Een opdrachtbevestiging, ook wel een opdrachtbon genoemd, legt schriftelijk vast wat je met je opdrachtgever hebt afgesproken: de opdracht, de prijs, de planning en de voorwaarden. Het is geen factuur, maar bevestigt de overeenkomst voordat je begint. Zo heb je bij een discussie achteraf iets in handen.
Een opdrachtbevestiging is vormvrij, maar bevat idealiter altijd je eigen gegevens, een duidelijke omschrijving van de opdracht, het afgesproken bedrag en je algemene voorwaarden. In dit artikel lees je wat erin hoort, wat het verschil is met een offerte en een factuur, hoe een voorbeeld eruitziet, en welke tips je helpen om discussies te voorkomen.
Wat is een opdrachtbevestiging?
Een opdrachtbevestiging is het document waarmee je schriftelijk bevestigt dat jij en je opdrachtgever het eens zijn over de opdracht, voordat je aan de slag gaat.
Zodra je opdrachtgever akkoord geeft op je aanbod, is er juridisch al een overeenkomst tot stand gekomen. Volgens de KVK ontstaat er een opdracht zodra iemand akkoord geeft op je offerte, en stuur je daarna een opdrachtbevestiging om dat vast te leggen. Zie de uitleg van de KVK over offerte, opdrachtbevestiging en factuur voor het hele proces.
De term opdrachtbon zie je vooral bij vakmensen en installateurs die na een klus aan huis een bon laten tekenen. De term opdrachtbevestiging is gangbaarder bij zzp'ers en dienstverleners die de bevestiging per e-mail versturen. Inhoudelijk doen beide documenten hetzelfde: ze leggen de gemaakte afspraken vast.
Waarom een opdrachtbevestiging sturen?
De belangrijkste reden is bewijs: als je opdrachtgever achteraf een andere prijs, planning of scope beweert, heb je met een opdrachtbevestiging zwart op wit staan wat er echt is afgesproken.
Zonder schriftelijke bevestiging sta je bij een discussie al snel met lege handen. Een mondelinge afspraak is juridisch net zo geldig, maar wie moet bewijzen wat er precies is gezegd, komt er zonder document niet uit.
Een opdrachtbevestiging voorkomt ook misverstanden voordat je begint. Je opdrachtgever leest nog eens rustig terug wat je precies gaat doen, tegen welke prijs en binnen welke termijn, en kan eventuele afwijkingen op tijd melden.
Daarnaast helpt een goede opdrachtbevestiging bij discussies over meerwerk. Staat de scope duidelijk omschreven, dan is het voor beide partijen helder wanneer iets buiten de oorspronkelijke opdracht valt en dus apart in rekening komt.
Wat hoort er in een opdrachtbevestiging?
Een opdrachtbevestiging is vormvrij, maar een paar onderdelen hoort elke opdrachtbevestiging te bevatten om echt bruikbaar te zijn als bewijs.
- De naam, adresgegevens en eventueel het KVK-nummer van beide partijen
- Een duidelijke omschrijving van de opdracht: wat ga je precies leveren of doen
- De prijs, zowel exclusief als inclusief btw, en het toepasselijke btw-tarief
- De planning of deadline, inclusief eventuele deelopleveringen
- De betalingstermijn en de betaalwijze
- Een verwijzing naar je algemene voorwaarden, met een link of bijlage
- Afspraken over meerwerk: hoe je dat meldt en hoe je dat factureert
Werk je met extra kosten die je apart in rekening brengt, zoals reistijd of voorrijkosten, benoem die dan ook expliciet. Wat gangbaar is en hoe je dat het beste afspreekt, lees je in het artikel over voorrijkosten en voorrijtarief.
Offerte, opdrachtbevestiging en factuur: het verschil
Deze drie documenten horen bij drie verschillende momenten in het proces: de offerte is een aanbod, de opdrachtbevestiging bevestigt de overeenkomst, en de factuur vraagt om betaling.
Een offerte stuur je voordat je opdrachtgever heeft besloten. Je beschrijft daarin wat je gaat leveren, tegen welke prijs en meestal met een geldigheidsduur, zodat duidelijk is tot wanneer het aanbod geldt.
Zodra je opdrachtgever akkoord geeft, stuur je de opdrachtbevestiging. Die herhaalt de gemaakte afspraken, maar dan als bevestiging van iets dat al is aanvaard, niet als nieuw aanbod.
De factuur volgt nadat je het werk hebt afgerond, of soms als voorschot vooraf. Een factuur bevat andere verplichte gegevens dan een opdrachtbevestiging, zoals een factuurnummer en de exacte btw-berekening. Wat er precies op een factuur moet staan, lees je in het artikel over een factuur maken als zzp'er. Loopt de betaling stroef, dan is het handig om ook het bredere proces rond factureren als zzp'er te kennen, van eerste factuur tot aanpak van wanbetalers.
Voorbeeld van een opdrachtbevestiging
Een opdrachtbevestiging hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een kort, overzichtelijk document met de juiste onderdelen is voldoende.
Een eenvoudig voorbeeld ziet er ongeveer zo uit:
- Onderwerp: Opdrachtbevestiging [projectnaam of klusomschrijving]
- Opdrachtgever: naam, adres en contactgegevens
- Opdrachtnemer: jouw naam, bedrijfsnaam, KVK-nummer en btw-id
- Omschrijving: "Hierbij bevestigen wij de opdracht voor [omschrijving werkzaamheden], zoals besproken op [datum]"
- Prijs: bedrag exclusief btw, het btw-percentage en het totaalbedrag inclusief btw
- Planning: startdatum, verwachte einddatum en eventuele deelopleveringen
- Betaling: betalingstermijn, betaalwijze en eventueel een voorschot
- Voorwaarden: "Op deze opdracht zijn onze algemene voorwaarden van toepassing, zie bijlage of link"
- Akkoordverklaring: ruimte voor naam, datum en handtekening, of een verzoek om schriftelijk akkoord per e-mail
Werk je met terugkerende klanten of vergelijkbare klussen, dan is het handig om dit voorbeeld om te zetten in een vast sjabloon. Zo vergeet je nooit een onderdeel en bespaar je tijd bij elke nieuwe opdracht.
Is een opdrachtbevestiging verplicht?
Nee, een opdrachtbevestiging is niet wettelijk verplicht. Toch is het in de praktijk verstandig om er altijd een te sturen, ook bij kleine klussen.
Een overeenkomst komt al tot stand zodra je opdrachtgever je aanbod aanvaardt, ook zonder schriftelijke bevestiging en ook mondeling. Juridisch heb je op dat moment al een geldig contract.
Het probleem zit in het bewijzen van die afspraak. Ontstaat er discussie over de prijs, de scope of de planning, dan is een mondelinge afspraak lastig hard te maken. Een opdrachtbevestiging lost dat op, want daarmee heb je zwart op wit staan wat er is afgesproken.
Werk je voor overheden of grotere opdrachtgevers, dan vragen zij vaak zelf om een schriftelijke bevestiging voordat ze een opdracht als definitief beschouwen. In die gevallen is een opdrachtbevestiging in de praktijk dus wel verplicht, ook al staat dat nergens in de wet.
Tips voor een sterke opdrachtbevestiging
Een paar praktische gewoontes maken je opdrachtbevestiging een stuk sterker als bewijs en voorkomen misverstanden met je opdrachtgever.
- Vraag altijd om een schriftelijk akkoord, bijvoorbeeld een reactie met "akkoord" op je e-mail
- Bevestig de opdracht bij voorkeur per e-mail, zodat je automatisch een tijdstempel en bewaard bewijs hebt
- Leg meerwerk apart vast zodra dat zich voordoet, in plaats van achteraf te reconstrueren wat er is besproken
- Koppel je algemene voorwaarden altijd mee, als bijlage of als link, en niet pas bij de factuur
- Gebruik een vast sjabloon, zodat je nooit een belangrijk onderdeel vergeet
- Bewaar elke opdrachtbevestiging in je administratie, ook als de opdracht klein of informeel lijkt
Werk je regelmatig met freelancers of vakmensen samen, of huur je zelf mensen in, dan komen er meer contractvormen om de hoek kijken dan alleen de opdrachtbevestiging. Een overzicht van de verschillende contracten, tarieven en platforms vind je in het artikel over uitbesteden en inhuren.
Veelgemaakte fouten bij een opdrachtbevestiging
Een paar fouten kom je in de praktijk vaak tegen, en die kosten je precies het bewijs waarvoor je de opdrachtbevestiging eigenlijk stuurt.
- Alleen mondeling afspraken maken en nooit iets op papier of per e-mail bevestigen
- Een vage omschrijving van de opdracht gebruiken, waardoor onduidelijk blijft wat wel en niet is inbegrepen
- Meerwerk niet apart vastleggen, waardoor discussie ontstaat over wat binnen de oorspronkelijke prijs valt
- Geen duidelijke betalingstermijn opnemen, waardoor je later moeilijker kunt aandringen op tijdige betaling
- Vergeten je algemene voorwaarden mee te sturen, terwijl die juist bepalen wat er geldt bij aansprakelijkheid of annulering
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een offerte en een opdrachtbevestiging?
Een offerte is een aanbod: je beschrijft wat je gaat leveren, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden, met een geldigheidsduur. Zodra je opdrachtgever daarmee akkoord gaat, is er een overeenkomst en stuur je een opdrachtbevestiging. Die bevestigt schriftelijk wat er precies is afgesproken, zodat je bij een discussie iets in handen hebt.
Is een opdrachtbevestiging wettelijk verplicht?
Nee, een opdrachtbevestiging is vormvrij en niet wettelijk verplicht. Zodra je opdrachtgever je aanbod aanvaardt, ontstaat er al een geldige overeenkomst, ook mondeling. Een opdrachtbevestiging is geen wettelijke plicht maar wel je bewijs, want zonder schriftelijke bevestiging is een mondelinge afspraak lastig te bewijzen bij een geschil.
Wat moet er minimaal in een opdrachtbevestiging staan?
Minimaal horen erin: de naam en gegevens van beide partijen, een duidelijke omschrijving van de opdracht, de prijs exclusief en inclusief btw, de planning of deadline, de betaaltermijn en een verwijzing naar je algemene voorwaarden. Leg ook vast hoe je omgaat met meerwerk, zodat daar later geen discussie over ontstaat.
Wat is het verschil tussen een opdrachtbevestiging en een factuur?
Een opdrachtbevestiging bevestigt de afspraak voordat je begint met werken, een factuur vraagt om betaling nadat je het werk (deels) hebt afgerond. De opdrachtbevestiging bevat geen btw-berekening op factuurniveau of betaalgegevens zoals een factuurnummer, de factuur wel. Ze horen bij verschillende momenten in het proces.
Kan een opdrachtbevestiging per e-mail?
Ja, een opdrachtbevestiging per e-mail is net zo geldig als een ondertekend document op papier. Belangrijk is dat je opdrachtgever schriftelijk akkoord geeft, bijvoorbeeld door te reageren met "akkoord" op je e-mail. Bewaar die e-mailwisseling goed, want dat is je bewijs als er later onenigheid ontstaat.
Kernpunten
- Een opdrachtbevestiging legt schriftelijk vast wat je met je opdrachtgever hebt afgesproken, voordat je begint
- Ze is vormvrij, maar bevat idealiter je gegevens, de omschrijving, de prijs, de planning, de betalingstermijn en je algemene voorwaarden
- Een offerte is een aanbod, de opdrachtbevestiging bevestigt de aanvaarde overeenkomst, en de factuur vraagt om betaling
- Wettelijk verplicht is een opdrachtbevestiging niet, maar zonder schriftelijk bewijs sta je bij een discussie zwak
- Vraag altijd om een schriftelijk akkoord en bewaar de bevestiging in je administratie
Een opdrachtbevestiging kost je een paar minuten om op te stellen, maar bespaart je mogelijk uren discussie achteraf. Maak er een vaste stap van in je werkproces, ook bij klanten die je al jaren kent.
Twijfel je over de juiste formulering of over welke voorwaarden je moet opnemen, stel je vraag op het ondernemen-forum van CreativeDeals.