De werkkostenregeling is de fiscale regeling waarmee je als werkgever een deel van je loonsom onbelast mag besteden aan je personeel. Dat onbelaste deel heet de vrije ruimte, en in 2026 is die 2% over de eerste 400.000 euro van je loonsom en 1,18% over het meerdere.
Binnen die ruimte geef je vergoedingen en verstrekkingen zonder dat er loonheffing over hoeft. Kom je erboven, dan betaal je 80% eindheffing. Deze gids legt uit hoe de WKR werkt en hoe je de vrije ruimte slim gebruikt.
Wat je in deze gids leert
Deze gids is voor elke werkgever die vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers onbelast wil regelen zonder onnodig eindheffing te betalen.
- Wat de werkkostenregeling is en waarvoor je de vrije ruimte gebruikt
- Hoe je de vrije ruimte in 2026 berekent, met een rekenvoorbeeld
- Wat gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen zijn
- Wat er gebeurt als je over de vrije ruimte heen gaat
- De veelgemaakte fouten die je onnodig geld kosten
Wil je meteen weten hoeveel ruimte jouw loonsom oplevert? Reken het door met de WKR-rekentool.
Wat is de werkkostenregeling?
De werkkostenregeling bepaalt hoe je vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers fiscaal behandelt. Alles wat je een medewerker geeft naast het gewone loon valt er in principe onder.
Denk aan een kerstpakket, een bedrijfsuitje, een telefoon of een vergoeding voor je thuiswerkplek. Zonder de WKR zou dat allemaal belast loon zijn waarover je werknemer belasting betaalt.
De regeling geeft je een vast budget om die zaken onbelast te doen: de vrije ruimte. Dat is een percentage van je totale fiscale loonsom, dus het brutoloon van al je werknemers samen.
Blijf je binnen die ruimte, dan is de vergoeding onbelast. Ga je erover, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het meerdere. Die belasting draag je zelf af en houd je niet in op het loon.
De WKR geldt voor iedere werkgever, ook voor de directeur-grootaandeelhouder van een eigen bv, die voor de loonheffingen immers werknemer van die bv is. De Belastingdienst legt de hoofdlijnen uit op de pagina over de werkkostenregeling.
De vrije ruimte berekenen
De vrije ruimte reken je uit over je fiscale loonsom, oftewel het totale brutoloon van al je werknemers (kolom 14 van de loonstaat). In 2026 gelden twee percentages.
Over de eerste 400.000 euro van de loonsom krijg je 2% vrije ruimte. Over het bedrag daarboven geldt 1,18%. Die tweestaps-opzet zorgt ervoor dat kleine werkgevers verhoudingsgewijs meer ruimte hebben.
Een voorbeeld maakt het concreet. Heb je een loonsom van 400.000 euro, dan is je vrije ruimte 2% van dat bedrag, oftewel 8.000 euro. Dat mag je dat jaar onbelast aan vergoedingen en verstrekkingen besteden.
Ligt je loonsom hoger, dan tel je de twee schijven op. Bij een loonsom van 500.000 euro is de berekening: 2% over de eerste 400.000 euro (8.000 euro) plus 1,18% over de resterende 100.000 euro (1.180 euro), samen 9.180 euro.
Het effectieve percentage daalt dus naarmate je loonsom groeit. Wil je niet zelf rekenen, vul dan je loonsom in bij de WKR-rekentool en zie meteen je ruimte per jaar en per maand.
Let op de wijziging die eraan komt. Per 1 januari 2027 stijgt het percentage van de eerste schijf van 2% naar 2,16%, wat je vanaf dan iets meer ruimte geeft over de eerste 400.000 euro.
Gerichte vrijstellingen
Voordat je iets ten koste van je vrije ruimte brengt, kijk je of er een gerichte vrijstelling geldt. Een gerichte vrijstelling is een vergoeding die je volledig onbelast mag geven zonder dat die je vrije ruimte kost.
De bekendste is de reiskostenvergoeding. Die mag je in 2026 tot 0,25 euro per kilometer onbelast vergoeden, zoals je leest in het artikel over de kilometervergoeding.
Andere gerichte vrijstellingen zijn de thuiswerkvergoeding, maaltijden bij overwerk, een opleiding of cursus die nodig is voor het werk, en abonnementen voor openbaar vervoer. Ook gereedschap, een computer of een telefoon die noodzakelijk zijn voor het werk vallen er vaak onder.
Deze vrijstellingen zijn de slimste manier om onbelast te vergoeden, want ze raken je vrije ruimte niet. Benut ze daarom altijd eerst, en gebruik de vrije ruimte pas voor wat overblijft.
Wel gelden er voorwaarden per vrijstelling, bijvoorbeeld dat je de kosten aannemelijk kunt maken. Het handboek loonheffingen van de Belastingdienst beschrijft die voorwaarden per soort vergoeding.
Nihilwaarderingen
Naast gerichte vrijstellingen bestaan er nihilwaarderingen. Bij een nihilwaardering wordt de waarde van een verstrekking op nul gezet, zodat die je vrije ruimte niet belast.
Het gaat om voorzieningen die de werknemer op de werkplek gebruikt. Denk aan koffie en thee op kantoor, het gebruik van een bureaustoel of een vaste computer, en werkkleding die alleen op het werk wordt gedragen.
Ook werkkleding met een bedrijfslogo van minstens 70 vierkante centimeter valt onder de nihilwaardering. De logica is dat dit soort voorzieningen bij de werkplek horen en geen echt privévoordeel opleveren.
Voor jou als werkgever is dit gunstig: nihilwaarderingen kosten je niets van je vrije ruimte, terwijl ze wel meetellen als arbeidsvoorwaarde. Verwar ze niet met vergoedingen in geld, want daarvoor gelden andere regels.
Overschrijding en eindheffing
Besteed je in een jaar meer aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen dan je vrije ruimte toelaat, dan betaal je over de overschrijding 80% eindheffing.
Dat tarief is fors, dus overschrijding wil je voorkomen. Een rekenvoorbeeld: zit je 1.000 euro boven je vrije ruimte, dan kost dat je 800 euro extra belasting.
Je toetst de vrije ruimte over het hele kalenderjaar. Je kunt dus gedurende het jaar meer besteden zolang je aan het eind onder de totale ruimte blijft.
Overschrijd je toch, verwerk de eindheffing dan uiterlijk in de aangifte over het tweede tijdvak van het volgende jaar. Plan grote uitgaven zoals een kerstpakket of personeelsfeest daarom vooruit tegen je resterende ruimte.
Twijfel je over de fiscale gevolgen van een specifieke vergoeding, overleg dan met je boekhouder of salarisadministratie. Zij houden je verbruikte vrije ruimte per jaar bij en waarschuwen op tijd.
Veelgemaakte fouten
Rond de werkkostenregeling gaat het vaak op dezelfde punten mis:
- De vrije ruimte gebruiken voor iets waarvoor al een gerichte vrijstelling geldt, waardoor je onnodig ruimte verspilt
- Niet bijhouden hoeveel vrije ruimte er in de loop van het jaar al is verbruikt
- Nihilwaarderingen en gerichte vrijstellingen door elkaar halen en verkeerd in de administratie zetten
- Een groot kerstpakket of personeelsfeest geven zonder te toetsen of de vrije ruimte het nog aankan
- Vergeten dat ook de dga van een eigen bv onder de werkkostenregeling valt
Voorkom ze door eerst de gerichte vrijstellingen te benutten en je verbruikte ruimte het hele jaar bij te houden. Zo blijf je binnen de vrije ruimte en ontloop je de eindheffing.
Waar begin je?
Begin met het berekenen van je vrije ruimte over je fiscale loonsom, zodat je weet welk budget je dit jaar onbelast kunt besteden. De WKR-rekentool doet dat in een paar seconden.
Loop daarna je vergoedingen langs en check per post of er een gerichte vrijstelling of nihilwaardering geldt. Alles wat daaronder valt, hoeft niet uit je vrije ruimte.
Houd tot slot het hele jaar bij hoeveel vrije ruimte je verbruikt en plan grote uitgaven vooruit. Wil je ook weten wat een medewerker in totaal kost, gebruik dan de loonkosten-rekentool.
Veelgestelde vragen
Wat is de vrije ruimte van de WKR in 2026?
In 2026 is de vrije ruimte 2% over de eerste 400.000 euro van je fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere. Bij een loonsom van 400.000 euro heb je dus 8.000 euro aan onbelaste ruimte. Binnen dat bedrag mag je onbelast vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers geven.
Wat gebeurt er als ik over de vrije ruimte heen ga?
Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je als werkgever 80% eindheffing. Die belasting draag je zelf af, je houdt hem niet in op het loon van je werknemer. Het loont dus om je bestedingen binnen de vrije ruimte te houden of eerst een gerichte vrijstelling te benutten.
Wat is het verschil tussen een gerichte vrijstelling en de vrije ruimte?
Een gerichte vrijstelling is een vergoeding die je volledig onbelast mag geven zonder dat die je vrije ruimte kost, zoals de reiskostenvergoeding of een opleiding. De vrije ruimte gebruik je juist voor vergoedingen die geen aparte vrijstelling hebben, zoals een kerstpakket. Benut altijd eerst de gerichte vrijstellingen.
Wat zijn nihilwaarderingen in de werkkostenregeling?
Nihilwaarderingen zijn voorzieningen op de werkplek waarvan de waarde op nul wordt gesteld, zodat ze je vrije ruimte niet belasten. Denk aan koffie en thee op kantoor, een bureaustoel of werkkleding met een bedrijfslogo. Ze vallen buiten de vrije ruimte en zijn dus altijd onbelast.
Geldt de werkkostenregeling ook voor een dga zonder ander personeel?
Ja. Ben je directeur-grootaandeelhouder van je eigen bv, dan ben je voor de loonheffingen werknemer van die bv en val je onder de werkkostenregeling. Je vrije ruimte wordt berekend over jouw eigen loon, dus die is doorgaans beperkt.
Kernpunten
- De vrije ruimte in 2026 is 2% over de eerste 400.000 euro van je loonsom en 1,18% over het meerdere
- Binnen die ruimte geef je vergoedingen en verstrekkingen onbelast; erboven betaal je 80% eindheffing
- Gerichte vrijstellingen, zoals de reiskostenvergoeding, kosten je vrije ruimte niet en benut je daarom eerst
- Nihilwaarderingen zijn voorzieningen op de werkplek die op nul worden gewaardeerd en buiten de vrije ruimte vallen
- Per 1 januari 2027 stijgt het percentage van de eerste schijf van 2% naar 2,16%
De werkkostenregeling is geen administratieve last, maar een budget dat je zelf slim kunt inzetten. Wie eerst de gerichte vrijstellingen benut en zijn vrije ruimte het hele jaar bewaakt, beloont zijn personeel onbelast en ontloopt de eindheffing.
Zit je met een vraag over vergoedingen of je loonadministratie, stel die dan op het ondernemen-forum van CreativeDeals.