Wil je een bedrijfsnaam gaan voeren, check dan eerst gratis via de KVK Naamchecker of de naam al bezet is in het Handelsregister en bij het merkenregister van het BOIP. Wil je een bestaande handelsnaam wijzigen, dan regel je dat gratis via Mijn KVK en meld je de wijziging binnen een week.
In dit artikel lees je hoe die naamcheck werkt, welke namen niet mogen van de Handelsnaamwet, hoe je een handelsnaam wijzigt bij de KVK, en wat het verschil is met de statutaire naam van een bv.
Waarom een naamcheck onmisbaar is
Een inschrijving bij de KVK beschermt je naam niet automatisch. Kies je een naam die al bezet is of te veel lijkt op die van een concurrent, dan loop je het risico dat je later moet stoppen met die naam.
Dat betekent nieuw briefpapier, een nieuwe website, nieuwe visitekaartjes en soms zelfs een rechtszaak. Een paar minuten zoeken voordat je start, bespaart je dus veel gedoe achteraf.
Ook wijzig je later weleens van naam, bijvoorbeeld na een koerswijziging of een fusie. Ook dan doe je er goed aan om eerst te controleren of de nieuwe naam vrij is.
Zo check je gratis of een bedrijfsnaam nog vrij is
De KVK biedt een gratis Naamchecker aan. Je typt de gewenste naam in en de tool doorzoekt tegelijk het Handelsregister en het merkenregister van het BOIP.
Zo zie je in één keer of een ander bedrijf al dezelfde of een sterk gelijkende naam gebruikt, en of iemand de naam als merk heeft vastgelegd.
Daarnaast kan iedereen los in het Handelsregister zoeken op naam, adres of KVK-nummer. Ook dat is gratis en toont direct of een bedrijf onder die naam geregistreerd staat.
Volgens de Naamchecker van de KVK moet je voordat je een naam gaat voeren altijd controleren of een ander die naam al gebruikt.
Check voor de zekerheid ook meteen of het bijpassende domein en de social media-namen nog vrij zijn. Een unieke KVK-registratie heeft weinig waarde als je online niet onder dezelfde naam terug te vinden bent.
Zoek ook op varianten van je naam: met en zonder spaties, met een streepje, in het enkelvoud en meervoud. Verwarring ontstaat vaak juist bij namen die net iets anders geschreven worden, niet bij exacte kopieën.
Werk je landelijk of juist heel regionaal, houd daar dan rekening mee. Een bijna gelijke naam in dezelfde branche en regio levert eerder een probleem op dan diezelfde naam aan de andere kant van het land in een heel andere sector.
Een vrije naam bij de KVK is geen garantie
Dat een naam nergens in het Handelsregister voorkomt, wil niet zeggen dat je hem zomaar mag gebruiken. Naamrecht ontstaat namelijk door gebruik, niet door inschrijving.
Gebruikt een ander bedrijf ergens in het land al een verwarrend gelijkende naam voor een vergelijkbare activiteit, dan kan die partij zich alsnog tegen jouw naam verzetten, ook als de KVK je inschrijving zonder problemen accepteerde.
Het verschil tussen je handelsnaam, je statutaire naam en een merknaam is dan ook meer dan een woordenkwestie. Lees de achtergrond in ons artikel over bedrijfsnaam en handelsnaam.
Welke namen mag je niet gebruiken
De Handelsnaamwet verbiedt misleidende namen. Kies je een naam die een verkeerd beeld geeft van je onderneming, dan kan de KVK of een rechter daar iets van vinden.
Concreet mag je naam geen onjuiste rechtsvorm suggereren, bijvoorbeeld "Jansen B.V." voor een eenmanszaak zonder bv-structuur. Ook een naam die een verkeerd beeld geeft van de eigenaar of van de kwaliteit en herkomst van je product is niet toegestaan.
Twijfel je of een naam te veel lijkt op die van een bestaand bedrijf in dezelfde branche en regio, kies dan liever een duidelijk andere naam. Verwarringsgevaar is precies waar geschillen over handelsnamen om draaien.
Een puur beschrijvende naam, zoals "De Schilder" voor een schildersbedrijf, is bovendien lastig te beschermen. Zulke algemene aanduidingen mag iedereen in de branche gebruiken, dus daar bouw je geen sterke, onderscheidende naam mee op.
Wat als een ander bedrijf jouw naam gebruikt
Ontdek je dat een ander bedrijf al met een verwarrend gelijkende naam werkt, onderneem dan actie voordat het probleem groter wordt. Wachten maakt een eventueel geschil alleen maar lastiger.
Neem eerst zelf contact op met de andere ondernemer en leg uit wat je hebt gevonden. In veel gevallen komen partijen er onderling uit, bijvoorbeeld door een van de twee een subtiele aanpassing te laten maken.
Werkt dat niet, dan kun je een sommatiebrief sturen met het verzoek te stoppen met het gebruik van de naam. Blijft de ander weigeren, dan is een gang naar de rechter de laatste stap, met de Handelsnaamwet als juridische basis.
Hoe eerder je als ondernemer de naam daadwerkelijk gebruikt en dat kunt aantonen, bijvoorbeeld met gedateerde facturen of reclame-uitingen, hoe sterker je positie in zo'n geschil staat.
Handelsnaam wijzigen bij de KVK: zo werkt het
Een handelsnaam wijzigen of toevoegen regel je zelf online, gratis, via Mijn KVK met DigiD of eHerkenning. Dit geldt voor elke rechtsvorm, van eenmanszaak tot bv.
Je logt in, kiest de onderneming waarvan je de naam wilt aanpassen, past het veld handelsnaam aan en controleert de gegevens voordat je verstuurt.
Je mag ook meerdere handelsnamen naast elkaar voeren, bijvoorbeeld voor verschillende activiteiten binnen dezelfde onderneming. Voeg je een extra naam toe, dan wijzig je niets aan je bestaande inschrijving.
Binnen welke termijn moet je de wijziging doorgeven
Wettelijk moet je een wijziging binnen een week na de ingangsdatum doorgeven aan de KVK. Dat geldt voor je handelsnaam, adres, bestuurder en bedrijfsactiviteit.
Is die week al verstreken, meld de wijziging dan alsnog zo snel mogelijk. Een verouderde inschrijving kan verwarring geven bij klanten, leveranciers en de Belastingdienst.
Doe je dit structureel te laat of helemaal niet, dan kan de KVK daar in uiterste gevallen op handhaven. Voor de meeste ondernemers is dit gelukkig in een paar minuten geregeld.
Wat gebeurt er na de wijziging
De KVK geeft je nieuwe handelsnaam automatisch door aan de Belastingdienst, meestal binnen vijf werkdagen. Je hoeft dat zelf dus niet apart te melden.
Je KVK-nummer en btw-identificatienummer blijven ongewijzigd; alleen de naam zelf verandert. Wel moet je zelf al je uitingen bijwerken.
Denk aan je website, briefpapier, e-mailhandtekening, bankrekening en lopende contracten. Vergeet ook je facturen niet: gebruik onze factuurgenerator om met de nieuwe naam meteen weer correcte facturen te sturen.
Meer over de verplichte gegevens op een factuur lees je in ons artikel over factuur maken als zzp-ondernemer.
Handelsnaam versus statutaire naam wijzigen
Heb je een bv, nv, stichting of vereniging, dan heeft je onderneming naast een handelsnaam ook een statutaire naam. Die twee wijzig je op een heel andere manier.
Je handelsnaam pas je gratis en zelfstandig aan via Mijn KVK, zoals hierboven beschreven. Je statutaire naam wijzig je alleen via de notaris, met een formele statutenwijziging.
Aan die statutenwijziging hangt een notariskosten-plaatje en meestal ook goedkeuring van aandeelhouders of bestuur. Reken op een paar honderd euro, afhankelijk van de notaris en de complexiteit van je statuten.
Een eenmanszaak of vof kent geen statutaire naam; daar is de handelsnaam de enige naam die je bij de KVK aanpast.
Veelgemaakte fouten
Een paar fouten zorgen keer op keer voor onnodige problemen. Let hierop:
- Een naam kiezen zonder de Naamchecker te gebruiken, waardoor je later alsnog moet stoppen met de naam
- Denken dat een KVK-inschrijving je naam juridisch beschermt, terwijl bescherming pas ontstaat door gebruik
- Een naam kiezen die een verkeerde rechtsvorm suggereert, zoals "B.V." zonder dat je onderneming die vorm heeft
- Na een wijziging vergeten om facturen, website en contracten bij te werken
- De wijziging later dan een week na de ingangsdatum doorgeven aan de KVK
Veelgestelde vragen
Is het checken van een bedrijfsnaam bij de KVK gratis?
Ja. Je zoekt gratis in het Handelsregister op naam via de website van de KVK, en de Naamchecker doorzoekt tegelijk het Handelsregister en het merkenregister van het BOIP. Alleen een gewaarmerkt uittreksel kost geld, maar dat heb je voor een naamcheck niet nodig.
Beschermt een inschrijving bij de KVK automatisch mijn bedrijfsnaam?
Nee. Registratie in het Handelsregister is geen bewijs van naamrecht. Bescherming ontstaat pas zodra je de naam daadwerkelijk gebruikt, bijvoorbeeld op facturen, je website of in reclame, en degene die de naam het langst gebruikt staat het sterkst.
Wat kost het om een handelsnaam te wijzigen bij de KVK?
Niets. Het toevoegen of wijzigen van een handelsnaam in het Handelsregister is gratis, voor elke rechtsvorm. Je regelt dit zelf online via Mijn KVK met DigiD of eHerkenning.
Binnen welke termijn moet ik een naamswijziging doorgeven aan de KVK?
Binnen een week nadat de wijziging is ingegaan. Is die week al voorbij, meld de wijziging dan alsnog zo snel mogelijk, want een verouderde inschrijving kan gevolgen hebben richting klanten en de Belastingdienst.
Kernpunten
- Check een nieuwe naam altijd gratis via de KVK Naamchecker, die zowel het Handelsregister als het BOIP-merkenregister doorzoekt
- Een KVK-inschrijving is geen naamrecht; bescherming ontstaat pas door daadwerkelijk gebruik van de naam
- Een naam mag geen verkeerde rechtsvorm, eigenaar of kwaliteit suggereren volgens de Handelsnaamwet
- Handelsnaam wijzigen is gratis via Mijn KVK; je statutaire naam wijzig je alleen via de notaris
- Meld elke wijziging binnen een week; de KVK geeft je nieuwe naam daarna zelf door aan de Belastingdienst
Een goede naamcheck voorkomt dat je later moet omschakelen naar een nieuwe naam, met alle kosten en gedoe van dien. Wijzig je toch, dan is dat via Mijn KVK in een paar minuten en zonder kosten geregeld.
Werk na een wijziging meteen je facturen bij met de gratis factuurgenerator, of stel je vraag op het ondernemen-forum van CreativeDeals.