Betaalt een klant je factuur niet, dan is een aanmaning je volgende stap. Doe je dat op de juiste manier, dan houd je de deur naar incassokosten en wettelijke rente open zonder de relatie met je klant onnodig te beschadigen.
Rond het versturen van een aanmaning gelden wettelijke eisen, zeker als je klant een consument is. Deze gids laat zien hoe je een correcte aanmaning stuurt, wat erin hoort, en wat je mag rekenen als betaling uitblijft.
Wat je in deze gids leert
Deze gids is voor ondernemers die een openstaande factuur betaald willen krijgen en willen weten hoe ze een aanmaning juridisch juist versturen.
- Het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning
- Hoe de veertiendagenbrief bij consumenten werkt en waarom de formulering telt
- Welke onderdelen er in een aanmaning horen
- Hoeveel incassokosten en wettelijke rente je mag rekenen
- Wat je doet als ook de laatste aanmaning niets oplevert
Wil je het hele traject overzien, van herinnering tot rechter, lees dan ook wat je doet als een klant niet betaalt. Deze gids zoomt in op de aanmaning zelf.
Wat is een aanmaning?
Een aanmaning is een schriftelijke sommatie waarin je een klant verzoekt een openstaande factuur alsnog te betalen. Het is een stap steviger dan een vriendelijke betalingsherinnering.
De aanmaning zelf is niet wettelijk verplicht. Toch is ze belangrijk, want ze is de brug tussen een onbetaalde factuur en het in rekening brengen van kosten.
Bij een consument speelt de aanmaning een sleutelrol. Zonder een correcte laatste aanmaning mag je namelijk geen incassokosten rekenen, hoe lang je klant ook te laat is.
Verstuur een aanmaning altijd schriftelijk, zodat je later kunt aantonen dat je de klant hebt aangemaand. In de praktijk stuur je hem vaak zowel per e-mail als per post.
De veertiendagenbrief bij consumenten
Is je klant een consument, dan gelden er strengere regels ter bescherming van die consument. De belangrijkste is de veertiendagenbrief.
Deze aanmaning geeft de klant nog 14 dagen de tijd om te betalen voordat je incassokosten mag rekenen. Je stuurt hem pas nadat de oorspronkelijke betalingstermijn is verstreken.
De formulering is juridisch bepalend. Volgens een uitspraak van de Hoge Raad gaat de termijn van 14 dagen niet in op de datum van de brief, maar op de dag nadat de klant de brief heeft ontvangen.
Schrijf dus niet "betaal binnen 14 dagen na dagtekening", maar "je hebt 14 dagen om te betalen, gerekend vanaf de dag na ontvangst van deze brief". Een verkeerde formulering maakt je aanspraak op incassokosten ongeldig.
Kondig in dezelfde brief aan welke incassokosten je rekent als betaling uitblijft. Ook dat is een voorwaarde om die kosten later daadwerkelijk in rekening te mogen brengen.
Wat moet er in een aanmaning?
Een goede aanmaning is duidelijk en compleet. Zet er in elk geval de volgende gegevens in:
- Het factuurnummer en de datum van de oorspronkelijke factuur
- Het openstaande bedrag en de verstreken betalingstermijn
- Een concrete nieuwe termijn waarbinnen de klant moet betalen
- Bij een consument: de aankondiging van de incassokosten en de correcte 14-dagenformulering
- De gevolgen als betaling opnieuw uitblijft, zoals incasso
Overweeg de aanmaning aangetekend te versturen als je een geschil verwacht. Zo kun je aantonen dat en wanneer de klant de brief heeft ontvangen, wat telt omdat de termijn ingaat op de dag na ontvangst.
Houd de toon zakelijk maar netjes. Een aanmaning hoeft geen dreigbrief te zijn; vaak betaalt een klant gewoon omdat de factuur aan zijn aandacht was ontsnapt.
Incassokosten en wettelijke rente
Blijft betaling na de aanmaning uit, dan mag je twee dingen in rekening brengen: incassokosten en wettelijke rente. Samen compenseren die de moeite en de vertraging.
De incassokosten volgen een wettelijke staffel met een minimum van 40 euro en een maximum van 6.775 euro. Het percentage daalt naarmate de hoofdsom hoger wordt, en je rekent het over het openstaande bedrag.
Een voorbeeld: over de eerste schijf reken je 15 procent. Op een factuur van 200 euro is dat maar 30 euro, dus geldt het minimum van 40 euro. Op een factuur van 1.000 euro reken je 15 procent, oftewel 150 euro aan incassokosten.
Reken de kosten precies uit met de incassokosten-tool, zodat je niet te veel of te weinig doorberekent. Een te hoog bedrag maakt je aanspraak namelijk aanvechtbaar.
Daarnaast reken je wettelijke rente over de periode dat de klant te laat is. Voor consumenten is dat in 2026 4 procent per jaar.
Bij zakelijke klanten ligt het anders. Dan geldt de hogere handelsrente, in 2026 rond de 10 procent, en die gaat automatisch lopen zodra de betalingstermijn is verstreken. De veertiendagenbrief is bij B2B bovendien niet verplicht, dus daar mag je incassokosten sneller rekenen.
De laatste aanmaning en incasso
Vaak stuur je meer dan een aanmaning: eerst een herinnering, dan een aanmaning, en tot slot een laatste aanmaning. Die laatste aanmaning is je definitieve sommatie voordat je verdere stappen zet.
Kondig in de laatste aanmaning duidelijk aan dat je de vordering uit handen geeft als betaling uitblijft. Geef de klant een korte, harde termijn en houd je daar ook aan.
Blijft het geld dan nog steeds uit, dan geef je de vordering ter incasso uit handen. Een incassobureau neemt de invordering over, vaak op basis van no cure no pay, waarbij de incassokosten voor rekening van de debiteur komen.
Lees hoe je dat aanpakt en waar je op let bij het incassobureau inschakelen. Zo weet je vooraf wat het je oplevert en kost.
Veelgemaakte fouten
Bij het versturen van een aanmaning gaat het vaak op dezelfde punten mis:
- Incassokosten rekenen bij een consument zonder eerst een correcte veertiendagenbrief te sturen
- De termijn laten ingaan op de datum van de brief in plaats van de dag na ontvangst
- Vergeten de incassokosten in de veertiendagenbrief aan te kondigen
- Een hoger bedrag aan incassokosten rekenen dan de wettelijke staffel toestaat
- Geen bewijs bewaren dat en wanneer de klant de aanmaning heeft ontvangen
Voorkom ze door je aanmaning aan de wettelijke eisen te laten voldoen en de kosten netjes te berekenen. Een formele fout kost je precies de vergoeding waar je recht op had.
Waar begin je?
Begin met een vriendelijke herinnering zodra de betalingstermijn is verstreken. Vaak is dat al genoeg om je geld binnen te krijgen.
Blijft betaling uit, stuur dan een aanmaning die aan de wettelijke eisen voldoet, en bij een consument een correcte veertiendagenbrief. Bereken de incassokosten alvast, zodat je die meteen goed kunt aankondigen.
Reageert de klant ook op de laatste aanmaning niet, geef de vordering dan ter incasso uit handen. Zo laat je de zaak niet slepen en houd je zicht op je openstaande facturen.
Veelgestelde vragen
Is een aanmaning verplicht?
Een aanmaning zelf is niet verplicht, maar wil je incassokosten in rekening brengen bij een consument, dan is een veertiendagenbrief wel vereist. Die brief geeft de klant nog 14 dagen om te betalen voordat de kosten verschuldigd zijn. Bij zakelijke klanten mag je incassokosten en handelsrente doorgaans sneller rekenen.
Wat moet er in een aanmaning staan?
Zet in elk geval het factuurnummer, het openstaande bedrag, de verstreken betalingstermijn en een nieuwe termijn om te betalen. Bij een consument vermeld je in de veertiendagenbrief ook de incassokosten die je rekent als betaling uitblijft, en dat de termijn ingaat op de dag na ontvangst van de brief.
Hoeveel incassokosten mag ik rekenen?
De incassokosten volgen een wettelijke staffel met een minimum van 40 euro en een maximum van 6.775 euro. Het percentage daalt naarmate de vordering hoger is. Je berekent het bedrag over de hoofdsom van de openstaande factuur.
Moet ik een aanmaning aangetekend versturen?
Aangetekend versturen is niet verplicht, maar wel verstandig als je verwacht dat het tot een geschil komt. Zo kun je aantonen dat en wanneer de klant de aanmaning heeft ontvangen, wat belangrijk is omdat de termijn van 14 dagen ingaat op de dag na ontvangst. Vaak stuur je de aanmaning zowel per e-mail als per post.
Wat doe ik als de klant na de laatste aanmaning niet betaalt?
Blijft betaling na de laatste aanmaning uit, dan kun je de vordering ter incasso uit handen geven aan een incassobureau. Dat neemt de invordering over, vaak op basis van no cure no pay. De incassokosten komen dan voor rekening van de debiteur.
Kernpunten
- Een aanmaning is niet verplicht, maar bij consumenten is een veertiendagenbrief nodig om incassokosten te mogen rekenen
- De termijn van 14 dagen gaat in op de dag na ontvangst van de brief, niet op de datum van de brief
- Kondig de incassokosten in de veertiendagenbrief aan en houd je aan de wettelijke staffel (minimaal 40 euro)
- Reken wettelijke rente: 4 procent voor consumenten en de hogere handelsrente voor zakelijke klanten
- Betaalt de klant na de laatste aanmaning niet, geef de vordering dan ter incasso uit handen
Een aanmaning versturen draait om precisie: de juiste formulering, de juiste termijn en de juiste kosten. Doe je dat goed, dan krijg je vaker betaald en houd je je recht op incassokosten en rente overeind.
Zit je met een wanbetaler of een vraag over je aanmaning, stel die dan op het ondernemen-forum van CreativeDeals.