan meedenken over de koers en helpen bij het bepalen van de groeistrategie, zodat jij als ondernemer je op de grote lijnen richt.
Voordat je voor het eerst personeel aanneemt
Voordat je personeel aanneemt, bepaal je eerst welk werk je uit handen wilt geven en welk dienstverband daarbij past. Wie voor het eerst personeel aanneemt, onderschat vaak hoeveel er formeel geregeld moet worden.
Denk vooraf na over de functie, het budget en de vraag of je iemand vast in een arbeidsovereenkomst zet of flexibel inhuurt. Die keuze bepaalt je kosten, je risico en de manier waarop je gaat aannemen.
Werving en selectie: het juiste personeel vinden
Werving begint met een scherpe functieomschrijving. Zonder een duidelijk beeld van de rol trek je de verkeerde kandidaten aan en kost personeel zoeken onnodig veel tijd.
Bij werving en selectie let je op zowel vaardigheden als op de klik met je bedrijf. Neem de tijd om een toekomstige werknemer goed te leren kennen, want een verkeerde match kost vaak meer dan een openstaande vacature.
Aannemen of inhuren: vast, tijdelijk of flexibel personeel
Niet elke behoefte vraagt om een vaste werknemer. De keuze tussen aannemen of inhuren hangt af van hoe structureel het werk is.
Wil je flexibel blijven, dan kun je eerst tijdelijk personeel via een uitzendbureau inzetten of een zzp'er inhuren. Groeit het werk door, dan neem je iemand alsnog in vaste dienst en zet je de afspraken vast in een arbeidsovereenkomst.
Stappenplan personeel aannemen: de wettelijke basis
Zodra je personeel wilt aannemen, gelden er drie formele kernstappen. Dit stappenplan zorgt dat je vanaf dag één aan je verplichtingen voldoet.
Kort samengevat: je meldt je aan als werkgever, je controleert de identiteit van de werknemer en je legt de arbeidsvoorwaarden vast. Hieronder werk ik de drie stappen uit.
Stap 1: Meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst
De eerste stap is aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Zodra je personeel aanneemt, registreer je je als werkgever, zodat je loonheffingen kunt inhouden en afdragen.
Loonheffingen zijn de loonbelasting, de premie volksverzekeringen, de premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Je bedrijf staat al bij KVK ingeschreven, dus wijzigingen geef je door aan KVK, terwijl het werkgeverschap via de Belastingdienst loopt.
Stap 2: Controleer de identiteit van de werknemer
Voordat iemand begint, controleer je de identiteit. Je bent wettelijk verplicht de identiteit van de werknemer vast te stellen aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Controleer het origineel, niet een scan, en bewaar een goed leesbare kopie van het identiteitsbewijs in je administratie. Die leesbare kopie moet je kunnen tonen bij een controle.
Stap 3: Leg de arbeidsvoorwaarden vast in een arbeidsovereenkomst
De derde stap is het opstellen van een contract. In de arbeidsovereenkomst leg je de arbeidsvoorwaarden vast: functie, salaris, werktijden, proeftijd en de duur van het dienstverband.
Valt je bedrijf onder een cao, dan neem je die voorwaarden over. Zet de nieuwe werknemer vast in een arbeidsovereenkomst en bespreek de afspraken vooraf, zodat er achteraf geen misverstanden ontstaan.
De kosten van personeel aannemen
De kosten van personeel aannemen liggen fors boven het brutoloon. Wat kost personeel echt? Reken op loonkosten die doorgaans 25 tot 30 procent hoger uitvallen dan het kale salaris.
Die extra kosten bestaan uit vakantiegeld van minimaal 8 procent, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Vaak komen daar nog een pensioenregeling en een reiskostenvergoeding bij, terwijl doorbetaling bij verzuim de kosten vaak verder opdrijft.
Salarisadministratie: zelf doen of uitbesteden
De loonheffingen en de salarisadministratie zijn foutgevoelig werk. Veel ondernemers kiezen ervoor de salarisadministratie uit te besteden aan een boekhouder of een gespecialiseerd bureau.
Uitbesteden kost geld, maar bespaart tijd en beperkt het risico op fouten met de Belastingdienst. Doe je het zelf, reken dan op maandelijkse loonstroken, aangiften en een nauwkeurige administratie.
Waar moet je op letten bij het aannemen van personeel?
Bij het aannemen van personeel komen ook je plichten rond veiligheid kijken. Zodra je personeel in dienst neemt, ben je verplicht een risico-inventarisatie en -evaluatie op te stellen, gericht op het creëren van een veilige werkplek.
De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert of je die verplichtingen op het gebied van arbeidsomstandigheden nakomt. Meer hierover lees je in ons artikel over arbobeleid.
Eenmanszaak personeel aannemen: kun je personeel in dienst nemen?
Ja, ook met een eenmanszaak kun je personeel aannemen. De rechtsvorm bepaalt niet of je een werknemer in dienst mag nemen, maar wel dat je privé aansprakelijk blijft.
Wie personeel gaat aannemen vanuit een eenmanszaak, doorloopt hetzelfde stappenplan als elk ander bedrijf. Twijfel je over je rechtsvorm, lees dan over een holding of bekijk ondernemen naast loondienst.
Checklist: personeel aannemen zonder verrassingen
Deze checklist vat het stappenplan samen. Loop 'm langs voordat je nieuw personeel aanneemt, dan kan de nieuwe medewerker snel aan de slag.
- Bepaal de functie en of je vast, tijdelijk of flexibel personeel wilt aannemen
- Meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst
- Controleer de identiteit en bewaar een kopie van het identiteitsbewijs
- Leg de arbeidsvoorwaarden vast in een arbeidsovereenkomst, met eventuele cao
- Richt je salarisadministratie in voor de loonheffingen, zelf of uitbesteed
- Stel een risico-inventarisatie en -evaluatie op voor een veilige werkplek
Onboarding: help je nieuwe medewerker goed op weg
Met een getekend contract ben je er nog niet. Een goede onboarding bepaalt of een nieuwe werknemer zich thuis voelt en snel productief wordt.
Zorg voor een ingerichte werkplek, een helder inwerkschema en een vast aanspreekpunt. Zo help je nieuwe medewerkers meteen op weg en leer je je werknemer goed kennen in de eerste weken.
Veelgestelde vragen over personeel aannemen
Wat moet je regelen voordat je personeel aanneemt?
Voordat je personeel aanneemt, meld je je aan als werkgever bij de Belastingdienst, controleer je de identiteit van de werknemer en leg je de arbeidsvoorwaarden vast in een arbeidsovereenkomst. Daarnaast regel je een salarisadministratie voor de loonheffingen en een risico-inventarisatie en -evaluatie voor een veilige werkplek.
Wat kost het om personeel aan te nemen?
De kosten van personeel aannemen liggen boven het brutoloon. Reken op loonkosten die doorgaans 25 tot 30 procent hoger uitvallen door vakantiegeld van minimaal 8 procent, premies werknemersverzekeringen, de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet en vaak een pensioenregeling.
Kun je als eenmanszaak personeel aannemen?
Ja. Ook met een eenmanszaak kun je personeel in dienst nemen. Je blijft privé aansprakelijk, maar de eenmanszaak vormt geen belemmering om een werknemer aan te nemen. Je meldt je eenmalig aan als werkgever bij de Belastingdienst en houdt vanaf dat moment loonheffingen in.
Wat is het verschil tussen personeel aannemen en inhuren?
Neem je personeel aan, dan komt iemand bij je in dienst en ben je verantwoordelijk voor loon, loonheffingen en goed werkgeverschap. Huur je in via een uitzendbureau of een zzp'er, dan draag je die verplichtingen niet zelf. Aannemen of inhuren hangt af van hoe vast en langdurig je de inzet nodig hebt.
Is een cao verplicht als je personeel aanneemt?
Niet altijd. Valt jouw bedrijf onder een algemeen verbindend verklaarde cao of ben je lid van een werkgeversorganisatie met een cao, dan gelden die arbeidsvoorwaarden dwingend. Is er geen cao, dan spreek je de voorwaarden zelf af, binnen de wettelijke minimums.
Kernpunten
- Personeel aannemen is een grote stap: je wordt werkgever en bent verantwoordelijk voor het nakomen van je verplichtingen
- Het stappenplan personeel aannemen kent drie kernstappen: aanmelden als werkgever, de identiteit controleren en de arbeidsvoorwaarden vastleggen in een arbeidsovereenkomst
- De kosten van personeel liggen zo'n 25 tot 30 procent boven het brutoloon door vakantiegeld, premies werknemersverzekeringen en de bijdrage Zorgverzekeringswet
- Ook met een eenmanszaak kun je personeel in dienst nemen; de salarisadministratie kun je uitbesteden
- Vanaf je eerste werknemer geldt een risico-inventarisatie en -evaluatie voor een veilige werkplek
Personeel aannemen hoeft geen onneembare hindernis te zijn. Volg het stappenplan, reken vooraf de kosten door en behandel goed werkgeverschap als de basis, dan bouw je een team dat je bedrijf verder brengt.
Heb je vragen over personeel aannemen of zoek je juist iemand voor je volgende opdracht? Bekijk de freelance-opdrachten of stel je vraag op het ondernemen-forum van CreativeDeals.