De WAADI verplicht ieder bedrijf dat tegen betaling personeel uitleent, ook incidenteel, om zich als zodanig in te schrijven bij de KVK. Leen je juist in, dan controleer je met de WAADI-check of jouw uitlener wel geregistreerd staat.
Sta je zelf niet geregistreerd, dan riskeer je een boete die kan oplopen bij herhaling. Voor uitzendbureaus komt daar bovenop nog een certificeringsplicht aan.
Wat is de WAADI en wat betekent ze voor jou?
De WAADI, voluit de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs, regelt wanneer je arbeidskrachten mag uitlenen en aan welke voorwaarden je dan moet voldoen.
De wet is bewust breed geformuleerd. Het gaat om iedere situatie waarin je een arbeidskracht tegen vergoeding ter beschikking stelt aan een ander bedrijf, waarbij die persoon onder leiding en toezicht van dat andere bedrijf gaat werken.
Dat klinkt abstract, maar het raakt veel meer bedrijven dan alleen klassieke uitzendbureaus. Ook een collegiale uitleen tussen twee ondernemers, bijvoorbeeld omdat de een tijdelijk te weinig werk heeft en de ander juist krap zit, valt onder de WAADI zodra er geld tegenover staat.
Het maakt daarbij niet uit hoe je het noemt. Detacheren, payrollen, collegiaal uitlenen of eenmalig een medewerker meesturen naar een opdrachtgever, het valt allemaal onder dezelfde regels zodra er sprake is van leiding en toezicht bij de andere partij.
Wanneer ben je verplicht je te registreren?
Zodra je een werknemer tegen betaling ter beschikking stelt aan een ander bedrijf, ben je verplicht je te registreren, ongeacht hoe vaak je dat doet.
De registratieplicht kent geen minimum aantal keer en geen minimum aantal werknemers. Ook een eenmalige, incidentele uitleen valt eronder, bijvoorbeeld als je een monteur voor twee weken uitleent aan een bevriend bedrijf omdat je zelf even geen opdrachten hebt.
Het maakt ook niet uit of het uitlenen je hoofdactiviteit is of maar een klein bijverschijnsel van je bedrijfsvoering. Een bouwbedrijf dat een keer een timmerman uitleent aan een collega-aannemer moet zich net zo goed registreren als een uitzendbureau dat dagelijks tientallen mensen plaatst.
Werk je met zzp'ers die je doorplaatst bij opdrachtgevers, kijk dan goed naar de aard van die relatie. Werkt de zzp'er onder jouw leiding en toezicht bij de opdrachtgever, dan kan ook dat als terbeschikkingstelling gelden. Twijfel je over de status van een zzp'er die via jou aan het werk gaat, lees dan het artikel over een zzp'er via een uitzendbureau.
Hoe registreer je je bij de KVK?
Je registreert de uitleenactiviteit door een wijziging door te geven in het Handelsregister. Dat is gratis en kan online.
Sta je al ingeschreven bij de KVK, dan pas je via het wijzigingsformulier je bedrijfsactiviteiten aan. Je kiest daarbij een van de categorieën die bij het uitlenen van personeel horen, zoals uitzendbureau, uitleenbureau, banenpool of payrolling.
Leen je niet-bedrijfsmatig personeel uit, bijvoorbeeld als eenmalige collegiale uitleen zonder winstoogmerk, dan meld je dat via een apart vraagformulier bij de KVK in plaats van via de gewone wijziging van bedrijfsactiviteiten.
Start je een nieuw bedrijf dat personeel gaat uitlenen, dan geef je deze activiteit meteen op bij de eerste inschrijving. Twijfel je nog over de juiste rechtsvorm of de kosten van inschrijven in het algemeen, lees dan het artikel over KVK inschrijven, kosten en stappenplan.
Vergeet de registratie niet te controleren na een wijziging. Het komt voor dat een medewerker van de KVK de activiteit net anders noteert dan bedoeld, waardoor je bij een latere WAADI-check toch als niet-geregistreerd naar voren komt.
De WAADI-check: zo controleer je een uitlener
Leen je personeel in van een ander bedrijf, dan ben je zelf verantwoordelijk om te checken of die partij wel geregistreerd staat als uitlener.
Dat doe je met de WAADI-check op de website van de KVK. Je vult het KVK-nummer of de bedrijfsnaam van de uitlener in en ziet direct of de registratie in het Handelsregister staat.
Doe deze check voordat je de samenwerking start, en herhaal de check bij langlopende contracten regelmatig. Een uitlener kan zijn registratie namelijk ook weer verliezen, bijvoorbeeld na een uitschrijving of een fout in de administratie.
Werk je structureel met externe partijen voor het inhuren van personeel of freelancers, dan is het slim om de WAADI-check onderdeel te maken van je vaste inkoopproces. Meer over de bredere afspraken rond het inhuren van derden lees je in het artikel over uitbesteden en inhuren.
Boetes bij niet-registreren
Werk je met een niet-geregistreerde uitlener, of ben je zelf niet geregistreerd terwijl je wel personeel uitleent, dan kan de Nederlandse Arbeidsinspectie een boete opleggen.
De boete werkt met een staffel op basis van het aantal betrokken arbeidskrachten. Volgens de Nederlandse Arbeidsinspectie geldt bij 1 tot 10 arbeidskrachten een boete van 8.000 euro, bij 10 tot 30 arbeidskrachten 16.000 euro en bij 30 of meer arbeidskrachten 32.000 euro.
Bij een tweede overtreding verdubbelen deze bedragen, en bij een derde overtreding worden ze verdrievoudigd. Deze staffel geldt zowel voor de uitlener die zich niet heeft geregistreerd als voor de inlener die met zo'n niet-geregistreerde partij werkt.
Controleer altijd de actuele bedragen op de website van de Nederlandse Arbeidsinspectie, want boetebedragen worden periodiek geïndexeerd. Zie de boeteoverzicht van de Nederlandse Arbeidsinspectie voor de meest recente stand van zaken.
Naast de boete loop je als inlener ook een reputatierisico. Werk je zonder het te weten met een niet-geregistreerde uitlener, dan sta jij als inlenend bedrijf toch in de boeteprocedure vermeld, ook als je zelf te goeder trouw handelde.
Uitzendbureau starten: de nieuwe certificeringsplicht (Wtta)
Wil je een echt uitzendbureau of detacheringsbureau starten, dan komt er bovenop de gewone WAADI-registratie een aanvullende verplichting aan: de Wtta.
De Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten voert een echt toelatingsstelsel in voor bedrijven die structureel personeel uitlenen. Zonder toelating mag je straks helemaal geen arbeidskrachten meer ter beschikking stellen.
Voor die toelating moet je onder andere een verklaring omtrent het gedrag overleggen, een waarborgsom storten en aantonen dat je aan je fiscale verplichtingen en juiste loonbetaling voldoet.
De wet treedt naar verwachting op 1 januari 2027 in werking, met handhaving door de Nederlandse Arbeidsinspectie vanaf 1 januari 2028. Wil je gebruikmaken van het overgangsrecht als bestaand uitzendbureau, dan meld je je tussen 1 november 2026 en 1 januari 2027 aan via het aanmeldportaal.
Controleer de exacte data en voorwaarden altijd bij de Nederlandse Arbeidsinspectie of Ondernemersplein voordat je een uitzendbureau start, want de planning rond nieuwe wetgeving kan nog schuiven. Zie de uitleg over de Wtta op Ondernemersplein voor de laatste stand.
Denk je breder na over het opzetten van werkgeverschap naast het uitlenen van personeel, dan is het artikel over personeel aannemen en werkgeverschap een goed vervolg.
Veelgemaakte fouten
Een paar misverstanden zorgen er steeds weer voor dat ondernemers onbedoeld een boete riskeren.
- Denken dat de WAADI alleen voor echte uitzendbureaus geldt, terwijl ook een eenmalige collegiale uitleen eronder valt
- Vergeten de WAADI-check te doen bij een nieuwe uitlener, waardoor je zelf ook een boeterisico loopt
- Aannemen dat registratie geld kost en het daarom uitstellen, terwijl de wijziging in het Handelsregister gratis is
- Geen onderscheid maken tussen de gewone WAADI-registratie en de zwaardere Wtta-toelating die vanaf 2027 geldt
- Een zzp'er onder eigen leiding en toezicht doorplaatsen bij een klant, zonder te checken of dat als terbeschikkingstelling geldt
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen de WAADI-registratie en een uitzendvergunning?
De WAADI-registratie is een gratis inschrijving in het Handelsregister die aangeeft dat je arbeidskrachten ter beschikking stelt. Een echte toelating of vergunning bestaat op dit moment nog niet. Vanaf 1 januari 2027 komt daar de Wtta-certificering bij, een verplichte toelating met strengere eisen zoals een waarborgsom.
Moet ik me ook registreren als ik maar één keer een medewerker uitleen aan een ander bedrijf?
Ja. De WAADI kent geen ondergrens voor het aantal keer of het aantal werknemers. Leen je incidenteel een medewerker uit omdat je zelf even minder werk hebt, dan val je nog steeds onder de registratieplicht zodra er een vergoeding tegenover staat.
Hoe doe ik de WAADI-check als ik personeel inleen?
Je zoekt de uitlener op via de WAADI-check op kvk.nl en controleert of het KVK-nummer geregistreerd staat als arbeidskrachten uitlenend. Staat de uitlener er niet in, vraag dan eerst om registratie voordat je de samenwerking start, want anders loop je zelf ook een boeterisico.
Wat kost het om me als uitlener te registreren bij de KVK?
De registratie zelf is gratis. Je geeft de wijziging door via het Handelsregister, bijvoorbeeld door de activiteit uitzendbureau, uitleenbureau, banenpool of payrolling toe te voegen aan je bestaande inschrijving.
Wanneer moet ik me als uitzendbureau melden voor de Wtta-certificering?
De Wtta treedt naar verwachting op 1 januari 2027 in werking. Wil je gebruikmaken van het overgangsrecht, meld je dan tussen 1 november 2026 en 1 januari 2027 aan via toelatinguitleenmarkt.nl. Controleer de actuele planning altijd bij de Nederlandse Arbeidsinspectie, want wetgeving rond deze datum kan nog schuiven.
Kernpunten
- De WAADI verplicht ieder bedrijf dat tegen betaling personeel uitleent, ook incidenteel, om zich te registreren bij de KVK
- Registratie gebeurt gratis via een wijziging in het Handelsregister, met een aparte route voor niet-bedrijfsmatige uitleen
- Leen je personeel in, controleer dan altijd eerst met de WAADI-check of de uitlener geregistreerd staat
- Niet-registreren kan een boete opleveren die oploopt met het aantal arbeidskrachten en bij herhaling verdubbelt of verdrievoudigt
- Voor uitzendbureaus komt vanaf naar verwachting 1 januari 2027 de Wtta-certificering erbij, met een toelatingsplicht en een waarborgsom
Ga je personeel uitlenen of inlenen, check dan eerst je eigen registratie of die van je partner voordat je start. Dat voorkomt een onnodige boete en geeft je opdrachtgevers meteen vertrouwen dat je de zaken op orde hebt.
Heb je vragen over de WAADI, de Wtta of het opzetten van een uitzendbureau, stel je vraag op het ondernemen-forum van CreativeDeals.