Een onkostenvergoeding vergoedt kosten die je maakt voor je werk. Ben je werknemer, dan kan je werkgever dat vaak onbelast doen via de werkkostenregeling (WKR), met gerichte vrijstellingen zoals reiskosten (0,25 euro per kilometer in 2026) en een thuiswerkvergoeding.
Werk je als zzp'er, dan werkt het anders: je hebt geen onkostenvergoeding zoals een werknemer. Je factureert je gemaakte kosten aan je opdrachtgever, meestal inclusief btw, als onderdeel van je omzet.
In dit artikel lees je het verschil tussen beide situaties, welke bedragen en percentages in 2026 gelden, en hoe je als zzp'er onkosten correct doorbelast.
Wat is een onkostenvergoeding precies?
Een onkostenvergoeding is een bedrag dat je ontvangt als compensatie voor kosten die je maakt in het belang van je werk. Denk aan reiskosten, thuiswerkkosten, gereedschap of een maaltijd tijdens overwerk.
Het is geen beloning voor je arbeid, zoals loon of winst, maar een vergoeding voor uitgaven die je anders zelf zou moeten dragen. Dat onderscheid is fiscaal belangrijk, want het bepaalt of je belasting betaalt over het bedrag.
Voor werknemers ligt de regeling vast in de wet: de werkgever kan vergoedingen onbelast verstrekken binnen bepaalde grenzen. Voor zzp'ers bestaat dat systeem niet. Jij bent zelf ondernemer en verwerkt je kosten in je eigen administratie en je facturen.
Onkostenvergoeding voor werknemers: de werkkostenregeling
Werkgevers gebruiken de werkkostenregeling (WKR) om vergoedingen en verstrekkingen aan personeel onbelast te houden. De WKR kent twee routes: gerichte vrijstellingen voor specifieke kosten, en een algemene vrije ruimte voor de rest.
De vrije ruimte is een percentage van de totale fiscale loonsom van het bedrijf. In 2026 is dat 2 procent over de eerste 400.000 euro loonsom, en 1,18 procent over het bedrag daarboven.
Binnen die vrije ruimte kan een werkgever allerlei vergoedingen belastingvrij geven, zoals een kerstpakket, een bonus in natura of een vergoeding die niet onder een gerichte vrijstelling valt. Overschrijdt de werkgever de vrije ruimte, dan betaalt hij over het meerdere 80 procent eindheffing. Dat is een last voor de werkgever, niet voor jou als werknemer.
Voor de officiële regels en de actuele percentages raadpleeg je de informatie over de werkkostenregeling van de Belastingdienst.
Gerichte vrijstellingen: reiskosten, thuiswerken, maaltijden en gereedschap
Naast de vrije ruimte kent de WKR gerichte vrijstellingen. Dat zijn kostenposten die een werkgever onbelast mag vergoeden, zonder dat het bedrag de vrije ruimte belast. De belangrijkste voor 2026 zijn:
- Reiskosten: maximaal 0,25 euro per kilometer, voor elk vervoermiddel en elke reisafstand
- Thuiswerken: maximaal 2,45 euro per thuiswerkdag
- Gereedschap, computers en telefoons die je nodig hebt voor je werk, mits ze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium
- Maaltijden en consumpties tijdens werktijd op de werkplek, die vaak op nihil worden gewaardeerd
- Studiekosten en vakliteratuur die rechtstreeks verband houden met je functie
Vergoedt de werkgever meer dan het gerichte vrijstellingsbedrag, dan is alleen het meerdere belast, of het valt in de vrije ruimte. Bij de kilometervergoeding betekent dit dus dat het eerste deel tot 0,25 euro per kilometer altijd onbelast blijft.
Werk je op een dag deels thuis en deels op kantoor, dan mag je per dag maar één van de twee vergoedingen onbelast toepassen: reiskosten of thuiswerkvergoeding, niet beide tegelijk voor dezelfde dag.
Belaste versus onbelaste vergoeding: waar ligt de grens?
Een vergoeding is onbelast als ze onder een gerichte vrijstelling valt, of als de werkgever ze onderbrengt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Buiten die twee routes is een vergoeding gewoon belast loon.
Belast loon betekent dat er loonheffing over wordt ingehouden, net als over je salaris. Je ziet dat terug op je loonstrook: het bedrag verhoogt je bruto loon en dus ook je loonheffing.
Vergoedingen die gemengd zijn, deels zakelijk en deels privé, vallen onder gemengde kosten. De werkgever moet dan een reëel onderscheid maken tussen het zakelijke en het privégedeelte, en alleen het zakelijke deel kan onbelast blijven.
Krijg je als werknemer een vaste onkostenvergoeding zonder specificatie, dan moet de werkgever kunnen onderbouwen waar dat bedrag op is gebaseerd. Een onderzoek naar de werkelijke kosten is daarvoor meestal nodig, anders loopt de werkgever het risico dat de Belastingdienst het bedrag alsnog als loon aanmerkt.
Onkostenvergoeding als zzp'er: factureren in plaats van vergoeden
Als zzp'er heb je geen werkgever die je kosten onbelast vergoedt. Jij bent zelf ondernemer, en de kosten die je maakt voor een opdracht verwerk je op je eigen factuur aan je opdrachtgever.
Dat kan op twee manieren. Je verwerkt de kosten in je all-in uurtarief of projectprijs, of je zet ze apart op de factuur als losse kostenpost, bijvoorbeeld "reiskosten" of "materiaalkosten".
Belangrijk verschil met een werknemer: er is geen fiscale vrijstelling die bepaalt of het bedrag onbelast is. Het hele factuurbedrag, inclusief de doorbelaste kosten, is omzet waarover je inkomstenbelasting en meestal btw betaalt.
Sommige opdrachtgevers vragen om onderliggende bonnetjes bij doorbelaste kosten. Bewaar die altijd, ook al reken je geen exacte kostprijs door, want de Belastingdienst kan om onderbouwing vragen bij een controle.
Maak je vaak kosten voor relatiebeheer, zoals etentjes met een opdrachtgever of relatiegeschenken, dan gelden daar weer andere aftrekregels. Lees daarover meer in het artikel over representatiekosten voor zzp'ers.
Met of zonder btw: hoe je onkosten doorbelast
Reken je kosten door aan je opdrachtgever, dan geldt in de meeste gevallen dat je btw rekent, net als over je hoofddienst. De doorbelaste kosten zijn namelijk onderdeel van de totale vergoeding voor je dienst, en die vergoeding is btw-belast.
Reis je bijvoorbeeld met de auto naar een klant en zet je 0,25 euro per kilometer op de factuur, dan reken je daar hetzelfde btw-tarief over als over je uurtarief. Hetzelfde geldt voor materiaalkosten, parkeerkosten of hotelkosten die je doorberekent.
Doorbelasten "tegen kostprijs" betekent dat je geen extra marge op de kosten zelf rekent, alleen het bedrag dat je zelf hebt betaald. Ook dan blijft de btw-plicht meestal bestaan, want het gaat om een vergoeding die samenhangt met je btw-belaste dienst.
Een uitzondering geldt voor kosten die je één-op-één doorzet als tussenpersoon, zonder dat ze samenhangen met je eigen dienst, zoals bepaalde griffierechten of leges die je namens een klant voorschiet. Dat is een specifieke situatie, en de regels daarvoor zijn strikt. Twijfel je, overleg dan met je boekhouder voordat je een factuur zonder btw verstuurt.
Meer over de bredere fiscale regels voor ondernemers, waaronder aftrekposten en aangiftetermijnen, lees je in het artikel over belasting voor zzp'ers en ondernemers.
Verschil zzp versus werknemer op een rij
Het kernverschil zit in wie het risico en de administratie draagt. Bij een werknemer regelt de werkgever de vergoeding en de belastingvrijstelling. Bij een zzp'er regel je alles zelf.
- Werknemer: de werkgever vergoedt kosten via de werkkostenregeling, vaak onbelast binnen de gerichte vrijstellingen
- Zzp'er: jij factureert je kosten aan de opdrachtgever, meestal inclusief btw, als onderdeel van je omzet
- Werknemer: het bedrag staat los van je loonstrook zolang het onbelast blijft
- Zzp'er: het bedrag is gewoon omzet, waarover je inkomstenbelasting betaalt na aftrek van je werkelijke kosten
- Werknemer: overschrijding van de vrijstelling is een risico voor de werkgever
- Zzp'er: jij draagt zelf het risico als je facturatie of onderbouwing niet klopt
Koop je als zzp'er bedrijfsmiddelen aan die je langer gebruikt, zoals een laptop of gereedschap, dan verwerk je die niet als losse kostenpost maar via afschrijving. Hoe dat rekenkundig werkt, lees je in het artikel over afschrijven van bedrijfsmiddelen.
Veelgemaakte fouten bij onkostenvergoedingen
Een paar missers zien we vaak terugkomen, zowel bij werkgevers als bij zzp'ers.
- Een vaste onkostenvergoeding aan personeel geven zonder onderbouwing van de werkelijke kosten
- Zowel de thuiswerkvergoeding als de reiskostenvergoeding voor dezelfde dag onbelast toepassen
- Als zzp'er doorbelaste kosten zonder btw factureren, terwijl er geen uitzondering van toepassing is
- Geen bonnetjes bewaren bij doorbelaste kosten, waardoor onderbouwing bij een controle ontbreekt
- Denken dat een onkostenvergoeding als zzp'er hetzelfde is als bij een werknemer, en daardoor geen btw of inkomstenbelasting verwerken over doorbelaste kosten
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een onkostenvergoeding en salaris?
Een onkostenvergoeding compenseert kosten die je maakt voor je werk, zoals reiskosten of thuiswerkkosten. Salaris is een beloning voor je arbeid. Blijft een vergoeding binnen de gerichte vrijstellingen of de vrije ruimte van de werkkostenregeling, dan betaal je er geen loonheffing over. Betaalt een werkgever meer dan die grenzen toestaan, dan is het meerdere gewoon belast loon of komt het voor rekening van de werkgever via de eindheffing.
Hoeveel onbelaste reiskostenvergoeding mag je geven in 2026?
In 2026 mag je werknemers maximaal 0,25 euro per kilometer onbelast vergoeden voor woon-werkverkeer en andere zakelijke kilometers. Dat geldt voor elk vervoermiddel, ook de fiets of een eigen auto. Vergoed je meer, dan is het extra bedrag belast loon, tenzij je het onderbrengt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Wat is de thuiswerkvergoeding in 2026?
De onbelaste thuiswerkvergoeding is in 2026 vastgesteld op 2,45 euro per thuiswerkdag. Werk je op een dag deels thuis en deels op kantoor, dan mag je niet én de thuiswerkvergoeding én de reiskostenvergoeding voor diezelfde dag onbelast combineren. Je kiest per dag welke vergoeding je toepast.
Moet ik als zzp-er btw rekenen over doorbelaste kosten?
In de meeste gevallen wel. Reken je bijvoorbeeld reiskosten, materiaalkosten of parkeerkosten door aan je opdrachtgever, dan zijn dat onderdeel van je omzet en reken je hetzelfde btw-tarief als over je hoofddienst. Alleen bij kosten die je een-op-een doorzet zonder eigen marge, zoals bepaalde griffierechten, kan een uitzondering gelden. Twijfel je, vraag dit dan na bij je boekhouder.
Kan een zzp-er ook onbelaste kilometervergoeding krijgen?
Nee, het begrip onbelaste kilometervergoeding bestaat alleen binnen een dienstbetrekking. Als zzp-er trek je je werkelijke autokosten af via je administratie, of je rekent 0,25 euro per kilometer als je met eigen vervoer rijdt en geen werkelijke kosten bijhoudt. Rijd je in een auto van de zaak, dan geldt de bijtellingsregeling.
Kernpunten
- Een onkostenvergoeding vergoedt werkkosten, geen beloning voor arbeid zoals loon of winst
- Werknemers krijgen vergoedingen vaak onbelast via de werkkostenregeling: gerichte vrijstellingen of de vrije ruimte
- De vrije ruimte in 2026 is 2 procent over de eerste 400.000 euro loonsom, en 1,18 procent daarboven
- Onbelaste reiskosten zijn in 2026 maximaal 0,25 euro per kilometer, thuiswerken maximaal 2,45 euro per dag
- Zzp'ers hebben geen onkostenvergoeding: je factureert kosten aan je opdrachtgever, meestal inclusief btw, als onderdeel van je omzet
Of je nu personeel in dienst hebt of als zzp'er werkt, de kern blijft hetzelfde: leg vast welke kosten je maakt en waarom, en verwerk ze op de juiste manier in je administratie. Dat voorkomt discussies bij een controle en zorgt dat je niet onnodig belasting betaalt over kosten die je eigenlijk gewoon mag vergoeden of doorbelasten.
Twijfel je over de btw-behandeling van jouw specifieke situatie, stel je vraag dan op het ondernemen-forum van CreativeDeals.