Offerte maken als zzp'er

Een goede offerte bevat je eigen gegevens (naam, adres, KVK- en btw-nummer), de gegevens van de klant, een offertenummer en datum, een duidelijke omschrijving van het werk, de prijs, de levertijd, de geldigheidsduur en je betalingsvoorwaarden. Sluit af met een akkoordregel, zodat de klant kan tekenen of per e-mail kan bevestigen. De generator vult al deze onderdelen automatisch in.

Reken je btw, dan zet je de prijs exclusief btw op de offerte en toon je de 21% btw en het totaal apart. Zo ziet je klant precies wat hij betaalt. Val je onder de kleineondernemersregeling (KOR) of ben je vrijgesteld, dan zet je de prijs zonder btw en vermeld je waarom. In de generator vink je met een klik aan of je btw rekent.

Je bepaalt zelf hoe lang je offerte geldig is. Gebruikelijk is 14 tot 30 dagen, zodat je prijs niet eindeloos vaststaat. De generator zet standaard 30 dagen, maar dat pas je makkelijk aan. Zet de geldigheidsduur altijd duidelijk op de offerte, zodat er geen misverstand ontstaat over de prijs.

Een offerte is een voorstel vooraf: je beschrijft het werk en de prijs voordat je begint, zodat de klant akkoord kan geven. Een factuur stuur je achteraf, als het werk is gedaan of volgens afspraak, om betaling te vragen. De offerte is dus een aanbod, de factuur een betaalverzoek.

Print de offerte als pdf of download hem als tekstbestand en stuur hem als bijlage per e-mail. Schrijf er een korte, persoonlijke boodschap bij en verwijs naar de geldigheidsduur. Vraag de klant om akkoord per e-mail of met een handtekening. Zo leg je de afspraak vast voordat je aan het werk gaat.

Zolang je offerte geldig is, ben je in principe aan je aanbod gebonden als de klant akkoord gaat. Daarom is een geldigheidsduur belangrijk: na die termijn vervalt je aanbod en kun je een nieuwe prijs afgeven. Zet ook een duidelijke werkomschrijving op de offerte, zodat vaststaat wat er wel en niet bij de prijs hoort.