Een verklaring betalingsgedrag is een verklaring van de Belastingdienst dat je je aangiften en betalingen voor loonheffingen en btw op tijd nakomt. Opdrachtgevers en inleners vragen 'm op bij inlening van personeel of onderaanneming, om hun ketenaansprakelijkheid en inlenersaansprakelijkheid te beperken.
Je vraagt de verklaring gratis aan bij de Belastingdienst. Er zijn een schone variant, een variant met voorbehoud en de situatie waarin je geen verklaring krijgt.
In dit artikel lees je wat de verklaring precies inhoudt, waarom opdrachtgevers en inleners erom vragen, hoe je 'm aanvraagt, hoe lang hij geldig is en hoe hij samenhangt met een g-rekening.
Wat is een verklaring betalingsgedrag?
Een verklaring betalingsgedrag toont aan dat jij of je onderneming de aangiften en betalingen voor loonheffingen en omzetbelasting op tijd doet. De Belastingdienst geeft de verklaring af op basis van wat er op dat moment in de systemen bekend is.
Er bestaan meerdere varianten. De meest brede variant heet 'nakoming fiscale verplichtingen' en gebruik je bijvoorbeeld bij een aanbesteding, vergunningsaanvraag of registratie in het buitenland. Daarnaast zijn er specifieke varianten voor ketenaansprakelijkheid bij onderaanneming en voor inlenersaansprakelijkheid bij het inlenen van personeel.
De variant voor ketenaansprakelijkheid gaat specifiek over loonheffingen, omdat die aansprakelijkheid draait om de loonbelasting die over het uitgevoerde werk verschuldigd is. De brede variant kan zowel loonheffingen als omzetbelasting bevatten, afhankelijk van waarvoor je 'm nodig hebt.
Zonder personeel heeft de verklaring meestal weinig zin. Ben je zzp-ondernemer zonder werknemers, dan kun je voor de ketenvariant vaak geen verklaring krijgen, simpelweg omdat er geen loonheffingen zijn om over te verklaren.
Waarom vragen opdrachtgevers en inleners om deze verklaring?
Opdrachtgevers en inleners vragen de verklaring op om hun eigen aansprakelijkheidsrisico te beperken. Twee wettelijke regelingen liggen daaraan ten grondslag.
Bij ketenaansprakelijkheid schakel je als hoofdaannemer een onderaannemer in voor een deel van het werk. Betaalt die onderaannemer zijn loonheffingen niet, dan kan de Belastingdienst jou als opdrachtgever daarvoor aansprakelijk stellen, ook als jij zelf niets fout deed.
Bij inlenersaansprakelijkheid leen je personeel in van een uitlener, bijvoorbeeld een uitzendbureau of payrollbedrijf. Draagt die uitlener de loonheffingen niet af, dan loop jij als inlener het risico dat de Belastingdienst het bedrag bij jou terugvordert.
Door van je onderaannemer of uitlener een verklaring betalingsgedrag te vragen, krijg je zwart op wit dat die partij op het moment van afgifte netjes aangifte doet en betaalt. Dat is geen garantie voor de toekomst, maar het beperkt wel je risico en toont zorgvuldigheid richting de Belastingdienst.
Werk je zelf met onderaannemers of ingeleend personeel, dan hoort een goed opgezette administratie hierbij. Lees daarvoor het artikel over administratie op orde houden.
Schone verklaring, verklaring met voorbehoud of geen verklaring
De Belastingdienst kent drie mogelijke uitkomsten als je een verklaring betalingsgedrag aanvraagt. Welke uitkomst je krijgt, hangt af van je actuele betalings- en aangiftegedrag.
- Een schone verklaring krijg je als je alle verschuldigde aangiften en betalingen volledig bent nagekomen
- Een verklaring met voorbehoud krijg je als er nog een betalingsregeling loopt of een bezwaarprocedure open staat over een deel van de belastingschuld
- Geen verklaring krijg je als je achterstallig bent zonder afspraak, aangiften mist, of als startende ondernemer nog geen verplichtingen hebt opgebouwd
Voor de opdrachtgever of inlener maakt dit verschil direct uit. Een schone verklaring geeft het meeste vertrouwen, een verklaring met voorbehoud vraagt om extra uitleg, en geen verklaring is vaak reden om aanvullende zekerheid te eisen, zoals een g-rekening.
Krijg je zelf een verklaring met voorbehoud of geen verklaring, wees daar dan open over naar je opdrachtgever. Leg uit welke regeling loopt en wanneer die is afgerond, dat werkt beter dan de vraag ontlopen.
Zo vraag je een verklaring betalingsgedrag aan
Je vraagt de verklaring gratis aan bij de Belastingdienst, per belastingsoort en per situatie apart. Er is geen verplicht online kanaal, je kunt kiezen tussen digitaal en schriftelijk.
- Online aanvragen kan met DigiD of eIDAS via het aanvraagformulier op belastingdienst.nl
- Schriftelijk aanvragen kan door het formulier te downloaden, in te vullen, te ondertekenen en per post te versturen
- Telefonisch contact met de Belastingdienst kan helpen als je twijfelt welke variant je nodig hebt
Kies bij de aanvraag altijd de juiste variant: nakoming fiscale verplichtingen, ketenaansprakelijkheid of inlenersaansprakelijkheid. Vraag je de verkeerde variant aan, dan voldoet de verklaring vaak niet aan wat je opdrachtgever nodig heeft.
De Belastingdienst streeft naar een beslissing binnen een week, maar door het hoge aantal aanvragen loopt de verwerkingstijd op dit moment vaak op tot ongeveer twee weken. Vraag de verklaring dus ruim op tijd aan, niet pas op de dag dat je opdrachtgever erom vraagt.
Meer over de officiële procedure en de exacte formulieren vind je op de pagina over de verklaring betalingsgedrag op belastingdienst.nl.
Hoe lang is de verklaring geldig?
De verklaring betalingsgedrag heeft geen vaste geldigheidsdatum die erop wordt afgedrukt. Ze zegt iets over jouw betalingsgedrag op het moment van afgifte, niet over een periode daarna.
In de praktijk vragen veel opdrachtgevers en inleners daarom elke drie maanden een nieuwe verklaring op, om zeker te weten dat de situatie nog actueel is. Werk je langdurig met dezelfde onderaannemer of uitlener, dan is dit vaak vastgelegd in de samenwerkingsafspraken.
Vraag je zelf regelmatig een verklaring aan voor meerdere opdrachtgevers, dan kun je de aanvraag het beste inplannen zodra een eerdere verklaring ouder wordt dan een paar maanden. Zo voorkom je dat je een opdracht misloopt omdat je verklaring verlopen aanvoelt voor je opdrachtgever.
Verband met de g-rekening
Naast de verklaring betalingsgedrag gebruiken opdrachtgevers en inleners vaak een g-rekening als extra bescherming. Beide instrumenten grijpen op iets anders in.
De verklaring toont aan of jouw aangiften en betalingen tot nu toe op orde zijn. Een g-rekening zorgt dat een deel van de factuur, bestemd voor loonheffingen en btw, rechtstreeks naar een geblokkeerde rekening gaat die alleen aan de Belastingdienst kan worden overgemaakt.
Veel opdrachtgevers eisen beide: een schone verklaring als bewijs van je track record, en een g-rekening als zekerheid voor de toekomst. Zo dekken ze het risico van vandaag en van morgen tegelijk af.
Wil je precies weten hoe een g-rekening werkt en wat er met gecrediteerde bedragen gebeurt, lees dan het artikel over forfaitair, gecrediteerd en de g-rekening. Meer over de precieze werking van een g-rekening vind je ook in de begrippenlijst.
Veelgemaakte fouten rond de verklaring betalingsgedrag
Een paar veelvoorkomende missers kosten ondernemers tijd of leveren onnodige discussie op met opdrachtgevers.
- De verkeerde variant aanvragen, waardoor de verklaring niet aansluit op ketenaansprakelijkheid of inlenersaansprakelijkheid
- Te laat aanvragen, terwijl de verwerkingstijd op kan lopen tot twee weken
- Denken dat de verklaring een garantie voor de toekomst is, terwijl ze alleen iets zegt over het moment van afgifte
- Geen nieuwe verklaring aanvragen bij een langlopende samenwerking, terwijl opdrachtgevers vaak elke drie maanden een actuele versie willen
Houd je loonheffingen en omzetbelasting structureel op orde, dan is een schone verklaring vrijwel altijd binnen handbereik zodra je 'm nodig hebt.
Veelgestelde vragen
Wat is een verklaring betalingsgedrag precies?
Een verklaring betalingsgedrag is een officieel document van de Belastingdienst waarin staat dat je je aangiften en betalingen voor loonheffingen en/of btw op tijd nakomt. Opdrachtgevers en inleners gebruiken de verklaring om hun risico bij ketenaansprakelijkheid of inlenersaansprakelijkheid te beperken.
Kost het aanvragen van een verklaring betalingsgedrag geld?
Nee, de Belastingdienst geeft de verklaring betalingsgedrag gratis af. Je betaalt geen leges of administratiekosten, ongeacht welke variant je aanvraagt.
Wat is het verschil tussen een schone verklaring en een verklaring met voorbehoud?
Een schone verklaring krijg je als je al je aangiften en betalingen voor de betreffende belastingsoort volledig hebt voldaan. Een verklaring met voorbehoud krijg je als er nog een betalingsregeling loopt of een bezwaarprocedure open staat. Sta je zonder afspraak achter met betalen of aangiften, dan krijg je helemaal geen verklaring.
Hoe lang blijft een verklaring betalingsgedrag geldig?
De Belastingdienst geeft geen vaste geldigheidstermijn mee op de verklaring zelf, maar in de praktijk vragen opdrachtgevers en inleners elke drie maanden een nieuwe versie op. Vraag daarom periodiek een actuele verklaring aan zolang de samenwerking loopt.
Moet ik naast de verklaring betalingsgedrag ook een g-rekening gebruiken?
Dat hangt af van wat je opdrachtgever of inlener eist. Veel bedrijven vragen beide: de verklaring als bewijs van jouw betalingsgedrag en een g-rekening als extra zekerheid dat het geld voor loonheffingen en btw daadwerkelijk bij de Belastingdienst terechtkomt.
Kernpunten
- Een verklaring betalingsgedrag toont aan dat je je aangiften en betalingen voor loonheffingen en/of btw op tijd nakomt
- Opdrachtgevers vragen 'm bij onderaanneming (ketenaansprakelijkheid) en bij inlening van personeel (inlenersaansprakelijkheid)
- Je vraagt de verklaring gratis aan bij de Belastingdienst, online met DigiD of schriftelijk per post
- Er zijn een schone verklaring, een verklaring met voorbehoud en de situatie zonder verklaring, elk met een ander risicoprofiel voor je opdrachtgever
- Vraag periodiek, ongeveer elke drie maanden, een nieuwe verklaring aan en combineer dit eventueel met een g-rekening voor extra zekerheid
Een verklaring betalingsgedrag is een klein document met grote impact op je positie bij opdrachtgevers en inleners. Vraag 'm op tijd aan, kies de juiste variant en houd je administratie structureel op orde, dan hoef je nooit met lege handen te staan als een opdrachtgever erom vraagt.
Twijfel je over je eigen fiscale verplichtingen als ondernemer, stel je vraag dan op het ondernemen-forum van CreativeDeals.