Het UBO-register is de lijst waarin de uiteindelijk belanghebbenden van organisaties staan: de personen die meer dan 25 procent van de aandelen, het stemrecht of het eigendom bezitten. Heb je een bv, vof, maatschap of stichting, dan ben je verplicht je UBO's in te schrijven bij de KVK.
Een eenmanszaak doet geen opgave. Deze gids legt uit wie je als UBO aanmerkt, welke organisaties moeten inschrijven, hoe de UBO-opgave werkt en wie het register nog mag inzien sinds het niet meer openbaar is.
Wat je in deze gids leert
Deze uitleg is voor iedere ondernemer of bestuurder die wil weten of zijn organisatie UBO's moet inschrijven en hoe dat gaat.
- Wat een UBO precies is en wanneer je een pseudo-UBO opgeeft
- Welke organisaties verplicht zijn en welke uitgezonderd
- Waarom het UBO-register er is
- Hoe je de UBO-opgave doet bij de KVK, en hoe je wijzigt of uitschrijft
- Wie de UBO-gegevens sinds 2022 nog mag bekijken
De UBO-opgave hoort bij de bredere plichten rond je inschrijving, wijziging en uitschrijving in het Handelsregister. Deze gids zoomt in op het register zelf.
Wat is een UBO?
UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, oftewel uiteindelijk belanghebbende. Het zijn de uiteindelijke eigenaren van een organisatie, of de mensen die de uiteindelijke beslissingen mogen nemen, ongeacht hoeveel juridische lagen ertussen zitten.
De grens ligt bij meer dan 25 procent. Bezit iemand meer dan een kwart van de aandelen, het stemrecht of het eigendomsbelang, dan is die persoon een UBO. Ook wie op een andere manier de feitelijke zeggenschap heeft, telt mee.
Een organisatie heeft vaak meerdere UBO's. Twee vennoten met elk de helft van een vof staan er allebei in, net als drie aandeelhouders met elk een derde van een holding.
Komt niemand boven de 25 procent uit, bijvoorbeeld bij een stichting of een breed gespreid aandelenbelang, dan geef je het hoger leidinggevend personeel op. Dat zijn meestal de statutair bestuurders. Zo'n gedwongen UBO noemen we een pseudo-UBO, want er is geen echte grootaandeelhouder.
Voor de opgave heeft de KVK van elke UBO onder meer de naam, geboortedatum, nationaliteit, het woonadres, het BSN en de aard en omvang van het belang nodig. Die persoonsgegevens zijn niet openbaar.
Welke organisaties moeten inschrijven?
De registratieplicht geldt voor de meeste rechtspersonen en personenvennootschappen, niet voor een eenmanszaak. Of jouw organisatie moet inschrijven, hangt dus af van de rechtsvorm.
Deze organisaties moeten hun UBO's inschrijven:
- Bv's en nv's die niet aan de beurs staan
- Vennootschappen onder firma (vof), commanditaire vennootschappen (cv) en maatschappen
- Stichtingen, verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid en coöperaties
- Onderlinge waarborgmaatschappijen en Europese samenwerkingsvormen met hun zetel in Nederland
Trustees van een trust of soortgelijke juridische constructie doen een aparte opgave in het trustregister, niet in het gewone UBO-register.
Deze organisaties zijn juist uitgezonderd:
- De eenmanszaak, want de eigenaar staat al als natuurlijke persoon in het Handelsregister
- Beursgenoteerde vennootschappen en hun 100 procent dochters
- Verenigingen van eigenaars (VvE)
- Informele verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven
- Publiekrechtelijke rechtspersonen
Twijfel je bij het opzetten van een holdingstructuur wie de UBO wordt, kijk dan naar wie uiteindelijk boven de 25 procent uitkomt, niet naar de tussenliggende bv's.
Waarom bestaat het UBO-register?
Het UBO-register moet witwassen en de financiering van terrorisme tegengaan. Het is de Nederlandse uitwerking van een Europese anti-witwasrichtlijn en hangt samen met de Wwft, de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme.
Het idee is simpel: als bekend is wie er echt achter een organisatie zit, wordt het lastiger om geld weg te sluizen achter lege bv's en ondoorzichtige constructies. Zo worden fraude en witwassen, en de personen achter die geldstromen, beter zichtbaar voor opsporingsdiensten.
Elk EU-land houdt een eigen register bij. Banken, notarissen en andere Wwft-instellingen gebruiken de gegevens om te controleren met wie ze zakendoen voordat ze bijvoorbeeld een rekening openen of een transactie begeleiden.
UBO inschrijven bij de KVK
Het inschrijven in het UBO-register doe je online bij de KVK, meestal via Mijn KVK. Je logt in met DigiD en de opgave is gratis. Je organisatie moet wel al in het Handelsregister staan.
Wie de opgave mag doen, moet tekenbevoegd zijn voor de organisatie of zelf UBO zijn. Ben je wel UBO maar niet tekenbevoegd, dan verloopt de opgave via een bestuurder of via een schriftelijk formulier.
De stappen in het kort:
- Bepaal wie de UBO's zijn: alle personen boven de 25 procent, of anders het hoger leidinggevend personeel
- Verzamel per UBO de gegevens en een kopie van het identiteitsbewijs, plus een onderbouwing van het belang zoals een aandeelhoudersregister of statuten
- Log in bij Mijn KVK met DigiD en vul de opgave in
- Controleer na verwerking of de gegevens kloppen
Woon je in het buitenland en heb je geen DigiD, dan gebruik je een Europees erkend inlogmiddel of een papieren formulier. De verwerking van een opgave duurt doorgaans enkele werkdagen.
Verandert er iets, bijvoorbeeld een nieuwe aandeelhouder of een gewijzigd belang, dan moet je de UBO wijzigen of uitschrijven. Geef zulke wijzigingen in het Handelsregister binnen 7 dagen door, net als andere registergegevens zoals je RSIN-nummer. Zo blijven inschrijvingen en uitschrijvingen actueel.
Wie mag het register inzien?
Het UBO-register is niet meer openbaar. Sinds een uitspraak van het Europese Hof van Justitie op 22 november 2022 mag het brede publiek de gegevens niet meer vrij raadplegen, omdat dat te veel inbreuk maakte op de privacy van de belanghebbenden.
Toegang is nu beperkt tot enkele groepen:
- Bevoegde autoriteiten zoals de FIOD, de politie, de Belastingdienst en toezichthouders
- De Financiële inlichtingen eenheid (FIU-Nederland), die verdachte transacties onderzoekt
- Wwft-instellingen zoals banken en notarissen, die gegevens opvragen van organisaties waarmee ze zakendoen
- Partijen met een aangetoond legitiem belang, zoals journalisten en maatschappelijke organisaties die witwassen onderzoeken
Je kunt je eigen UBO-gegevens bekijken via Mijn KVK. Wil je weten bij welke organisaties je als UBO van een organisatie geregistreerd staat, dan vraag je dat overzicht daar op. Het bekijken van je eigen UBO-gegevens is altijd mogelijk.
Heb je voor je bank of notaris een bewijs nodig, dan kun je een UBO-uittreksel bestellen en downloaden via Mijn KVK. Zo'n gewaarmerkt uittreksel toont de UBO-gegevens van je eigen organisatie.
Boete en handhaving
Niet inschrijven kan je duur komen te staan. Wie de UBO-opgave niet, te laat of onjuist doet, riskeert een bestuurlijke boete die in 2026 kan oplopen tot 27.500 euro.
Daar blijft het niet bij. Het achterwege laten van de opgave is ook een economisch delict, waardoor naast een boete andere sancties mogelijk zijn.
Het Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst controleert de naleving en handhaaft sinds 1 januari 2026 actiever. Organisaties die nog niets hebben ingeschreven, lopen dus reëel risico.
De praktische les: behandel de UBO-opgave als een vast onderdeel van je bedrijfsadministratie, net als je KVK-inschrijving, en werk hem bij zodra er iets verandert. Zet je een nieuwe bv op, neem de opgave dan meteen mee in de oprichtingskosten en het startproces.
Veelgestelde vragen
Wat is een UBO?
Een UBO is de uiteindelijk belanghebbende van een organisatie: de natuurlijke persoon die meer dan 25 procent van de aandelen, het stemrecht of het eigendom heeft, of die op een andere manier de uiteindelijke zeggenschap uitoefent. Is er niemand die aan die grens komt, dan schrijf je het hoger leidinggevend personeel in als pseudo-UBO, meestal de statutair bestuurders.
Welke organisaties moeten UBO's inschrijven bij de KVK?
Onder meer bv's en nv's die niet aan de beurs staan, vof's, cv's, maatschappen, stichtingen, verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid en coöperaties moeten hun UBO's inschrijven. Trustees van een trust of soortgelijke juridische constructie doen een aparte opgave in het trustregister.
Is een eenmanszaak verplicht UBO's in te schrijven?
Nee. Een eenmanszaak doet geen UBO-opgave, want de eigenaar staat al als natuurlijke persoon in het Handelsregister. Ook beursgenoteerde vennootschappen met hun 100 procent dochters, verenigingen van eigenaars en informele verenigingen zonder onderneming zijn uitgezonderd.
Is het UBO-register openbaar?
Nee, sinds een uitspraak van het Europese Hof van Justitie in november 2022 is het register niet meer vrij te raadplegen door het brede publiek. Bevoegde autoriteiten en de Financiële inlichtingen eenheid houden volledige toegang, Wwft-instellingen zoals banken en notarissen kunnen gegevens opvragen en partijen met een legitiem belang, zoals journalisten, krijgen onder voorwaarden beperkte inzage.
Wat is de boete als je geen UBO's inschrijft?
Wie de UBO-opgave niet, te laat of onjuist doet, riskeert een bestuurlijke boete die in 2026 kan oplopen tot 27.500 euro. Het niet naleven van de plicht is bovendien een economisch delict. Het Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst handhaaft sinds 2026 actiever.
Kernpunten
- Een UBO is de uiteindelijk belanghebbende met meer dan 25 procent aandelen, stemrecht of eigendom; anders geef je een pseudo-UBO op
- Bv's, vof's, maatschappen, stichtingen en verenigingen moeten inschrijven; een eenmanszaak en een VvE niet
- Het register bestaat om witwassen en terrorismefinanciering tegen te gaan, in lijn met de Wwft
- De opgave doe je gratis via Mijn KVK met DigiD, en je werkt hem binnen een week bij als er iets verandert
- Sinds november 2022 is het register niet meer openbaar; alleen bevoegde autoriteiten, Wwft-instellingen en partijen met een legitiem belang mogen inzien
Het UBO-register oogt als extra papierwerk, maar draait om één vraag: wie zit er echt achter je organisatie? Bepaal wie boven de 25 procent uitkomt, doe de opgave via Mijn KVK en houd hem actueel.
Loop je vast bij het bepalen van je UBO's of je rechtsvorm, stel je vraag dan op het ondernemen-forum van CreativeDeals.