Dubieuze debiteuren zijn klanten van wie de betaling twijfelachtig is geworden: de rekening staat nog open, maar je verwacht dat je het bedrag niet of niet volledig krijgt. Voor dat risico vorm je een voorziening dubieuze debiteuren, die je winst verlaagt zonder dat je de vordering al helemaal afschrijft. Is de vordering definitief oninbaar, dan boek je 'm volledig af en vraag je de eerder afgedragen btw terug bij de Belastingdienst.
In dit artikel lees je wat dubieuze debiteuren precies zijn, hoe je de voorziening berekent, wat het verschil is met definitief afboeken, en hoe je de btw op een oninbare vordering terugvraagt. Ook lees je hoe je dit boekt in je grootboek en hoe je het risico op wanbetalers beperkt.
Wat zijn dubieuze debiteuren?
Een dubieuze debiteur is een klant die een factuur nog niet heeft betaald en waarvan onzeker is of dat ooit nog gebeurt. De vordering staat nog gewoon open in je administratie, maar het risico op wanbetaling is duidelijk toegenomen.
Je debiteuren zijn de klanten die jou nog geld moeten betalen. Het spiegelbeeld daarvan zijn je crediteuren, de leveranciers aan wie jij nog moet betalen. Bij dubieuze debiteuren gaat het altijd om de eerste groep.
Een debiteur wordt in de praktijk dubieus door een aantal signalen die samen of los kunnen optreden.
- De klant reageert niet meer op herinneringen of aanmaningen
- Een afgesproken betalingsregeling wordt niet nagekomen
- Er loopt al een incassotraject of een deurwaarder is ingeschakeld
- De klant heeft surseance van betaling aangevraagd of staat op de rand van een faillissement
- Meerdere facturen van dezelfde klant staan al maanden open
Zolang de vordering nog niet definitief verloren is, blijft het een dubieuze debiteur. Pas als vaststaat dat je het geld nooit meer krijgt, spreek je van een oninbare vordering.
De voorziening dubieuze debiteuren: individueel of forfaitair
Voor het risico dat je een vordering niet of niet volledig int, vorm je een voorziening dubieuze debiteuren. Die voorziening is een kostenpost die je winst verlaagt, terwijl de vordering juridisch nog gewoon blijft bestaan.
Er zijn twee manieren om de hoogte van de voorziening te bepalen.
Bij de individuele methode beoordeel je per klant hoe groot het risico is. Heeft een klant surseance aangevraagd, dan schat je misschien 80 tot 100 procent af. Reageert een klant simpelweg niet op aanmaningen zonder verder signaal van financiële problemen, dan is 20 tot 50 procent vaak realistischer.
Bij de forfaitaire methode reken je een vast percentage over het totaal van je openstaande debiteuren, vaak tussen de 1 en 5 procent, gebaseerd op je ervaring uit voorgaande jaren. Dat is minder precies, maar wel een stuk simpeler in de boekhouding. Meer over dit soort forfaitaire begrippen lees je in het artikel daarover.
Een voorbeeld: je hebt een openstaande factuur van 3.000 euro. De klant heeft twee aanmaningen genegeerd en een betalingsregeling niet nagekomen. Je schat in dat je 40 procent nooit meer terugziet, dus 1.200 euro. Dat bedrag zet je als voorziening in je administratie.
De voorziening staat op de balans als correctie op je debiteurenpost. Zo geeft je balans een realistischer beeld van wat je werkelijk nog gaat ontvangen.
Voorziening of definitief afboeken: het verschil
Een voorziening is een schatting van het risico op wanbetaling. Definitief afboeken doe je pas zodra vaststaat dat je het geld echt nooit meer krijgt.
Bij een voorziening blijft de vordering dus nog op je debiteurenlijst staan, alleen met een correctie voor het risico. Bij definitief afboeken haal je de vordering helemaal van je debiteurenlijst af.
Een aantal situaties maakt een vordering meestal definitief oninbaar.
- Een faillissement is afgerond en de curator keert niets of maar een klein deel uit
- De klant krijgt een schuldsaneringstraject waarbij de restschuld wordt kwijtgescholden
- Een deurwaarder meldt dat er geen verhaal mogelijk is, bijvoorbeeld bij een lege boedel
- De vordering is verjaard, meestal na 5 jaar zonder stuiting
Zodra een van deze situaties zich voordoet, boek je de vordering af. Was er al een voorziening gevormd, dan boek je die voorziening weg tegen de debiteurenpost. Was er nog geen voorziening, dan neem je het volledige bedrag als kosten.
Dit onderscheid is belangrijk, want alleen bij een echt oninbare vordering mag je ook de eerder afgedragen btw terugvragen. Een voorziening alleen is daarvoor niet genoeg.
Btw terugvragen op oninbare vorderingen
Heb je btw afgedragen over een factuur die je klant nooit of nooit volledig betaalt, dan heb je recht op teruggaaf van die btw. Dat recht ontstaat uiterlijk 1 jaar na de datum waarop de betaling opeisbaar werd.
Was er geen specifieke betaaltermijn afgesproken, dan geldt de wettelijke termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur als startpunt. Is eerder al duidelijk dat de vordering nooit meer wordt betaald, bijvoorbeeld door een faillissement, dan mag je de btw al vanaf dat eerdere moment terugvragen.
Je vraagt de teruggaaf niet apart aan met een los verzoek. Je verwerkt de correctie gewoon in je reguliere btw-aangifte van het tijdvak waarin de vordering oninbaar wordt. Je verlaagt daarin zowel je omzet als je verschuldigde btw in rubriek 1a of 1b, met het bedrag van de oninbare factuur.
Ontvang je later toch nog een betaling, geheel of gedeeltelijk, dan geef je de btw over dat ontvangen bedrag opnieuw aan in de aangifte van het tijdvak waarin je de betaling ontvangt.
Voor de precieze regels en de laatste toelichting raadpleeg je de pagina over btw-teruggaaf door oninbare vorderingen op belastingdienst.nl.
Zo boek je een dubieuze debiteur en de afboeking
In de boekhouding verwerk je een dubieuze debiteur meestal in twee stappen: eerst de voorziening, en pas later, als het echt misgaat, de definitieve afboeking.
Stap 1, de voorziening vormen. Bij het voorbeeld van hiervoor, een factuur van 3.000 euro met een geschatte oninbaarheid van 1.200 euro, boek je het volgende.
- Debet Kosten dubieuze debiteuren 1.200 euro
- Credit Voorziening dubieuze debiteuren 1.200 euro
Stap 2, definitief afboeken. Stel dat een andere klant een factuur van 1.210 euro open heeft staan, opgebouwd uit 1.000 euro excl. btw en 210 euro aan 21 procent btw. Deze klant gaat failliet en de curator meldt dat er niets wordt uitgekeerd. Er was voor deze factuur nog geen voorziening gevormd.
- Debet Kosten oninbare vorderingen 1.000 euro
- Debet Terug te vragen btw 210 euro
- Credit Debiteuren 1.210 euro
In je btw-aangifte van dat tijdvak verlaag je vervolgens je omzet met 1.000 euro en je verschuldigde btw met 210 euro in rubriek 1a of 1b. Was er wel al een voorziening gevormd voor deze klant, dan boek je eerst die voorziening weg tegen de debiteurenpost, en neem je alleen het restant als extra kosten.
Een goed overzicht van al je debiteuren en de status per klant is onderdeel van een gezonde administratie op orde. Loop die lijst dus regelmatig langs, niet alleen aan het einde van het boekjaar.
Voorkomen is beter dan boeken: preventie en incasso
Een goede voorziening is nuttig, maar voorkomen dat klanten dubieus worden is nog beter. Grijp daarom op tijd in bij late betalers.
Een paar maatregelen helpen om het aantal dubieuze debiteuren te beperken.
- Werk met een duidelijke, korte betalingstermijn op elke factuur, bijvoorbeeld 14 of 30 dagen
- Stuur automatisch een herinnering zodra een factuur te laat is
- Reken bij te late betaling wettelijke rente en incassokosten, zodat traag betalen niet gratis is
- Doe bij grote opdrachten vooraf een korte kredietcheck van de klant
- Schakel op tijd een incassobureau of deurwaarder in als eigen aanmaningen niets opleveren
Heb je al een klant die structureel niet betaalt, dan lees je in het artikel over klanten die niet betalen hoe je stap voor stap van herinnering naar incasso gaat, en wanneer factoring een uitkomst kan zijn.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een dubieuze debiteur en een oninbare vordering?
Een dubieuze debiteur is een klant waarvan je twijfelt of de factuur nog betaald wordt. De vordering staat dan nog open, maar je vormt er een voorziening voor. Een oninbare vordering is een stap verder: het staat vast dat je het geld nooit meer krijgt, bijvoorbeeld na een afgeronde faillissementsprocedure. Die vordering boek je dan definitief af.
Hoe bepaal je de hoogte van de voorziening dubieuze debiteuren?
Dat kan op twee manieren. Bij de individuele methode beoordeel je per klant hoeveel procent van de vordering je nog verwacht te ontvangen, gebaseerd op signalen zoals betalingsgedrag en eventuele incasso. Bij de forfaitaire methode reken je een vast percentage, vaak tussen de 1 en 5 procent, over het totaal van je debiteuren als algemene risicovoorziening.
Wanneer mag je de btw op een oninbare vordering terugvragen?
Het recht op teruggaaf ontstaat uiterlijk 1 jaar na de datum waarop de betaling opeisbaar werd, dus meestal 1 jaar na de afgesproken betaaltermijn. Is eerder al duidelijk dat de vordering nooit meer wordt betaald, bijvoorbeeld door een faillissement, dan mag je de btw al vanaf dat moment terugvragen.
Hoe verwerk je de btw-teruggaaf op een oninbare vordering in je aangifte?
Je vraagt niets apart aan bij de Belastingdienst. Je verlaagt in de btw-aangifte van het tijdvak waarin de vordering oninbaar wordt zowel je omzet als je verschuldigde btw in rubriek 1a of 1b, met het bedrag van de oninbare factuur.
Wat gebeurt er als een afgeboekte debiteur later toch (deels) betaalt?
Ontvang je alsnog een betaling nadat je de btw al hebt terugontvangen, dan geef je de btw over het ontvangen bedrag opnieuw aan in de aangifte van het tijdvak waarin je de betaling ontvangt. Je corrigeert dan dus opnieuw, maar nu in de andere richting.
Kernpunten
- Dubieuze debiteuren zijn klanten waarvan de betaling twijfelachtig is, maar de vordering staat nog open
- De voorziening dubieuze debiteuren verlaagt je winst en corrigeert je debiteurenpost, individueel of forfaitair bepaald
- Pas bij een echt oninbare vordering boek je definitief af en verdwijnt de post van je debiteurenlijst
- Het recht op btw-teruggaaf ontstaat uiterlijk 1 jaar na de opeisbaarheid en verwerk je in je gewone btw-aangifte
- Preventie, snelle aanmaningen en op tijd incasso inschakelen voorkomen dat debiteuren dubieus worden
Dubieuze debiteuren horen bij ondernemen, maar laat ze niet ongemerkt op je balans blijven staan. Beoordeel je openstaande facturen regelmatig, vorm tijdig een voorziening waar nodig, en boek pas definitief af als het risico echt werkelijkheid is geworden. Zo houd je je winst en je btw-positie kloppend met de realiteit.