Je werknemer bouwt per jaar minstens vier keer het aantal wekelijkse werkuren aan wettelijke vakantiedagen op. Bij een fulltime dienstverband van vijf dagen zijn dat twintig dagen. Daarbovenop kun je in de arbeidsovereenkomst of cao bovenwettelijke vakantiedagen afspreken.
Als werkgever moet je vooral drie dingen kloppend houden: de opbouw, het opnemen en het uitbetalen. Wettelijke vakantiedagen mag je tijdens het dienstverband niet uitbetalen, alleen laten opnemen. Bij het einde van het dienstverband betaal je alle resterende vakantiedagen wel uit.
Wat je in deze gids leert
Deze gids is voor werkgevers die het recht op vakantiedagen van hun personeel correct willen regelen, van opbouw tot de laatste afrekening.
- Hoeveel vakantiedagen je werknemer per jaar opbouwt
- Het verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen
- Wanneer niet-opgenomen vakantiedagen vervallen of verjaren
- Hoe de opbouw doorloopt tijdens ziekte en verlof
- Wanneer je vakantiedagen mag uitbetalen en wanneer alleen laten opnemen
Vakantiedagen zijn een van de vaste onderdelen van goed personeel en werkgeverschap. Deze gids zoomt in op de vakantie-uren zelf; voor de belastingkant van uitbetaalde dagen is er een aparte uitleg.
Hoeveel vakantiedagen bouwt je personeel op?
Het wettelijk minimum aan vakantiedagen per jaar is vier keer de wekelijkse arbeidsduur. Werkt iemand vijf dagen per week, dan is dat twintig vakantiedagen; werkt iemand drie dagen, dan zijn het er twaalf. In vakantie-uren gerekend komt het aantal vakantie-uren per jaar op vier keer het aantal uren dat je werknemer per week werkt.
Het aantal vakantiedagen schaalt dus mee met de contracturen. Een parttimer bouwt naar verhouding minder dagen op dan een fulltimer, maar de onderliggende formule blijft gelijk.
De opbouw loopt het hele jaar door en gaat gelijk op met de tijd die iemand in dienst is. Start een werknemer halverwege het jaar, dan heeft die aan het eind van dat jaar ook ongeveer de helft van zijn jaarlijks recht op vakantiedagen opgebouwd.
Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen
Het onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen bepaalt bijna alle regels die daarna volgen. De wettelijke dagen zijn het minimum dat de wet garandeert. De extra vakantiedagen die je zelf toekent, zijn bovenwettelijk.
Geef je een fulltimer vijfentwintig dagen in plaats van twintig, dan zijn die vijf extra dagen bovenwettelijk. Zulke afspraken leg je vast in de arbeidsovereenkomst of ze volgen uit een cao.
Val je onder een cao, controleer dan altijd wat daar staat. Een verplichte cao kan meer vakantiedagen voorschrijven dan het wettelijke minimum en eigen regels stellen aan opnemen en uitbetalen.
Naast vakantiedagen kennen sommige cao's ook ADV-dagen. Die staan los van de vakantiedagen en hebben hun eigen opbouw- en vervalregels, dus houd ze in je administratie apart.
Wanneer vervallen of verjaren vakantiedagen?
Wettelijke vakantiedagen vervallen een half jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Dagen uit 2026 vervallen dus in principe op 1 juli 2027. Die korte vervaltermijn moet werknemers stimuleren om hun vakantiedagen op te nemen en echt uit te rusten.
Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren pas na vijf jaar. Ze blijven dus veel langer geldig, wat ze geschikter maakt om te sparen of later te laten uitbetalen.
Op de vervaltermijn van de wettelijke dagen bestaat een belangrijke uitzondering. Kon je werknemer buiten zijn schuld niet op tijd opnemen, bijvoorbeeld door langdurige ziekte of omdat jij opnemen onmogelijk maakte, dan blijven ook die wettelijke dagen vijf jaar geldig.
Je mag als werkgever een ruimere vervaltermijn toekennen dan het halve jaar, maar nooit een kortere. Wat je afspreekt, leg je vast in de arbeidsovereenkomst of cao, zodat er achteraf geen discussie ontstaat over openstaande vakantiedagen.
Opbouw tijdens ziekte en verlof
Een zieke werknemer blijft gewoon vakantiedagen opbouwen. Ook een medewerker die volledig ziek thuiszit, bouwt de volledige wettelijke vakantie-uren op, precies zoals een collega die wel aan het werk is.
Dat verrast werkgevers soms, maar het is bewust zo geregeld. Vakantie is bedoeld om te herstellen, en dat recht vervalt niet doordat iemand ziek is.
Tijdens zwangerschaps- en bevallingsverlof loopt de opbouw eveneens door. Voor de opbouw van bovenwettelijke dagen tijdens ziekte mag je in het contract of de cao afwijkende afspraken maken, maar aan de wettelijke opbouw kun je niet tornen.
Vakantiedagen opnemen of uitbetalen
Het uitbetalen van vakantiedagen tijdens het dienstverband is voor de wettelijke dagen niet toegestaan. Je werknemer moet die opnemen als vrije tijd; dat is de kern van de wet. Alleen bovenwettelijke vakantiedagen mag je op verzoek laten uitbetalen.
De uitbetaling van vakantiedagen die bovenwettelijk zijn, is dus altijd maatwerk tussen jou en je werknemer. Wil iemand een paar bovenwettelijke vakantiedagen laten uitbetalen, dan kan dat, maar verplicht ben je het niet.
Let op de fiscale kant. Over uitbetaalde vakantiedagen wordt loonheffing ingehouden; hiervoor geldt het bijzonder tarief, net als bij belasting over overuren en bonussen. De volledige berekening van die inhouding staat in de gids over vakantiedagen uitbetalen.
Rond het opnemen van vakantiedagen kun je als werkgever meer sturen dan je denkt. Een verzoek om vakantie op te nemen mag je alleen weigeren als er zwaarwegende bedrijfsbelangen zijn, en dan moet je dat binnen twee weken schriftelijk laten weten. Doe je niets, dan is de vakantie automatisch goedgekeurd.
Vakantiedagen bij einde dienstverband
Bij het einde van het dienstverband betaal je alle resterende vakantiedagen uit, zowel de wettelijke als de bovenwettelijke. Hier vervalt de regel dat je wettelijke dagen niet mag uitbetalen; bij uitdiensttreding worden ze juist wel in geld omgezet.
Over die uitbetaling reken je ook de opgebouwde vakantietoeslag mee. Wil je vooraf een indruk van dat bedrag, dan helpt de vakantiegeld berekenen-tool.
Sommige werknemers hebben aan het einde van hun dienstverband juist meer dagen opgenomen dan opgebouwd. Die te veel opgenomen dagen mag je verrekenen met het laatste salaris, maar alleen als je dat vooraf schriftelijk hebt afgesproken.
Neem een medewerker die halverwege het jaar vertrekt en al zijn hele jaarsaldo heeft opgenomen. Zonder afspraak kun je dat verschil lastig terughalen, dus regel de verrekening bij voorkeur al in het arbeidscontract.
Op de eindafrekening zet je het aantal vakantie-uren dat openstaat, het uurtarief en de vakantietoeslag overzichtelijk bij elkaar. Zo weet je vertrekkende werknemer precies waar het uitbetaalde bedrag vandaan komt, ook als hij bij een nieuwe werkgever begint.
Er is geen manier om vakantie-uren mee te nemen naar een nieuwe werkgever. Bij de beëindiging van het dienstverband worden ze in geld uitbetaald, niet doorgeschoven naar de volgende baan.
Zo houd je de administratie kloppend
Begin met per werknemer bijhouden hoeveel wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen er zijn opgebouwd en opgenomen. Zonder dat onderscheid weet je bij vervallen of uitbetalen niet welke regels gelden.
Zet vervaldata actief in je agenda. Wijs medewerkers voor 1 juli op wettelijke dagen die dreigen te vervallen, want een werknemer die daardoor rust misloopt, komt sneller met een klacht.
Leg afwijkende afspraken schriftelijk vast: een ruimere vervaltermijn, het uitbetalen van bovenwettelijke dagen of het verrekenen van te veel opgenomen dagen. Een heldere administratie voorkomt discussie op het moment dat iemand uit dienst gaat.
Betaal je loon rond het wettelijk minimum, controleer dan bij de eindafrekening ook het geldende minimumloon, zodat het uurtarief onder je uitbetaalde vakantie-uren klopt.
Veelgestelde vragen
Mag ik als werkgever vakantiedagen uitbetalen?
Wettelijke vakantiedagen mag je tijdens het dienstverband niet uitbetalen; die moet je werknemer opnemen als vrije tijd. Bovenwettelijke vakantiedagen mag je wel laten uitbetalen als je werknemer daarom vraagt en jij akkoord gaat. Eindigt het dienstverband, dan betaal je alle resterende dagen alsnog uit.
Wat is beter, vakantiedagen uitbetalen of opnemen?
Voor de gezondheid en productiviteit van je personeel is opnemen bijna altijd beter, want vakantiedagen zijn bedoeld om uit te rusten. Uitbetalen van bovenwettelijke dagen kan een keer handig zijn, maar over dat bedrag geldt fiscaal het bijzonder tarief, waardoor je werknemer er netto minder aan overhoudt dan het lijkt.
Wat gebeurt er met niet-opgenomen vakantiedagen?
Wettelijke vakantiedagen vervallen een half jaar na het opbouwjaar, dus meestal op 1 juli van het volgende jaar. Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren pas na vijf jaar. Kon je werknemer buiten zijn schuld niet op tijd opnemen, bijvoorbeeld door langdurige ziekte, dan blijven ook de wettelijke dagen vijf jaar geldig.
Wat gebeurt er met vakantiedagen bij einde dienstverband?
Bij uitdiensttreding betaal je alle openstaande vakantiedagen uit, zowel de wettelijke als de bovenwettelijke, inclusief de opgebouwde vakantietoeslag. Heeft je werknemer juist meer dagen opgenomen dan opgebouwd, dan mag je die te veel opgenomen dagen verrekenen met het laatste salaris, mits dat schriftelijk is afgesproken.
Wat zijn bovenwettelijke vakantiedagen?
Bovenwettelijke vakantiedagen zijn de extra vrije dagen die je bovenop het wettelijke minimum afspreekt in de arbeidsovereenkomst of cao. Een fulltimer heeft wettelijk recht op twintig dagen; geef je er vijfentwintig, dan zijn die vijf extra dagen bovenwettelijk. Voor die dagen gelden soepelere regels rond vervallen en uitbetalen.
Kernpunten
- Wettelijke vakantiedagen zijn vier keer de wekelijkse arbeidsduur per jaar, dus twintig dagen bij een fulltime dienstverband van vijf dagen
- Bovenwettelijke vakantiedagen spreek je extra af in de arbeidsovereenkomst of cao
- Wettelijke dagen vervallen een half jaar na het opbouwjaar, bovenwettelijke dagen verjaren na vijf jaar
- De opbouw loopt door tijdens ziekte en verlof
- Wettelijke dagen mag je tijdens het dienstverband niet uitbetalen; bij einde dienstverband betaal je alle resterende dagen uit met vakantietoeslag
Vakantiedagen van personeel draaien om een simpel onderscheid: wettelijk of bovenwettelijk. Zodra je dat per werknemer bijhoudt, volgen de regels rond vervallen, opnemen en uitbetalen vanzelf.
Loop je tegen een lastige eindafrekening of een cao-vraag aan, stel die dan op het ondernemen-forum van CreativeDeals.