Btw op reiskosten reken je niet overal hetzelfde. Openbaar vervoer en taxi vallen onder het lage tarief van 9%, internationale vliegtickets vallen onder het 0%-tarief, en bij je auto hangt de aftrek af van zakelijk of privégebruik.
In dit artikel lees je per vervoermiddel welk btw-tarief geldt, wanneer je die btw mag terugvragen, en hoe de correctie voor privégebruik van de auto van de zaak precies werkt.
Btw op reiskosten: het uitgangspunt
Je trekt btw op reiskosten alleen af als de reis zakelijk is en je een geldig bewijs hebt. Zonder onderbouwing accepteert de Belastingdienst de aftrek niet.
Dat bewijs hoeft geen volledige factuur te zijn. Voor vervoer geldt vaak een lichtere eis: een vervoerbewijs met datum, route en btw-bedrag volstaat.
Reis je gemengd, deels zakelijk en deels privé, dan trek je alleen het zakelijke deel af. Splits dat altijd duidelijk in je administratie.
Het btw-tarief hangt af van het vervoermiddel, niet van je branche. Een fotograaf en een boekhouder betalen dus exact dezelfde btw op dezelfde treinreis.
Openbaar vervoer en taxi: 9% btw
Op openbaar vervoer en taxiritten in Nederland zit het lage tarief van 9% btw. Dat geldt voor trein, bus, tram, metro, veerboot en taxivervoer per auto, motortaxi of fietstaxi.
Reis je zakelijk met de trein of pak je een taxi naar een klant, dan mag je die 9% btw terugvragen via je btw-aangifte.
Huur je een besloten bus met chauffeur, dan blijft dat een personenvervoersdienst en geldt ook daarvoor het lage tarief van 9%. Huur je een bus zonder chauffeur, dan is er geen vervoersdienst en geldt juist het hoge tarief van 21%. Verwar deze twee situaties niet met elkaar.
Vliegtickets: meestal niets om terug te vragen
Vlieg je internationaal voor je werk, dan zit er in de praktijk geen btw op je ticket om terug te vragen. Internationaal personenvervoer door de lucht is namelijk belast met het 0%-tarief, waardoor er geen btw-bedrag op je ticket staat.
Een binnenlandse vlucht in Nederland valt wel onder het hoge tarief van 21%, maar dat komt bij zakelijke reizen zelden voor.
De kosten van je vliegticket, inclusief luchthavenbelasting, trek je gewoon af van je winst. Alleen de btw-aftrek gaat hier niet op, simpelweg omdat er meestal geen btw op zit.
De auto van de zaak: aftrek en de correctie voor privégebruik
Koop of lease je een auto op naam van je bedrijf, dan trek je de btw op de aanschaf, het onderhoud en de brandstof in beginsel volledig af.
Rijd je met die auto ook privé, dan corrigeer je die aftrek aan het einde van het jaar. Zonder sluitende kilometeradministratie gebruik je een forfait van 2,7% van de catalogusprijs inclusief btw en bpm.
Na vier jaar na het jaar van ingebruikname daalt dat forfait naar 1,5%. Datzelfde lagere percentage geldt als je de auto zonder btw-aftrek hebt gekocht, bijvoorbeeld een margeauto.
Houd je wel een kloppende rittenregistratie bij, dan corrigeer je op basis van de werkelijke verhouding tussen zakelijke en privékilometers. Dat is vaak voordeliger dan het forfait, zeker als je nauwelijks privé rijdt.
Een voorbeeld: heeft je auto een catalogusprijs van 40.000 euro inclusief btw en bpm, dan betaal je met het forfait van 2,7% jaarlijks 1.080 euro aan btw terug voor privégebruik. Met het lagere forfait van 1,5% is dat 600 euro.
Je eigen auto zakelijk inzetten
Gebruik je je privéauto voor zakelijke ritten, dan mag je de btw op brandstof en onderhoud aftrekken naar rato van het zakelijke gebruik.
Rijd je bijvoorbeeld 75% van je kilometers zakelijk, dan trek je ook 75% van de btw op die kosten af. Een kilometeradministratie is daarbij onmisbaar.
Heb je geen registratie, dan mag je eerst alle btw aftrekken en corrigeer je aan het einde van het jaar met 1,5% van de catalogusprijs. Die correctie is nooit hoger dan de btw die je dat jaar op gebruik en onderhoud hebt afgetrokken.
Parkeerkosten en tol: gewoon 21% btw
Parkeer je zakelijk bij een klant of op een station, dan zit er 21% btw op het parkeertarief. Dat geldt ook voor tolwegen en tolbruggen waar btw over wordt gerekend.
Bewaar het parkeerkaartje, het bonnetje van de parkeerapp of het overzicht van je tolabonnement. Zonder bewijs kun je de btw niet onderbouwen bij een controle.
Gebruik je de auto van de zaak, dan lopen parkeer- en tolkosten gewoon mee in de gebruikskosten waarover je de forfaitcorrectie voor privégebruik berekent.
Woon-werkverkeer telt als privégebruik
Voor de btw geldt woon-werkverkeer als privégebruik, ook al mag je die kilometers voor de inkomstenbelasting soms als zakelijk meetellen.
Dat verschil zorgt voor verwarring. Rijd je elke dag van huis naar een vast bedrijfsadres, dan zijn die kilometers voor de btw gewoon privé.
Rijd je naar wisselende locaties, zoals klanten of bouwplaatsen zonder vast werkadres in je contract, dan tellen die ritten niet als woon-werkverkeer en blijven ze zakelijk voor de btw.
Reiskosten declareren: het vervoerbewijs als bijzondere factuur
Voor openbaar vervoer en taxi accepteert de Belastingdienst een vervoerbewijs als vervanger van een volledige factuur.
Betaal je met een ov-chipkaart of pinpas, dan moet het transactieoverzicht de datum, het vervoersbedrijf, je reisdatum, de route en het btw-bedrag of de gegevens om dat te berekenen laten zien.
Deze soepele regel geldt alleen voor echt zakelijke reizen. Woon-werkverkeer valt hier dus buiten, ook als je werkgever of jijzelf de kaart betaalt.
Btw uit het buitenland: apart terugvragen
Betaal je onderweg btw in een ander EU-land, bijvoorbeeld op een huurauto, een treinkaartje of parkeren in Duitsland of België, dan vraag je die btw niet terug via je Nederlandse aangifte.
Daarvoor gebruik je het EU-teruggaafverzoek via het portaal van de Belastingdienst, die je aanvraag doorstuurt naar het land waar je betaalde.
Er geldt een drempelbedrag: minimaal 50 euro voor een verzoek over een heel kalenderjaar, of minimaal 400 euro voor een verzoek over ten minste drie maanden.
Je krijgt binnen vier maanden een beslissing van de belastingdienst van dat andere land. Wordt je verzoek goedgekeurd, dan volgt uitbetaling meestal snel daarna.
Reiskosten en je administratie
Bewaar elk vervoerbewijs, elke factuur en elk kassabonnetje dat met een zakelijke reis te maken heeft. Zonder bewijs geen aftrek, hoe logisch de rit ook lijkt.
Noteer bij een rittenregistratie altijd de datum, het vertrek- en aankomstadres, de kilometerstand en het doel van de rit. Dat voorkomt discussie bij een controle.
Net als je andere administratie bewaar je reisbewijzen en facturen zeven jaar. Dat is dezelfde bewaartermijn die geldt voor je volledige boekhouding.
Twijfel je over je btw-berekening op reiskosten of andere posten, gebruik dan de btw-calculator. Voor de waardevermindering van je zakelijke auto helpt de afschrijvingstool je verder.
Een zakelijke reis met een privé-uitstapje combineren
Combineer je een zakelijke reis met een paar privédagen, dan splits je de kosten naar verhouding.
Was je bijvoorbeeld drie dagen zakelijk en twee dagen privé op dezelfde reis, dan trek je alleen de btw op het zakelijke deel af.
Bewaar bij zo een reis extra goed bewijs van welk deel zakelijk was, zoals een agenda-afspraak of een verslag van het zakelijke doel. Dat voorkomt discussie met de Belastingdienst achteraf.
Koop je een auto voor je onderneming en twijfel je tussen een marge-auto en een btw-auto, lees dan ook het verschil tussen een marge-auto en een btw-auto. Dat bepaalt namelijk direct hoeveel btw je later kunt terugvragen.
Veelgemaakte fouten bij btw op reiskosten
Een paar fouten kosten ondernemers onnodig geld of leveren een naheffing op. Deze zie je het vaakst:
- Btw terugvragen op vliegtickets terwijl er geen btw op het internationale ticket zat
- Geen correctie toepassen voor privégebruik van de auto van de zaak
- Woon-werkverkeer als zakelijke btw-aftrek behandelen
- Geen kilometeradministratie bijhouden, waardoor je altijd het forfait moet gebruiken
- Vervoerbewijzen niet bewaren, waardoor de aftrek bij een controle wordt geschrapt
Veelgestelde vragen
Hoeveel btw zit er op een treinkaartje of taxirit?
Op openbaar vervoer en taxiritten binnen Nederland zit 9% btw. Je mag die btw als zakelijke ondernemer terugvragen, mits de reis zakelijk was en je vervoerbewijs de datum, de route en het btw-bedrag laat zien.
Kun je btw op vliegtickets terugvragen?
Bij internationale vluchten is er geen btw om terug te vragen, want internationaal personenvervoer door de lucht is belast met het 0%-tarief. Een binnenlandse vlucht valt onder 21% btw, maar dat komt bij zakelijke reizen in Nederland zelden voor.
Moet je btw corrigeren als je de auto van de zaak ook privé rijdt?
Ja. Zonder sluitende kilometeradministratie corrigeer je de afgetrokken btw met een forfait van 2,7% van de catalogusprijs inclusief btw en bpm. Na vier jaar, of als je de auto zonder btw-aftrek hebt gekocht, geldt 1,5%.
Telt woon-werkverkeer als zakelijke rit voor de btw?
Nee. Voor de btw geldt woon-werkverkeer als privegebruik, ook al mag je die kilometers voor de inkomstenbelasting soms wel als zakelijk meetellen. Dit verschil zorgt voor veel verwarring bij ondernemers.
Kernpunten
- Openbaar vervoer en taxi vallen onder 9% btw, die je bij zakelijke reizen mag terugvragen
- Internationale vliegtickets zijn belast met het 0%-tarief, dus er valt niets terug te vragen
- Bij de auto van de zaak corrigeer je privégebruik met een forfait van 2,7%, of 1,5% na vier jaar of bij een auto zonder btw-aftrek
- Woon-werkverkeer geldt voor de btw altijd als privegebruik, los van de regels voor de inkomstenbelasting
- Zonder vervoerbewijs, factuur of kilometeradministratie heb je bij een controle geen bewijs voor je aftrek
Btw op reiskosten lijkt ingewikkeld, maar valt uiteen in een paar vaste regels per vervoermiddel. Houd je bewijzen op orde, ken de tarieven en pas de juiste correctie toe op je auto, dan klopt je btw-aangifte zonder verrassingen. Meer achtergrond over de btw-correctie voor privegebruik van de auto van de zaak vind je bij de Belastingdienst.
Wil je je reiskosten netjes op de factuur aan een klant doorbelasten? Gebruik dan de gratis factuurgenerator, of stel je vraag op het ondernemen-forum van CreativeDeals.