Een bedrijfsnaam checken doe je gratis online met de Naamchecker van de Kamer van Koophandel: je typt de gekozen naam in en de zoektool laat zien of die naam al voorkomt in het Handelsregister van de KVK en of iemand de naam al als merk heeft vastgelegd bij het BOIP. Krijg je geen treffers, dan is de naam waarschijnlijk vrij; staat er een vrijwel gelijke naam ingeschreven in dezelfde branche, kies dan een andere naam.
Een bedrijfsnaam controleren kost dus niets en is in een paar minuten gebeurd. Wil je een bestaande handelsnaam wijzigen of een extra naam toevoegen, dan regel je dat eveneens gratis via Mijn KVK en meld je de wijziging binnen een week.
In dit artikel lees je hoe je jouw bedrijfsnaam checkt in de verschillende registers, welke namen niet mogen van de Handelsnaamwet, hoe je een handelsnaam wijzigt bij de KVK, en wat het verschil is met de statutaire naam van een bv.
Waarom een naamcheck onmisbaar is
Een inschrijving bij de KVK maakt je naam niet automatisch wettelijk beschermd. Kies je een naam die al bezet is of te veel lijkt op een bestaande naam van een concurrent, dan loop je het risico dat je later moet stoppen met die naam.
Dat betekent nieuw briefpapier, een nieuwe website, nieuwe visitekaartjes en soms zelfs een rechtszaak. Een paar minuten zoeken voordat je start, bespaart je dus veel gedoe achteraf.
Ook wijzig je later weleens van naam, bijvoorbeeld na een koerswijziging of een fusie. Ook dan doe je er goed aan om eerst te controleren of de nieuwe naam vrij is.
Bedrijfsnaam checken: zo controleer je gratis of een naam nog vrij is
De KVK biedt een gratis Naamchecker aan. Je typt de gewenste naam in en die zoektool doorzoekt tegelijk het Handelsregister van de KVK en het merkenregister van het BOIP.
Zo zie je in één keer of een ander bedrijf al dezelfde of een sterk gelijkende naam gebruikt, en of iemand de naam al als merk heeft vastgelegd.
Het checken van je bedrijfsnaam gaat in vier stappen:
- Vul de naam die je hebt bedacht voor je bedrijf in bij de Naamchecker en bekijk de gevonden bedrijfsnamen en merknamen
- Zoek daarna los in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel op naam, adres of KVK-nummer, zodat je ziet in welke sector het bedrijf in kwestie actief is
- Controleer bij het BOIP of de naam al als merknaam is geregistreerd voor jouw producten of diensten
- Check tot slot of de bijbehorende domeinnaam en de social media-namen nog vrij zijn
Volgens de Naamchecker van de KVK moet je voordat je een naam gaat voeren altijd controleren of een ander die naam al gebruikt.
Zoek ook op varianten van je naam: met en zonder spaties, met een streepje, in het enkelvoud en meervoud. Let daarbij op leestekens, want verwarring ontstaat vaak juist bij namen die net iets anders geschreven worden en niet bij exacte kopieën.
Werk je landelijk of juist heel regionaal, houd daar dan rekening mee. Een bijna gelijke naam in dezelfde branche en regio levert eerder een probleem op dan diezelfde naam aan de andere kant van het land in een heel andere sector.
In welke registers check je jouw bedrijfsnaam
Een volledig handelsnaamonderzoek loopt langs drie registers, want geen enkel register vertelt je in zijn eentje of een naam echt vrij is.
Het Handelsregister van de Kamer van Koophandel laat zien welke bedrijfsnamen al staan ingeschreven. Handig is dat je daar naast een bedrijfsnaam ook op persoonsnaam kunt zoeken, wat je nodig hebt als je je eigen naam gebruiken wilt in je handelsnaam.
Zoek je op jou als persoon, dan zie je meteen onder welke namen je zelf al in het Handelsregister staat. Zo voorkom je dat je een bedrijfsnaam gaat checken die feitelijk al van jezelf is.
Het tweede register is dat van het BOIP, het Benelux Bureau voor de Intellectuele Eigendom. Een merknaam checken doe je daar gratis in het merkenregister voor de hele Benelux. Voor merken kun je dus terecht bij het BBIE, zoals dit bureau ook wel genoemd wordt. Blijkt dat jouw naam daar al als merk geregistreerd staat, dan kun je met het gebruik ervan inbreuk maken op oudere rechten van anderen, ook als de naam in het Handelsregister nergens opduikt.
Het derde spoor is de domeinnaam. Via de whois van SIDN zie je of een .nl-domein al bezet is. Een unieke KVK-registratie heeft weinig waarde als je online niet onder dezelfde naam terug te vinden bent.
Controleer van tevoren alle drie de registers. Dat is het verschil tussen een geschikte bedrijfsnaam die je jarenlang kunt voeren en een naam die je na een half jaar alsnog moet inruilen.
Een vrije naam bij de KVK is geen garantie
Dat een naam nergens in het Handelsregister staat, wil niet zeggen dat je hem zomaar mag gebruiken. Je kunt een bedrijfsnaam vastleggen in het Handelsregister zonder dat je daarmee ook maar één recht op die naam verwerft, want naamrecht ontstaat door gebruik en niet door inschrijving.
Gebruikt een ander bedrijf ergens in het land al een verwarrend gelijkende naam voor een vergelijkbare activiteit, dan kan die partij zich via de Handelsnaamwet alsnog tegen jouw handelsnaam verzetten, ook als de KVK je inschrijving zonder problemen accepteerde.
Wil je een naam echt vastleggen, dan doe je dat als merk bij het BOIP. Een merkregistratie geeft je een exclusief recht waarmee je kunt optreden tegen namen die te veel lijken op jouw merk.
Het verschil tussen je handelsnaam, je statutaire naam en een merknaam is dan ook meer dan een woordenkwestie. Lees de achtergrond in ons artikel over bedrijfsnaam en handelsnaam.
Welke namen mag je niet gebruiken: waar moet je op letten
De Handelsnaamwet verbiedt misleidende namen. Bij het kiezen van een bedrijfsnaam mag je gekozen naam dus geen verkeerd beeld geven van je onderneming, want anders kan de KVK of een rechter daar iets van vinden.
Concreet mag je naam geen onjuiste rechtsvorm suggereren, bijvoorbeeld "Jansen B.V." voor een eenmanszaak zonder bv-structuur. Ook een naam die een verkeerd beeld geeft van de eigenaar of van de kwaliteit en herkomst van je product is niet toegestaan.
Twijfel je of een naam te veel lijkt op die van een bestaand bedrijf in dezelfde branche en regio, kies dan liever een duidelijk andere naam. Verwarringsgevaar is precies waar geschillen over handelsnamen om draaien.
Een puur beschrijvende naam, zoals "De Schilder" voor een schildersbedrijf, is bovendien lastig te beschermen. Zulke algemene aanduidingen mag iedereen in de branche gebruiken, dus daar bouw je geen sterke, onderscheidende naam mee op.
Wat als een ander bedrijf jouw naam gebruikt
Ontdek je dat een ander bedrijf jouw bedrijfsnaam gebruikt of met een verwarrend gelijkende naam werkt, onderneem dan actie voordat het probleem groter wordt. Zeker als die ander zich pas minder dan een jaar geleden heeft ingeschreven, sta je sterk. Wachten maakt een eventueel geschil alleen maar lastiger.
Neem eerst zelf contact op met de andere ondernemer en leg uit wat je hebt gevonden. In veel gevallen komen partijen er onderling uit, bijvoorbeeld door een van de twee een subtiele aanpassing te laten maken.
Werkt dat niet, dan kun je een sommatiebrief sturen met het verzoek te stoppen met het gebruik van de naam. Blijft de ander weigeren, dan is een gang naar de rechter de laatste stap, met de Handelsnaamwet als juridische basis.
Hoe eerder je als ondernemer de naam daadwerkelijk gebruikt en dat kunt aantonen, bijvoorbeeld met gedateerde facturen of reclame-uitingen, hoe sterker je positie in zo'n geschil staat.
Handelsnaam wijzigen bij de KVK: zo werkt het
Een handelsnaam wijzigen of toevoegen regel je zelf online, gratis, via Mijn KVK met DigiD of eHerkenning. Dit geldt voor elke rechtsvorm, van eenmanszaak tot bv.
Je logt in, kiest de onderneming waarvan je de naam wilt aanpassen, vult het wijzigingsformulier in en controleert de gegevens voordat je verstuurt. Wijzigingen in het Handelsregister zijn daarna meestal binnen een werkdag zichtbaar.
Je mag ook meerdere handelsnamen naast elkaar voeren, bijvoorbeeld voor verschillende activiteiten binnen dezelfde onderneming. Wil je een bedrijfsnaam toevoegen in plaats van je eerste bedrijfsnaam vervangen, dan wijzig je niets aan je bestaande inschrijving.
Check ook die extra naam eerst. Een tweede handelsnaam inschrijven zonder controle levert precies dezelfde risico's op als een ongecontroleerde eerste naam.
Binnen welke termijn moet je de wijziging doorgeven
Wettelijk moet je een wijziging binnen een week na de ingangsdatum doorgeven aan de KVK. Dat geldt voor je handelsnaam, adres, bestuurder en bedrijfsactiviteit. Werk je vanuit huis, kijk dan meteen of je je woonadres kunt afschermen bij de KVK.
Is die week al verstreken, meld de wijziging dan alsnog zo snel mogelijk. Een verouderde inschrijving kan verwarring geven bij klanten, leveranciers en de Belastingdienst.
Doe je dit structureel te laat of helemaal niet, dan kan de KVK daar in uiterste gevallen op handhaven. Voor de meeste ondernemers is dit gelukkig in een paar minuten geregeld.
Wat gebeurt er na de wijziging
De KVK geeft je nieuwe handelsnaam automatisch door aan de Belastingdienst, meestal binnen vijf werkdagen. Je hoeft dat zelf dus niet apart te melden.
Je KVK-nummer en btw-identificatienummer blijven ongewijzigd; alleen de naam zelf verandert. Wel moet je zelf al je uitingen bijwerken.
Denk aan je website, briefpapier, e-mailhandtekening, bankrekening en lopende contracten. Vergeet ook je facturen niet: gebruik onze factuurgenerator om met de nieuwe naam meteen weer correcte facturen te sturen.
Meer over de verplichte gegevens op een factuur lees je in ons artikel over factuur maken als zzp-ondernemer.
Handelsnaam versus statutaire naam wijzigen
Heb je een bv, nv, stichting of vereniging, dan heeft je onderneming naast een handelsnaam ook een statutaire naam. Die twee wijzig je op een heel andere manier.
Je handelsnaam pas je gratis en zelfstandig aan via Mijn KVK, zoals hierboven beschreven. Je statutaire naam wijzig je alleen via de notaris, met een formele statutenwijziging.
Aan die statutenwijziging hangt een notariskosten-plaatje en meestal ook goedkeuring van aandeelhouders of bestuur. Reken op een paar honderd euro, afhankelijk van de notaris en de complexiteit van je statuten.
Een eenmanszaak of vof kent geen statutaire naam; daar is de handelsnaam de enige naam die je bij de KVK aanpast.
Veelgemaakte fouten
Een paar fouten zorgen keer op keer voor onnodige problemen. Let hierop:
- Een naam kiezen zonder de Naamchecker te gebruiken, waardoor je later alsnog moet stoppen met de naam
- Denken dat een KVK-inschrijving je naam juridisch beschermt, terwijl bescherming pas ontstaat door gebruik
- Een naam kiezen die een verkeerde rechtsvorm suggereert, zoals "B.V." zonder dat je onderneming die vorm heeft
- Na een wijziging vergeten om facturen, website en contracten bij te werken
- De wijziging later dan een week na de ingangsdatum doorgeven aan de KVK
Veelgestelde vragen
Hoe check ik of een bedrijfsnaam al bestaat?
Je kunt de bedrijfsnaam checken via de gratis Naamchecker van de KVK. Die doorzoekt in één keer het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en het merkenregister van het BOIP, zodat je ziet of de naam al voorkomt als bedrijfsnaam of merknaam. Zoek daarnaast los in het Handelsregister op varianten van je naam en controleer of de domeinnaam nog vrij is.
Is het checken van een bedrijfsnaam bij de KVK gratis?
Ja. Je zoekt gratis in het Handelsregister op naam via de website van de KVK, en de Naamchecker doorzoekt tegelijk het Handelsregister en het merkenregister van het BOIP. Alleen een gewaarmerkt uittreksel kost geld, maar dat heb je voor een naamcheck niet nodig.
Beschermt een inschrijving bij de KVK automatisch mijn bedrijfsnaam?
Nee. Registratie in het Handelsregister is geen bewijs van naamrecht. Bescherming ontstaat pas zodra je de naam daadwerkelijk gebruikt, bijvoorbeeld op facturen, je website of in reclame, en degene die de naam het langst gebruikt staat het sterkst.
Wat kost het om een handelsnaam te wijzigen bij de KVK?
Niets. Het toevoegen of wijzigen van een handelsnaam in het Handelsregister is gratis, voor elke rechtsvorm. Je regelt dit zelf online via Mijn KVK met DigiD of eHerkenning.
Binnen welke termijn moet ik een naamswijziging doorgeven aan de KVK?
Binnen een week nadat de wijziging is ingegaan. Is die week al voorbij, meld de wijziging dan alsnog zo snel mogelijk, want een verouderde inschrijving kan gevolgen hebben richting klanten en de Belastingdienst.
Kernpunten
- Check een nieuwe naam altijd gratis via de KVK Naamchecker, die zowel het Handelsregister als het BOIP-merkenregister doorzoekt
- Een KVK-inschrijving is geen naamrecht; bescherming ontstaat pas door daadwerkelijk gebruik van de naam
- Een naam mag geen verkeerde rechtsvorm, eigenaar of kwaliteit suggereren volgens de Handelsnaamwet
- Handelsnaam wijzigen is gratis via Mijn KVK; je statutaire naam wijzig je alleen via de notaris
- Meld elke wijziging binnen een week; de KVK geeft je nieuwe naam daarna zelf door aan de Belastingdienst
Een goede naamcheck voorkomt dat je later moet omschakelen naar een nieuwe naam, met alle kosten en gedoe van dien. Wijzig je toch, dan is dat via Mijn KVK in een paar minuten en zonder kosten geregeld.
Werk na een wijziging meteen je facturen bij met de gratis factuurgenerator, of stel je vraag op het ondernemen-forum van CreativeDeals.