Stoppen met je bedrijf regel je bij twee instanties: de KVK en de Belastingdienst. Je schrijft je uit, doet een laatste btw-aangifte en verwerkt de stakingswinst in je inkomstenbelasting.
Heb je een eenmanszaak of vof, dan gaat de uitschrijving via Mijn KVK. Heb je een bv, dan loopt het via een ontbindingsbesluit en vereffening.
In beide gevallen bewaar je je administratie nog zeven jaar. In dit artikel lees je het volledige stappenplan, inclusief de fiscale gevolgen en de verschillen per rechtsvorm.
Stap 1: rond klanten en contracten netjes af
Voordat je aan de uitschrijving begint, maak je eerst orde op zaken bij lopende klanten en leveranciers.
Stuur openstaande facturen op tijd, en zorg dat je zelf ook nog openstaande rekeningen betaalt. Zo voorkom je gedoe achteraf, wanneer je bankrekening en administratie al zijn afgebouwd.
Zeg lopende contracten op, zoals abonnementen, verzekeringen en leasecontracten voor bedrijfsmiddelen. Let daarbij op opzegtermijnen, want sommige contracten lopen automatisch door als je te laat opzegt.
Bepaal ook wat er gebeurt met je bedrijfsmiddelen. Verkoop je ze, neem je ze over in privé, of voer je ze af? Die keuze heeft direct invloed op je stakingswinst, waarover je later in dit artikel meer leest.
Stap 2: schrijf je bedrijf uit bij de KVK
Heb je een eenmanszaak of vof, dan log je in bij Mijn KVK en geef je daar de stopdatum door. Dat is gratis en meestal binnen enkele minuten geregeld.
Je kunt de stopdatum een paar weken vooruit doorgeven, of terugwerkend als je al langer geen activiteiten meer had. De KVK geeft je gegevens automatisch door aan de Belastingdienst.
Heb je een bv, dan werkt het anders. De aandeelhouders nemen eerst een ontbindingsbesluit, waarna een vereffenaar de bezittingen verkoopt en de schulden betaalt. Pas als die vereffening klaar is, volgt de definitieve uitschrijving uit het Handelsregister.
Voor de precieze stappen per rechtsvorm, inclusief de turboliquidatie voor een bv zonder baten, lees je meer in het artikel over bv opheffen, ontbinden of liquideren.
Twijfel je nog over de details van het uitschrijfproces zelf, dan gaat het artikel over KVK uitschrijven daar dieper op in.
Stap 3: doe je laatste btw-aangifte
Ook na de uitschrijving stopt je verplichting rond de btw-aangifte niet automatisch. Je moet nog een laatste aangifte indienen over de periode tot je stopdatum.
Verwerk in die aangifte ook de btw over bedrijfsmiddelen die je na het stoppen privé gaat gebruiken, zoals een laptop of bedrijfsauto. De Belastingdienst rekent dat als een fictieve levering aan jezelf.
Je btw-nummer wordt pas beëindigd nadat deze laatste aangifte is verwerkt. Vergeet je de aangifte, dan riskeer je een naheffing of boete, ook als je al bent uitgeschreven bij de KVK.
De verplichting rond de omzetbelasting loopt dus altijd nog even door na je stopdatum. Bekijk voor de exacte formulieren en termijnen de officiële pagina van de Belastingdienst over het stoppen van je onderneming.
Stap 4: verwerk de stakingswinst en stakingsaftrek
Stop je een eenmanszaak of vof, dan reken je fiscaal af over de zogeheten stakingswinst. Dat is het verschil tussen de boekwaarde van je bedrijfsmiddelen en hun werkelijke waarde op het moment van stoppen.
Denk aan een bedrijfsauto of machine die je nog voor een fikse waarde zou kunnen verkopen, terwijl de boekwaarde na jaren afschrijven al laag is. Dat verschil telt mee als winst in je aangifte inkomstenbelasting.
Gelukkig geldt er een stakingsaftrek die de stakingswinst verlaagt, tot een maximum van 3.630 euro. Je krijgt dat maximale bedrag maar één keer in je leven, dus benut het bewust in je laatste ondernemersjaar.
Wil je de stakingswinst uitstellen, dan kun je onder voorwaarden een deel omzetten in een lijfrente. Zo betaal je pas later belasting, op het moment dat je de lijfrente laat uitkeren.
Omdat deze berekening al snel ingewikkeld wordt, is het slim om hierbij een boekhouder of fiscalist te betrekken. Zij checken ook of je nog recht hebt op andere aftrekposten.
Stap 5: verwerk alles in je inkomstenbelasting
Naast de stakingswinst neem je in je laatste aangifte inkomstenbelasting ook je gewone winst over het lopende boekjaar mee, tot en met je stopdatum.
Heb je nog recht op de zelfstandigenaftrek of andere ondernemersaftrekposten, dan gelden die meestal naar rato voor het deel van het jaar dat je nog actief ondernemer was.
Had je een fiscale oudedagsreserve opgebouwd, dan valt die bij het stoppen meestal vrij en telt mee als winst, tenzij je die tijdig omzet in een lijfrente.
Vraag je boekhouder om vooraf een proefberekening te maken. Zo weet je ongeveer welk bedrag je nog aan inkomstenbelasting moet reserveren voordat je definitief stopt.
Verschil eenmanszaak of vof versus een bv
Stopt een eenmanszaak of vof, dan reken je fiscaal af in box 1 via de inkomstenbelasting, zoals hierboven beschreven. De uitschrijving zelf via Mijn KVK is snel en gratis.
Stopt een bv, dan gaat het via een ontbindingsbesluit en vereffening, en betaal je meestal belasting over het restvermogen dat naar de aandeelhouders gaat. Dat loopt via box 2 in plaats van box 1.
Heeft de bv geen bezittingen en geen schulden meer, dan kan een turboliquidatie het proces versnellen, omdat er dan geen vereffening nodig is. Blijkt er achteraf toch nog een schuld te zijn, dan kunnen bestuurders in bepaalde gevallen persoonlijk aansprakelijk worden gesteld.
Twijfel je welke rechtsvorm bij jouw situatie past, of hoe je precies overstapt tussen vormen, dan geeft het artikel over inschrijven, wijzigen en uitschrijven bij de KVK een breder overzicht van de KVK-kant van dit proces.
Personeel afhandelen als je stopt met je bedrijf
Heb je werknemers in dienst, dan is dat vaak het lastigste onderdeel van het stoppen. Je kunt arbeidsovereenkomsten niet zomaar eenzijdig beëindigen.
Bij bedrijfsbeëindiging kun je meestal ontslag aanvragen via het UWV wegens bedrijfseconomische redenen, of een vaststellingsovereenkomst sluiten met elke werknemer apart.
Houd rekening met opzegtermijnen en een eventuele transitievergoeding, die afhankelijk is van het aantal dienstjaren. Reserveer daarvoor tijdig budget, zodat je niet in liquiditeitsproblemen komt.
Meld je werknemers ook af bij de Belastingdienst en verwerk de laatste loonaangifte correct, inclusief eventueel nog openstaande vakantiedagen die je moet uitbetalen.
Bewaarplicht: je administratie zeven jaar bewaren
Ook na de uitschrijving stopt je bewaarplicht niet. Je moet je administratie nog zeven jaar bewaren, gerekend vanaf het einde van het boekjaar waarop de stukken betrekking hebben.
Bewaar in ieder geval je facturen, bankafschriften, contracten, loonadministratie en je laatste jaarrekening of winstberekening. De Belastingdienst mag in die periode nog steeds een controle uitvoeren.
Bewaar je stukken digitaal, zorg dan dat het bestand leesbaar en toegankelijk blijft, ook na zeven jaar. Een cloudback-up of een export in een standaardformaat voorkomt problemen als software verandert.
Kun je bij een controle je administratie niet meer tonen, dan loop je het risico op een schatting van de Belastingdienst, wat vaak nadeliger uitpakt dan de werkelijke cijfers. Bekijk voor het volledige overzicht van officiële stappen ook de pagina stoppen en uitschrijven op kvk.nl.
Checklist: alle stappen op een rij
De uitschrijving zelf gaat snel, maar de voorbereiding kost tijd. Loop deze punten na voordat je definitief stopt.
- Rond openstaande facturen af, zowel wat je nog moet ontvangen als wat je nog moet betalen
- Zeg lopende contracten op, zoals abonnementen, verzekeringen en leasecontracten
- Bepaal de bestemming van bedrijfsmiddelen: verkopen, overnemen in privé of afvoeren
- Geef de stopdatum door via Mijn KVK, of start bij een bv het ontbindingsbesluit
- Doe je laatste btw-aangifte binnen de gestelde termijn na je stopdatum
- Verwerk de stakingswinst en de stakingsaftrek in je aangifte inkomstenbelasting
- Handel personeel af via het UWV of een vaststellingsovereenkomst, inclusief de laatste loonaangifte
- Bewaar je volledige administratie nog minimaal zeven jaar
Veelgestelde vragen
Hoe schrijf ik mijn bedrijf uit als ik stop?
Heb je een eenmanszaak of vof, dan geef je de stopdatum door via Mijn KVK. Heb je een bv, dan begint het stoppen met een ontbindingsbesluit van de aandeelhouders, gevolgd door vereffening en pas daarna de uitschrijving uit het Handelsregister.
Moet ik nog btw-aangifte doen na het stoppen van mijn bedrijf?
Ja, je moet altijd nog een laatste btw-aangifte indienen over de periode tot je stopdatum. Daarin verwerk je ook de btw over bedrijfsmiddelen die je na het stoppen privé gaat gebruiken. Je btw-nummer vervalt pas nadat die laatste aangifte is verwerkt.
Wat is stakingswinst en moet ik daar altijd over betalen?
Stakingswinst is het verschil tussen de boekwaarde van je bedrijfsmiddelen en hun werkelijke waarde op het moment van stoppen. Je betaalt daarover inkomstenbelasting, maar de stakingsaftrek van maximaal 3.630 euro verlaagt dat bedrag eenmalig in je leven.
Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren na het stoppen?
De wettelijke bewaarplicht is zeven jaar, gerekend vanaf het einde van het boekjaar waarop de stukken betrekking hebben. Dat geldt ook nadat je al bent uitgeschreven bij de KVK, want de Belastingdienst mag in die periode nog een controle uitvoeren.
Wat moet ik regelen als ik personeel in dienst heb en stop met mijn bedrijf?
Je moet de arbeidsovereenkomsten op de juiste manier beëindigen, vaak met toestemming van het UWV of via een vaststellingsovereenkomst, en een eventuele transitievergoeding betalen. Meld je werknemers ook af bij de Belastingdienst en verwerk de laatste loonaangifte correct.
Kernpunten
- Stoppen regel je bij de KVK en de Belastingdienst: uitschrijven, laatste btw-aangifte en de aangifte inkomstenbelasting
- Een eenmanszaak of vof schrijf je gratis uit via Mijn KVK, een bv via ontbinding en vereffening
- Verwerk de stakingswinst in je inkomstenbelasting, en benut de eenmalige stakingsaftrek van maximaal 3.630 euro
- Heb je personeel, regel het ontslag tijdig via het UWV of een vaststellingsovereenkomst
- Bewaar je administratie nog zeven jaar, ook na de uitschrijving bij de KVK
Stoppen met je bedrijf is meer dan een vinkje bij de KVK: het raakt je btw, je inkomstenbelasting en je bewaarplicht. Regel de laatste aangiftes op tijd, verwerk de stakingswinst correct en bewaar je administratie de volledige zeven jaar.
Twijfel je nog over de juiste route voor jouw situatie, stel dan je vraag op het ondernemen-forum van CreativeDeals.