Of je werkruimte thuis aftrekbaar is, hangt af van één fiscaal onderscheid: is het een zelfstandige of een onzelfstandige werkruimte? Een werkplek in je woonkamer of een studeerkamer zonder eigen ingang en sanitair telt als onzelfstandig, en die huisvestingskosten zijn niet aftrekbaar.
Een zelfstandige werkruimte met een eigen opgang en eigen sanitair kan wel aftrekbaar zijn, maar alleen als je er een groot deel van je inkomen verdient. Deze gids legt de fiscale voorwaarden van de Belastingdienst uit en laat zien welke kosten je los daarvan altijd mag aftrekken.
Wat je in deze gids leert
Deze gids is voor iedere ondernemer met een eenmanszaak die vanuit huis werkt en wil weten of een kantoor aan huis fiscaal iets oplevert.
- Het verschil tussen een zelfstandige en een onzelfstandige werkruimte
- Aan welke zelfstandigheidscriteria je werkkamer moet voldoen
- Hoe het inkomenscriterium met de percentages 30% en 70% werkt
- Wat er anders is bij een koopwoning, een huurwoning en ondernemingsvermogen
- Welke kosten je wel mag aftrekken, ook zonder aftrekbare werkruimte
Werkruimte is een van de lastigere onderdelen van de kostenaftrek voor ondernemers. Wil je het bredere plaatje, lees dan de hub over belasting voor zzp'ers en ondernemers.
Zelfstandige of onzelfstandige werkruimte
De hele beslissing over je werkruimte of kantoor aan huis draait om dit ene onderscheid. Volgens de Belastingdienst is een werkruimte in de woning van twee soorten, en alleen de ene soort geeft recht op aftrek van de huisvestingskosten.
Een onzelfstandige werkruimte is een ruimte die opgaat in je woning. Denk aan een bureau in de woonkamer, een werkplek op zolder of een studeerkamer die je vanuit de gang binnenloopt. Voor zo'n ruimte mag je de kosten van de woning niet aftrekken.
Een zelfstandige werkruimte is een duidelijk af te bakenen deel van je huis dat je in theorie los zou kunnen verhuren. Alleen bij die zelfstandige variant komt kostenaftrek in beeld, en zelfs dan pas als je aan het inkomenscriterium voldoet.
De meeste zzp'ers vallen in de eerste categorie. Een gewone werkkamer in je huis is fiscaal vrijwel altijd onzelfstandig, hoe intensief je hem ook gebruikt.
Sinds 1 januari 2017 zijn de regels voor een kantoor aan huis aangescherpt en draait alles om dit onderscheid. Werk je juist als dga vanuit een bv, dan gelden afwijkende regels rond een kwalificerende werkruimte, die deze gids over de eenmanszaak buiten beschouwing laat.
Wanneer is je werkruimte zelfstandig?
Een werkruimte is zelfstandig als die duidelijk te onderscheiden is van de rest van de woning. De Belastingdienst gebruikt daarvoor een praktische maatstaf: zou je de ruimte aan een derde kunnen verhuren?
Concreet kijkt de Belastingdienst naar eigen voorzieningen. De belangrijkste kenmerken zijn:
- Een eigen opgang, eigen ingang of eigen toegang, los van de rest van je woning
- Eigen sanitaire voorzieningen, zoals een eigen toilet en watervoorziening
Een praktijk aan huis met een eigen buitendeur en een eigen toilet, bijvoorbeeld van een fysiotherapeut of kapper, voldoet meestal. Een studeerkamer die je via de woonkamer bereikt en die de badkamer van het gezin deelt, voldoet niet.
Twijfel je of jouw werkruimte zelfstandig genoeg is, dan kun je de situatie voorleggen aan de Belastingdienst of je boekhouder voordat je iets in je aangifte zet. De grens tussen een zelfstandige en een niet-zelfstandige werkruimte is precies waar de meeste discussies ontstaan.
Het inkomenscriterium
Een zelfstandige werkruimte is nog geen garantie op aftrek. Je moet daarnaast een groot deel van je inkomen in of vanuit die ruimte verdienen. Dat heet het inkomenscriterium, en de exacte eis hangt af van of je nog een werkruimte elders hebt.
Voor je inkomen telt de Belastingdienst je winst uit onderneming, je belastbaar loon en je resultaat uit overige werkzaamheden bij elkaar op.
Heb je geen andere werkruimte, bijvoorbeeld geen apart bedrijfspand, dan gelden twee eisen tegelijk. Je verdient minstens 30% van dat totale inkomen in de werkruimte zelf, en minstens 70% in of vanuit de werkruimte.
Heb je wel ergens anders een werkruimte, zoals een kantoor of praktijk buiten je woning, dan is de eis strenger. Dan moet je minstens 70% van je inkomen in de werkruimte thuis verdienen.
Een adviseur die vrijwel al zijn omzet bij klanten op locatie draait, verdient zijn geld niet vanuit de werkruimte en zakt zo door het criterium. Wie thuis een webshop runt of online diensten levert, haalt de percentages doorgaans wel.
Koopwoning, huurwoning of ondernemingsvermogen
Voldoe je aan beide voorwaarden, dan bepaalt je woonsituatie wat je precies mag aftrekken. Er zijn drie situaties, en ze werken fiscaal anders uit.
Woon je in een huurwoning met een zelfstandige werkruimte, dan mag je een evenredig deel van de huur en de energiekosten aftrekken, naar rato van het vloeroppervlak dat de werkruimte inneemt. Gebruikt de werkruimte een vijfde van je woonoppervlak, dan trek je grofweg een vijfde van die kosten af.
Heb je een koopwoning die tot je privévermogen hoort, meestal een eigen woning in box 1, dan verhuist een zelfstandige werkruimte fiscaal naar box 3. De aftrek verloopt dan via een vast percentage en niet via de werkelijke woonlasten. De hypotheekrente voor het werkruimtedeel breng je zo dus niet als zakelijke kosten van de werkruimte in mindering op je winst.
Behoort je koopwoning tot je ondernemingsvermogen, dan lopen de woonlasten al via je onderneming en geldt een bijtelling voor het privégebruik. Of een pand ondernemingsvermogen mag of moet zijn, is een keuze met flinke gevolgen, ook bij verkoop of als je stopt.
Deze drie routes lopen sterk uiteen. Wil je weten of en welke kosten je toch kunt aftrekken, reken je situatie dan na met de rekenhulp van de Belastingdienst of laat je boekhouder meekijken, want een verkeerde inschatting kost achteraf geld.
Welke kosten mag je wel aftrekken?
Goed nieuws voor de grote groep met een onzelfstandige werkruimte: de spullen in je werkkamer staan helemaal los van de aftrek van de ruimte zelf. Die kosten mag je gewoon aftrekken, ook als je werkruimte fiscaal niet meetelt.
De inrichting en inventaris zijn zakelijke uitgaven. Een bureau, een goede bureaustoel, een kast, een computer of een tweede scherm koop je zakelijk in. Grotere aankopen zijn bedrijfsmiddelen die je over meerdere jaren afschrijft. Zolang je de spullen zakelijk gebruikt, staan deze kosten los van de vraag of je kantoor aan huis aftrekbaar is.
Hoe die afschrijving van bedrijfsmiddelen precies werkt, hangt af van de aanschafprijs en de verwachte gebruiksduur. Kleinere aankopen boek je in één keer als kosten.
Ook je zakelijke telefoon- en internetkosten zijn fiscaal aftrekbaar, los van de werkruimte. Gebruik je een aansluiting deels privé, dan trek je alleen het zakelijke deel af. Kosten voor energie, water en licht van de ruimte zelf mag je bij een onzelfstandige werkruimte juist niet aftrekken; die horen bij de niet-aftrekbare kosten van de werkruimte. Datzelfde principe van zakelijk gebruik zie je terug bij eten en drinken aftrekken als zzp'er en bij representatiekosten, waar ook een deel van de kosten aftrekbaar is.
Al deze aftrekposten verlagen je winst en dus je inkomstenbelasting, en neem je gewoon mee in je belastingaangifte. De werkruimte zelf is voor veel zzp'ers een dood spoor, maar de inrichting eromheen levert wel degelijk aftrek op.
Veelgemaakte fouten
Rond de werkruimte thuis gaat het vaak op dezelfde punten mis:
- Een deel van de huur of hypotheeklasten aftrekken terwijl de werkruimte onzelfstandig is
- Een zelfstandige werkruimte claimen zonder aan het inkomenscriterium te voldoen
- Vergeten dat de eis 70% wordt zodra je ook een werkruimte buiten je woning hebt
- Denken dat een intensief gebruikte studeerkamer daardoor automatisch zelfstandig is
- De inrichting en zakelijke telefoon- en internetkosten juist niet aftrekken, terwijl dat wel mag
De rode draad: de werkruimte en de spullen erin worden door elkaar gehaald. Houd die twee streng gescheiden in je administratie.
Waar begin je?
Bepaal eerst het type. Heeft je werkruimte een eigen ingang en eigen sanitair, zodat je hem los zou kunnen verhuren? Zo niet, dan is de ruimte onzelfstandig en stopt het verhaal voor de huisvestingskosten daar.
Is de ruimte wel zelfstandig, toets dan het inkomenscriterium: verdien je genoeg in of vanuit die werkruimte? Reken de percentages na met de rekenhulp van de Belastingdienst.
Boek tot slot je inrichting, inventaris en zakelijke telefoon- en internetkosten netjes als zakelijke kosten of bedrijfsmiddelen. Die aftrek staat los van de werkruimte en pak je dus sowieso mee.
Veelgestelde vragen
Is een thuiswerkplek aftrekbaar?
Meestal niet. Een gewone thuiswerkplek, zoals een hoek in je woonkamer of een studeerkamer zonder eigen ingang en sanitair, is een onzelfstandige werkruimte. Daarvan mag je de huisvestingskosten niet aftrekken. Alleen een zelfstandige werkruimte kan aftrekbaar zijn, en dan nog moet je aan het inkomenscriterium van de Belastingdienst voldoen.
Is kantoorruimte aan huis aftrekbaar van de belasting?
Een kantoor aan huis is aftrekbaar als het een zelfstandige werkruimte is met een eigen opgang of ingang en eigen sanitaire voorzieningen, zo dat je de ruimte apart aan een derde zou kunnen verhuren. Daarnaast moet je een groot deel van je inkomen in of vanuit die werkruimte verdienen. Voldoe je daar niet aan, dan is de ruimte fiscaal niet aftrekbaar.
Wat zijn de voorwaarden voor werkruimte aan huis?
Er zijn twee voorwaarden. De ruimte moet zelfstandig zijn: een eigen ingang of opgang en eigen sanitair, herkenbaar als apart verhuurbaar. En je moet aan het inkomenscriterium voldoen. Zonder werkruimte elders verdien je minstens 30% van je inkomen in de werkruimte en 70% in of vanuit die ruimte. Heb je wel een werkruimte elders, dan is de eis 70% in de werkruimte zelf.
Is werkruimte in een huurwoning aftrekbaar?
Ja, mits het een zelfstandige werkruimte is en je aan het inkomenscriterium voldoet. Dan mag je een evenredig deel van de huur en de energiekosten van je winst aftrekken, naar rato van het vloeroppervlak. Is de werkruimte onzelfstandig, dan mag je de huur niet aftrekken.
Zijn kosten voor een bureaustoel of laptop aftrekbaar?
Ja, die staan los van de werkruimte zelf. Een bureaustoel, bureau, kast, computer en zakelijke telefoon- en internetkosten zijn gewone zakelijke kosten of bedrijfsmiddelen. Die mag je aftrekken of afschrijven, ook als je werkruimte fiscaal onzelfstandig is.
Kernpunten
- Alleen een zelfstandige werkruimte kan aftrekbaar zijn; een gewone werkkamer is onzelfstandig en niet aftrekbaar
- Zelfstandig betekent een eigen ingang of opgang en eigen sanitair, herkenbaar als apart verhuurbaar
- Zonder werkruimte elders geldt 30% in en 70% in of vanuit de werkruimte; met werkruimte elders 70% in de ruimte zelf
- Bij een huurwoning trek je een evenredig deel van huur en energie af; bij een koopwoning of ondernemingsvermogen werkt het anders
- Inrichting, inventaris en zakelijke telefoon- en internetkosten zijn altijd aftrekbaar, ook zonder aftrekbare werkruimte
De werkruimte thuis lijkt een makkelijke aftrekpost, maar valt voor de meeste zzp'ers weg op het zelfstandigheidscriterium. Bepaal eerst eerlijk of je ruimte zelfstandig is, toets dan het inkomenscriterium, en haal de aftrek op je inrichting en aansluitingen sowieso binnen.
Zit je met een vraag over je werkruimte of je aangifte, stel die dan op het ondernemen-forum van CreativeDeals.