Een goede offerte als zzp'er is helder, professioneel en overtuigend. Zet er minimaal in: jouw bedrijfsgegevens en die van de klant, een concrete omschrijving van het werk, de prijs, de levertijd, een geldigheidsduur en een verwijzing naar je algemene voorwaarden.
Maar een offerte die opdrachten wint, doet meer dan onderdelen afvinken. Jouw offerte speelt in op het probleem van de klant, benoemt het resultaat en maakt akkoord gaan makkelijk. Dat vergroot je kans op een opdracht. Deze gids laat zien hoe je zo'n offerte maakt.
Wat je in deze gids leert
Deze gids is voor iedere zzp'er die offertes schrijft en meer opdrachten wil binnenhalen, van je eerste offerte opstellen tot het aanscherpen van een bestaande aanpak.
- Wat verplicht in een offerte moet staan en wat de wettelijke eisen zijn
- Hoe je een prijs neerzet met of zonder btw, en met meerdere prijsopties
- Hoe je waardegericht schrijft, zodat je offerte overtuigt in plaats van alleen informeert
- Welke geldigheidsduur en voorwaarden je opneemt
- Met welk stappenplan je een winnende offerte maakt en opvolgt
Offertes schrijven hoort bij het bredere werk van freelancen als zzp'er. Deze gids zoomt in op de offerte zelf.
Offerte of factuur: wat is het verschil?
Een offerte is een voorstel vooraf, een factuur is een betaalverzoek achteraf. Dat verschil bepaalt wat er in elk document hoort.
In je offerte beschrijf je het werk en de prijs voordat de opdracht start. Het is een uitnodiging aan een potentiële klant om ja te zeggen.
Zodra de klant akkoord geeft, meestal door de offerte te ondertekenen, wordt die afspraak bindend. Vanaf dat moment vormt de offerte de basis voor de latere factuur. Hoe je dat betaalverzoek opstelt, lees je in de gids over een factuur maken als zzp'er.
Een offerte is dus geen prijsopgave die je vrijblijvend even doorbelt. Het is een document waar je aan vastzit zodra de klant tekent, dus wees concreet over wat je wel en niet gaat leveren.
Voor grotere of publieke opdrachten kom je soms aanbestedingen tegen. Bij een aanbesteding gelden strengere spelregels, maar de kern blijft gelijk: laat overtuigend zien welk product of dienst je levert en tegen welke prijs.
Wat moet er in een offerte staan?
Volgens het stappenplan van Ondernemersplein heeft een offerte een aantal vaste onderdelen. Neem deze standaard op:
- Jouw bedrijfsgegevens: naam, adres, KvK-nummer en btw-nummer
- De gegevens van de aanvrager of opdrachtgever
- Een offertedatum en een uniek offertenummer
- Een heldere omschrijving van de werkzaamheden en de scope
- De prijs, met of zonder btw, en eventueel een gespecificeerde totaalprijs
- De levertijd of planning
- De geldigheidsduur van de offerte
- Een verwijzing naar je algemene voorwaarden
Specificeer bij de omschrijving ook wat er buiten de opdracht valt. Benoem welke werkzaamheden binnen de prijs vallen, of je reiskosten rekent en wanneer je van meerwerk spreekt. Zo voorkom je discussie achteraf.
Deze onderdelen zijn de basis van een professionele offerte. Ze zorgen dat je potentiële klant precies weet wat hij mag verwachten en wat het kost.
Prijs, btw en meerdere prijsopties
De prijs is het onderdeel waar een klant het eerst naar kijkt, dus zet hem duidelijk neer. Of je de prijs inclusief of exclusief btw vermeldt, hangt af van je klant.
Werk je voor een ander bedrijf, dan mag je de prijs exclusief btw noemen. Richt je je op een consument, dan ben je verplicht de prijs inclusief btw te tonen. Een prijs alleen exclusief btw richting een particulier is niet toegestaan.
Bepaal je tarief niet op gevoel. Reken eerst uit wat je per uur nodig hebt met de uurtarief-calculator en lees hoe je dat onderbouwt in de gids over je uurtarief berekenen als zzp'er. Wat een marktconform uurtarief precies is, staat in de begrippenlijst.
Overweeg om meerdere prijsopties aan te bieden in plaats van één bedrag. Een basisvariant en een uitgebreidere variant geven de klant een keuze en verschuiven de vraag van "doe ik dit wel" naar "welke variant kies ik".
Voor grotere trajecten kun je met een staffel of een richtprijs werken, waarbij de eindprijs afhangt van de werkelijke uren. Maak dan glashelder wanneer meerwerk begint, zodat de totaalprijs geen verrassing wordt.
Schrijf waardegericht, niet alleen taken
Het verschil tussen een gemiddelde en een overtuigende offerte zit in de toon. Een winnende offerte gaat over het resultaat voor de klant, niet alleen over de taken die je uitvoert.
Veel offertes lezen als een boodschappenlijst: dit doe ik, dat doe ik, zoveel kost het. Dat informeert, maar het overtuigt niet. Een klant koopt geen uren, hij koopt een oplossing voor zijn probleem.
Begin daarom met de situatie van de klant. Laat in een paar zinnen zien dat je zijn vraag begrijpt en benoem welk probleem je oplost en wat het oplevert. Zo maak je de offerte persoonlijker en klantgerichter.
Heb je een goed beeld gekregen van de behoefte van de klant, dan vertaal je dat naar concrete resultaten. Niet "ik bouw een website", maar "je krijgt een website waarmee je meer aanvragen binnenhaalt". Die klantgerichte insteek maakt de offerte overtuigend.
Bij grotere opdrachten helpt het om de opdracht vooraf scherp te krijgen. Een korte freelance briefing schrijven voorkomt dat je een offerte maakt op basis van aannames.
Geldigheidsduur en voorwaarden
Zet altijd een geldigheidsduur op je offerte. Zonder vervaldatum kan een klant maanden later nog akkoord gaan tegen een prijs die je allang hebt aangepast.
De wet schrijft geen termijn voor, dus je bepaalt de geldigheidsduur zelf. In de praktijk hanteren de meeste zzp'ers 14 tot 30 dagen, met 30 dagen als gangbare keuze.
Neem daarnaast je betalingsvoorwaarden vooraf op. Afspraken over de betaaltermijn, de betaalwijze en de gevolgen bij te laat betalen horen in de offerte of in je algemene voorwaarden thuis, niet pas op de factuur.
Verwijs in de offerte expliciet naar je algemene voorwaarden en stuur ze mee. Doe je dat niet, dan zijn ze juridisch vaak niet geldig. Heb je nog geen set, gebruik dan de algemene-voorwaarden-generator. Voor een webshop lees je hoe dat werkt in de gids over algemene voorwaarden voor je webshop.
Offerte maken in Word, Excel of een offerteprogramma?
Je kunt een offerte maken in Word of Excel, maar een offerteprogramma of boekhoudprogramma werkt op den duur prettiger. Het scheelt tijd en oogt professioneler.
Een voorbeeld offerte of sjabloon in Word is prima om mee te starten. Je past de tekst aan, exporteert naar pdf en verstuurt de offerte via e-mail. Voor een enkele opdracht is dat genoeg.
Verstuur je regelmatig offertes, dan loont een offerteprogramma. Je maakt eenvoudig offertes in je eigen huisstijl, laat ze digitaal ondertekenen door de klant en zet een geaccepteerde offerte met één klik om naar een factuur.
Welke tool je ook kiest, let op de opmaak. Een strakke, overzichtelijke offerte in pdf-formaat is je visitekaartje en maakt meteen een goede indruk. Controleer op spelfouten, want die geven een slordige indruk bij een potentiële klant of opdrachtgever. Datzelfde programma zet geaccepteerde offertes vaak direct om in nette facturen.
Stappenplan: zo maak je een winnende offerte
Een winnende offerte maak je in een vaste volgorde. Dit stappenplan houdt je aanpak consistent, of je nu je eerste offerte opstelt of je honderdste.
- Breng de vraag in kaart. Stel vragen tot je de situatie van de klant en zijn doel begrijpt.
- Bepaal de scope. Leg vast welke werkzaamheden erbij horen en wat buiten de opdracht valt.
- Reken de prijs uit. Baseer je totaalprijs op je uurtarief en de verwachte inzet, niet op onderbuikgevoel, en overweeg bij doorlopend werk een retainer in plaats van projectbasis.
- Schrijf waardegericht. Open met het probleem en het resultaat, en pas daarna de taken en de prijs.
- Voeg de vaste onderdelen toe. Geldigheidsduur, voorwaarden, levertijd en je gegevens.
- Controleer en verstuur. Lees na op spelfouten, exporteer naar pdf en verstuur je offerte met een korte, persoonlijke begeleidende mail.
Zoek je meer opdrachten om offertes voor te maken, kijk dan naar de gids over klanten vinden als zzp'er. Een goede offerte helpt weinig zonder een gestage stroom aanvragen.
Opvolging en akkoord makkelijk maken
De opdracht is niet binnen als je de offerte verstuurt. De opvolging bepaalt vaak of een twijfelende klant alsnog ja zegt.
Maak akkoord gaan zo makkelijk mogelijk. Een knop of regel "ga akkoord door deze offerte te ondertekenen en terug te sturen" haalt drempels weg. Je offerte laten ondertekenen door de klant gaat digitaal sneller dan printen en scannen.
Blijft een reactie uit, stuur dan na een dag of vijf een vriendelijke herinnering. Vaak is de offerte simpelweg ondergesneeuwd, en een kort berichtje brengt hem weer boven.
Vraag bij een afwijzing kort naar de reden. Klanten meerdere offertes laten opvragen is normaal, en weten waarom je het niet werd, maakt je volgende offerte scherper. Zo leer je de valkuilen in je eigen aanpak kennen.
Veelgestelde vragen
Hoe maak ik als zzp'er een offerte?
Begin met de gegevens van jou en je klant, een offertenummer en een datum. Beschrijf daarna concreet welke werkzaamheden je levert, tegen welke prijs, met welke levertijd en onder welke voorwaarden. Zet er een geldigheidsduur op, verwijs naar je algemene voorwaarden en stuur de offerte als nette pdf. Een offerteprogramma of boekhoudprogramma maakt dat sneller en professioneler.
Wat moet er verplicht in een offerte staan?
In een offerte horen minimaal je bedrijfsgegevens (naam, adres, KvK- en btw-nummer), de gegevens van de klant, een offertedatum en offertenummer, een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden, de prijs, de geldigheidsduur en een verwijzing naar je algemene voorwaarden. Richting een consument vermeld je de prijs verplicht inclusief btw.
Hoe lang is een offerte geldig?
Je bepaalt de geldigheidsduur zelf, want de wet schrijft geen termijn voor. In de praktijk hanteren de meeste zzp'ers 14 tot 30 dagen, met 30 dagen als gangbare keuze. Zet een duidelijke vervaldatum op de offerte, zodat een klant niet maanden later nog akkoord kan gaan tegen een prijs die niet meer klopt.
Wat zijn de vier soorten offertes?
In de praktijk kom je vier vormen tegen: de vrijblijvende offerte, die je nog kunt intrekken; de onherroepelijke offerte, waar je aan vastzit tot de vervaldatum; de offerte met een vaste prijs voor een afgebakende opdracht; en de offerte met een richtprijs of raming, waarbij de eindprijs afhangt van de werkelijke uren of het meerwerk.
Wat is het verschil tussen een offerte en een factuur?
Een offerte is een voorstel vooraf: je beschrijft het werk en de prijs voordat de opdracht start. Een factuur stuur je achteraf, als het werk is geleverd en de klant moet betalen. Zodra een klant je offerte ondertekent, wordt die een bindende afspraak en vormt hij de basis voor de latere factuur.
Kernpunten
- Een goede offerte bevat je gegevens, die van de klant, een heldere scope, de prijs, de levertijd, een geldigheidsduur en een verwijzing naar je algemene voorwaarden
- Richting een consument vermeld je de prijs verplicht inclusief btw, zakelijk mag exclusief btw
- Een winnende offerte schrijf je waardegericht: begin bij het probleem en het resultaat van de klant, niet bij je taken
- Bied waar het kan meerdere prijsopties aan en maak akkoord gaan makkelijk met digitale ondertekening
- Zet een geldigheidsduur van 14 tot 30 dagen op de offerte en volg na een paar dagen vriendelijk op
Een offerte is je eerste echte visitekaartje bij een nieuwe opdrachtgever. Wie de basis op orde heeft en daarbovenop waardegericht schrijft, valt op tussen de aanbieders die alleen een prijs doorgeven.
Loop je vast op je tarief, je scope of het opvolgen van offertes, leg je vraag dan voor op het ondernemen-forum van CreativeDeals.