Je mag als werkgever een personeelsdossier bijhouden, maar onder de AVG alleen met persoonsgegevens die je echt nodig hebt voor de arbeidsrelatie. Naam, adres, de arbeidsovereenkomst en verslagen van functioneringsgesprekken mogen erin. De aard van een ziekte, een kopie van het identiteitsbewijs voor het verkeerde doel en gegevens die je niet gebruikt horen er niet in.
De privacywet AVG geldt sinds 25 mei 2018 en bepaalt welke gegevens je mag verwerken, hoe lang je ze bewaart en welke rechten je werknemer heeft. Deze gids maakt per onderdeel concreet wat wel en niet mag, zodat jouw personeelsdossier AVG-proof is.
Wat je in deze gids leert
Deze gids is voor iedere werkgever die een personeelsdossier aanlegt, gebruikt en bewaart, en die zeker wil weten dat het klopt met de privacywetgeving.
- Welke persoonsgegevens je wel in het personeelsdossier mag opnemen
- Welke gegevens niet mogen, met de bedrijfsarts als route voor medische gegevens
- Op welke grond van de AVG je gegevens van werknemers verwerkt
- Hoe het inzagerecht van het personeelsdossier werkt
- Welke bewaartermijnen gelden nadat de werknemer uit dienst is
Het personeelsdossier is een onderdeel van je bredere verplichtingen rond personeel en werkgeverschap. Deze gids zoomt in op de privacykant.
Wat is een personeelsdossier onder de AVG?
Een personeelsdossier is het geheel aan gegevens dat je als werkgever over een werknemer bijhoudt. In dat dossier zitten verschillende soorten gegevens: contactgegevens, de arbeidsovereenkomst, salarisafspraken en verslagen van gesprekken.
De Algemene verordening gegevensbescherming, kortweg de AVG, stelt daar grenzen aan. De AVG verving in 2018 de oude Wet bescherming persoonsgegevens en scherpte de regels aan. De kern is simpel: het verwerken van persoonsgegevens mag alleen als dat noodzakelijk is voor het doel waarvoor je ze verzamelt.
Voor de AVG en het personeelsdossier betekent dat scherpe keuzes. In een volledig personeelsdossier zitten verschillende soorten gegevens, en bij elk daarvan moet de verwerking van deze gegevens noodzakelijk zijn voor het doel.
Het doel van het personeelsdossier is de arbeidsrelatie uitvoeren en onderbouwen. Alles wat daar niet aan bijdraagt, hoort er niet in. Verzamel je meer dan nodig, dan overtreed je de privacywet AVG, ook als de werknemer er geen bezwaar tegen maakt.
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht op de naleving en kan boetes opleggen. Bij een datalek met personeelsgegevens ben je bovendien verplicht dit te melden bij de autoriteit, en soms ook bij de betrokken werknemers.
Welke persoonsgegevens mag je vastleggen?
Je mag de gegevens vastleggen die noodzakelijk zijn om de arbeidsovereenkomst uit te voeren en je wettelijke plichten na te komen. Dat is een ruime, maar geen onbeperkte set.
Concreet mag je in het personeelsdossier opnemen:
- NAW-gegevens, telefoonnummer en zakelijke e-mail
- Arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, plus functie en salaris
- Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken
- Verzuim en ziekmeldingen, maar zonder de medische oorzaak
- Kopieën van diploma's en een verklaring omtrent gedrag waar die vereist is
Voor de salarisadministratie mag je het burgerservicenummer verwerken. Het BSN gebruik je alleen waar de wet dat voorschrijft, zoals bij de loonaangifte, en niet als algemeen kenmerk in je systemen.
Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken die door de werknemer zijn gezien horen bij een goed onderbouwd dossier. Ze zijn nuttig als je later een arbeidsovereenkomst moet aanpassen of een dossier bij ontslag nodig hebt.
Welke gegevens mag je niet vastleggen?
Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens mag je in principe niet in het personeelsdossier opnemen. Deze gegevens zijn gevoelig van aard en genieten extra bescherming vanuit de AVG.
De belangrijkste categorie is gezondheid. Gegevens over de gezondheid en de aard of oorzaak van een ziekte mag je als werkgever niet vastleggen. Bij een zieke werknemer noteer je dat iemand ziek is en hoe lang, meer niet.
Medische gegevens lopen uitsluitend via de bedrijfsarts. De bedrijfsarts verwerkt de medische informatie en informeert jou alleen over de belastbaarheid en de re-integratie, zoals je ook leest in de gids over loondoorbetaling bij ziekte.
Een kopie van het identiteitsbewijs mag je niet zomaar bewaren. Voor de loonadministratie ben je wettelijk verplicht een kopie met pasfoto en BSN te bewaren, maar voor andere doelen mag dat niet, omdat het risico op identiteitsfraude te groot is.
Ook strafrechtelijke persoonsgegevens over een werknemer mag je alleen verwerken als daar een wettelijke grondslag voor is. Nationaliteit leg je vast waar dat nodig is voor de loonheffing, maar niet in combinatie met herkomst of geboorteland als dat geen doel dient.
Op welke grond van de AVG verwerk je gegevens?
Elke verwerking van persoonsgegevens heeft een grondslag nodig. Zonder geldige grond mag je de gegevens niet verwerken, hoe nuttig ze ook lijken.
In een arbeidsrelatie leun je meestal op twee gronden. De eerste is dat het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst de verwerking noodzakelijk maakt, zoals het salaris betalen. De tweede is een wettelijke verplichting waarbij de werkgever verplicht is gegevens vast te leggen, zoals bij de fiscale bewaarplicht.
Toestemming van de werknemer is zelden een goede grond. Door de gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer is die toestemming vaak niet vrij gegeven, waardoor ze juridisch wankel is.
Soms mag je verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld bij de belangen van de werkgever rond bedrijfsmiddelen. Dan weeg je jouw belang af tegen de privacy van werknemers en leg je die afweging vast.
Inzagerecht, correctie en verwijdering
Je werknemer heeft recht op inzage in zijn eigen personeelsdossier. Vraagt iemand om zijn personeelsdossier in te zien, dan geef je binnen een maand een kopie van de gegevens die je verwerkt.
De AVG en inzagerecht gaan hand in hand: het inzagerecht van het personeelsdossier is meer dan een lijstje. De werknemer heeft recht op informatie over welke persoonsgegevens je verwerkt, met welk doel, hoe lang je ze bewaart en met wie je ze deelt.
De werknemer kan een kopie opvragen en heeft het recht die kopie te ontvangen. Wil iemand later opnieuw inzage in het personeelsdossier, dan geldt dat recht telkens opnieuw.
Naast het recht op inzage geldt het recht op correctie. Kloppen gegevens in het personeelsdossier niet, dan moet je ze op verzoek wijzigen of te verwijderen wat onjuist is.
De werknemer kan ook vragen om verwijdering van gegevens die je niet langer nodig hebt. Zijn de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, dan verwijder je ze, tenzij een wettelijke bewaartermijn je verplicht ze te houden.
Een verzoek om inzage mag je niet afhouden met een tegenprestatie. Je mag de identiteit van de verzoeker wel controleren, zodat je niet per ongeluk gegevens aan de verkeerde persoon geeft.
Bewaartermijnen van het personeelsdossier
Je mag persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig. Voor een deel van het dossier geldt een wettelijke bewaartermijn, voor de rest een richtlijn van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Als houvast gelden deze bewaartermijnen na uitdiensttreding:
- Gewone personeelsgegevens zonder wettelijke termijn: meestal tot twee jaar na het einde van het dienstverband
- Fiscale en loongegevens uit de salarisadministratie: zeven jaar
- Kopie van het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaring: vijf jaar
Sommige onderdelen mag je dus langer bewaren dan andere gegevens. Voor de salarisadministratie geldt 7 jaar, waardoor je de arbeidsovereenkomst met de werknemer langer mag bewaren dan bijvoorbeeld een oud functioneringsverslag.
Bij het bewaren van het personeelsdossier werkt het dus in lagen: elk gegeven kent zijn eigen termijn. Houd per document bij vanaf welke datum de termijn loopt, zodat je op tijd opruimt.
De fiscale termijn van zeven jaar komt uit de bewaarplicht voor je administratie. De Belastingdienst schrijft die termijn voor, los van de AVG.
Bij een arbeidsconflict of een lopende procedure mag je gegevens langer bewaren dan de richtlijn, zolang je ze nodig hebt voor die zaak. Zodra het doel vervalt, verwijder je ze alsnog.
Beveiliging en toegang beperken
Een AVG-proof dossier staat of valt met beveiliging. Je bent verplicht de persoonsgegevens in het personeelsdossier goed te beschermen tegen verlies en ongeoorloofde toegang.
Beperk de toegang tot wie de gegevens echt nodig heeft. Meestal zijn dat de medewerkers van de afdeling personeelszaken en de direct leidinggevende, niet het hele bedrijf.
Werk je met een digitaal systeem, zorg dan voor rechtenbeheer, sterke wachtwoorden en een logboek van wie het dossier opent. Een papieren dossier hoort in een afgesloten kast.
Leg intern vast wie waarvoor verantwoordelijk is en welke afspraken gelden rond geheimhouding. Een geheimhoudingsverklaring voor wie met dossiers werkt onderstreept dat gevoelige gegevens niet naar buiten komen.
Waar begin je?
Begin met opschonen. Loop je huidige personeelsdossiers na en verwijder alles wat je niet meer nodig hebt of nooit had mogen vastleggen, zoals losse kopieën van identiteitsbewijzen of medische aantekeningen.
Bepaal daarna per soort gegeven de grondslag en de bewaartermijn. Zet die afspraken op papier, zodat je bij een verzoek om inzage of een controle kunt laten zien dat je bewust met de gegevens omgaat.
Regel dit meteen goed bij nieuwe mensen. In je stappenplan om personeel aan te nemen hoort een vast moment waarop je bepaalt welke gegevens je opneemt en waarom.
Neem het personeelsdossier tot slot mee in je bredere arbobeleid en je afspraken met de bedrijfsarts, zodat medische gegevens structureel buiten het dossier blijven. Twijfel je over een specifiek geval, dan is de site van de Autoriteit Persoonsgegevens je eerste bron.
Veelgestelde vragen
Wie mag een personeelsdossier inzien bij de AVG?
Alleen medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun werk mogen een personeelsdossier inzien, meestal de medewerkers van de afdeling personeelszaken en de leidinggevende. De werknemer zelf heeft altijd recht op inzage in zijn eigen dossier. Collega's zonder taak in het dossier mogen er niet in kijken.
Hoe lang moet mijn werkgever mijn gegevens uit mijn personeelsdossier bewaren?
Voor gewone personeelsgegevens zonder wettelijke bewaartermijn geldt als richtlijn twee jaar na uitdiensttreding. Fiscale en loongegevens bewaart je werkgever zeven jaar. Een kopie van je identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaring blijven vijf jaar na het einde van het dienstverband bewaard.
Hoe kan ik mijn personeelsdossier bij mijn werkgever opvragen?
Je dient een verzoek om inzage in bij je werkgever, schriftelijk of per e-mail. De werkgever moet je binnen een maand een kopie van je gegevens uit het personeelsdossier geven. Klopt er iets niet, dan kun je vragen om correctie of verwijdering.
Welke gegevens mag je niet delen in de AVG?
Bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheid, geloof, ras of seksuele voorkeur mag je in principe niet vastleggen of delen. Medische gegevens en de aard van een ziekte horen niet in het personeelsdossier; die lopen via de bedrijfsarts. Ook strafrechtelijke persoonsgegevens mag je alleen onder strikte voorwaarden verwerken.
Wat zijn de AVG-regels bij een zieke werknemer?
Bij ziekte mag je alleen vastleggen dat iemand ziek is en hoe lang, plus praktische afspraken over het werk. De aard en oorzaak van de ziekte mag je niet noteren. Die medische gegevens verwerkt uitsluitend de bedrijfsarts, die jou als werkgever alleen informeert over de belastbaarheid en de re-integratie.
Kernpunten
- Je mag alleen persoonsgegevens vastleggen die noodzakelijk zijn voor de arbeidsrelatie
- Medische gegevens en de aard van een ziekte horen niet in het dossier, maar lopen via de bedrijfsarts
- Je werknemer heeft recht op inzage, correctie en verwijdering van gegevens uit het personeelsdossier
- Gewone gegevens bewaar je meestal twee jaar, loongegevens zeven jaar en een kopie identiteitsbewijs vijf jaar na uitdiensttreding
- Beperk de toegang tot personeelszaken en de leidinggevende en beveilig het dossier goed
De AVG maakt het personeelsdossier niet ingewikkelder dan het is: verzamel alleen wat je nodig hebt, bewaar het niet langer dan mag en geef je werknemer inzage. Zo blijft je dossier bruikbaar en voldoe je aan de privacyregels.
Zit je met een vraag over een personeelsdossier of de AVG, stel die dan op het ondernemen-forum van CreativeDeals.